Làm việc như một chuyên gia hỗ trợ hành chính có thể rất bổ ích cho một người có tổ chức, thích đa nhiệm, tìm thấy ý tưởng làm việc trong một văn phòng hấp dẫn và có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Mặc dù các nhiệm vụ cụ thể khác nhau tùy theo công ty và vị trí, các nhiệm vụ thường liên quan đến quản lý văn phòng, nhiệm vụ văn thư và nhiệm vụ văn phòng. Theo Cục Thống kê Lao động, thu nhập trung bình năm 2016 cho các vị trí hỗ trợ hành chính và văn phòng là 34.050 đô la.
$config[code] not foundQuản lý văn phòng
Công việc của bạn trong vai trò hỗ trợ hành chính xử lý các nhiệm vụ cần thiết để giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru. Bạn có thể chịu trách nhiệm theo kịp việc giám sát việc mua và cung cấp văn phòng, và lên lịch bảo trì thiết bị văn phòng. Bạn cũng thiết lập các thủ tục và thói quen, chẳng hạn như sắp xếp giao cà phê mỗi tuần hoặc yêu cầu cập nhật thông tin liên lạc khẩn cấp của nhân viên mỗi sáu tháng. Trong một số trường hợp, bạn có thể giám sát các nhân viên hành chính khác và điều phối luồng công việc trong một bộ phận hoặc bộ phận cụ thể.
Lưu lượng truyền thông
Các chuyên gia hỗ trợ hành chính có thể phục vụ như một liên lạc truyền thông cho các giám đốc điều hành mà họ hỗ trợ. Trong vai trò này, bạn có thể chịu trách nhiệm mở và sắp xếp thư, sàng lọc các cuộc gọi và email đến và đặt các cuộc hẹn với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Bạn cũng có thể là điểm liên lạc giữa các giám đốc điều hành mà họ báo cáo với các nhân viên và phòng ban khác trong công ty.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingQuản lý dữ liệu
Trong hỗ trợ quản trị viên, bạn thường thực hiện nhiều chức năng quản lý dữ liệu, bao gồm quản lý hồ sơ giấy và điện tử, thiết lập và quản lý bảng tính và cơ sở dữ liệu, tạo báo cáo, biên dịch thông tin và đôi khi phân tích kết quả.
Xử lý văn bản
Bạn có thể thực hiện các chức năng xử lý văn bản, từ soạn thảo bản ghi nhớ đến gõ và chỉnh sửa báo cáo, đề xuất và các tài liệu kinh doanh khác. Bạn có thể tạo bản tin và bố cục tờ rơi, cũng như cập nhật nội dung trên các trang web và blog của công ty. Bạn không chỉ cần biết cách sử dụng các ứng dụng xử lý văn bản và gõ một cách nhanh chóng và chính xác, các chuyên gia hỗ trợ quản trị cũng cần có kỹ năng viết, chỉnh sửa và hiệu đính kinh doanh.
Dự án đặc biệt
Các chuyên gia làm việc như các chuyên gia hỗ trợ hành chính thường được chỉ định để thực hiện hoặc giám sát các dự án đặc biệt. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty và bộ phận, chúng có thể bao gồm các nhà cung cấp tìm nguồn cung ứng mua hàng lớn, kiểm tra hồ sơ khách hàng, phân tích xu hướng vắng mặt nhân viên và đánh giá các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
Kế hoạch họp
Nhiệm vụ của bạn có thể bao gồm điều phối thời gian họp, lên lịch các cơ sở phòng hội nghị, đặt địa điểm họp ngoài địa điểm, gửi thư mời, theo dõi RSVP, tạo và phân phối chương trình nghị sự, và sắp xếp dịch vụ thực phẩm và đồ uống. Bạn cũng có thể mất vài phút trong các cuộc họp và phân phát chúng cho những người tham dự sau đó.
Lập kế hoạch du lịch
Lập kế hoạch du lịch thay mặt giám đốc điều hành công ty là một phần quan trọng của nhiều công việc hỗ trợ hành chính. Bạn thường xuyên chọn các hãng hàng không, khách sạn và nhà cung cấp cho thuê xe, thương lượng giá, đặt chỗ và xử lý hủy khi cần thiết. Bạn tạo và nộp báo cáo chi phí thay mặt cho khách du lịch của công ty bằng cách sử dụng biên lai chuyến đi hoặc đối chiếu báo cáo thẻ tín dụng của công ty được sử dụng cho việc đi công tác.
