Bạn phải đã xem những video của dây chuyền lắp ráp tại các nhà máy. Một dòng chảy liên tục của những món đồ trông giống hệt nhau được chế tác hoàn hảo chảy khắp sàn cửa hàng gần như bằng phép thuật. Nếu chỉ có bạn và tôi có thể tạo ra sản lượng ở mức hiệu quả, tốc độ và độ chính xác đó, ngày này qua ngày khác.
Nguyên nhân hàng đầu của năng suất thấp
Thật không may, là con người là một thứ không phải là trang bị cho chúng tôi về độ chính xác và năng suất như dây chuyền lắp ráp. Tuy nhiên, có một loạt những điều chúng tôi làm tại nơi làm việc của chúng tôi là cống năng suất. Dưới đây, một cái nhìn về một số nghi phạm thông thường.
$config[code] not foundThiếu quy hoạch
Một chủ đề định kỳ trong nhiều đội là cách thức vô tổ chức trong đó các thành viên cá nhân tiếp cận một vấn đề. Khi có một hướng dẫn rõ ràng về những gì phải làm đối với một nhiệm vụ trong tay, mỗi thành viên quyết định giải quyết nó theo cách riêng của họ.
Điều này có thể có nghĩa là nhiều hơn một người làm cùng một công việc, vô tình, đó là một trong những cống năng suất lớn. Đôi khi các nhiệm vụ không cần thiết được thực hiện. Vào những thời điểm khác, quá nhiều thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ không đáng kể. Mỗi kịch bản trong số này là các cống năng suất và thể hiện một sự tiêu hao lớn đối với tài nguyên của một tổ chức. Nhưng họ hoàn toàn có thể tránh được với một số kế hoạch trước.
Giống như mọi bộ phim đều có một kịch bản để bạn biết chính xác cảnh nào theo sau cảnh nào, hãy tạo kịch bản cho đội của bạn. Nếu công việc của bạn dựa trên dự án, hãy vạch ra một kế hoạch hành động chi tiết với các trách nhiệm rõ ràng được giao và các mốc thời gian được thiết lập để giữ cho mọi người tham gia theo dõi.
Nếu bạn không thường xử lý các dự án, và thay vào đó xử lý các quy trình thường xuyên; làm rõ cách bạn và nhóm của bạn sẽ tiếp cận từng quy trình và đảm bảo không có tắc nghẽn không lường trước. Sử dụng các công cụ như 10.000 feet hoặc Resource Master để lập kế hoạch tốt hơn cho tài nguyên của bạn.
Quá nhiều email
Ngay cả trong thời đại truyền thông xã hội này và một triệu ứng dụng để khởi động, email vẫn quản lý được những ngày chúng ta làm việc. Thậm chí, cách đây một năm, chúng tôi đã cùng nhau gửi 182,9 tỷ email cho nhau mỗi ngày. Với khoảng 2,92 tỷ người dùng Internet trên thế giới vào năm 2014, điều đó khiến cho hơn 62 email mỗi đầu mỗi ngày. Đó là một trong những năng suất lớn khác trong công việc và đủ email để giữ cho bạn bận rộn cả ngày.
Don Hãy để email cai trị ngày làm việc của bạn. Lập kế hoạch cho ngày của bạn trong 10 phút đầu tiên tại nơi làm việc với danh sách việc cần làm rõ ràng. Bắt đầu vào danh sách của bạn và khi bạn nghỉ ngơi trong công việc, hãy kiểm tra xem hộp thư email đầy tràn đó. Lý do ưu tiên danh sách việc cần làm của bạn qua email rất đơn giản. Những gì bạn đã đưa vào danh sách đó là những thứ được ưu tiên bạn. Email là gì khác muốn bạn làm và đáp ứng các ưu tiên của họ, không phải của bạn.
Trở nên hơi ích kỷ trong vấn đề này sẽ làm việc kỳ diệu cho năng suất hàng ngày của bạn. Nếu bạn cần nhanh chóng liên lạc với ai đó, chỉ cần đi bộ đến bàn của họ trong một thời gian đối mặt. Bạn có nên dành thời gian cho điều đó? Lựa chọn không cho dịch vụ nhắn tin tức thời văn phòng của bạn thay thế. Slack và HipChat là hai ví dụ về dịch vụ IM cực kỳ phổ biến và siêu linh hoạt cho nơi làm việc của bạn.
Gặp gỡ Mania
Quá nhiều cuộc họp và quá ít công việc được thực hiện là một trong những yếu tố làm giảm năng suất và cũng là một lời than vãn thường xuyên tại nơi làm việc trên khắp thế giới. Nỗi ám ảnh khi gọi một cuộc họp của các thành viên trong nhóm cho mọi nhiệm vụ nhỏ kéo họ ra khỏi công việc thực sự hiệu quả mà họ có thể đã hoàn thành và phá vỡ nhịp điệu của công việc.
Thậm chí tệ hơn, nhiều cuộc họp bao gồm các cá nhân có ít hoặc không có gì để làm với vấn đề trong tay. Đó là một sự lãng phí thời gian khổng lồ cho các thành viên như vậy và cung cấp giá trị bằng không cho cuộc họp.
Tránh tiêu hao năng suất như thế này bằng cách giới hạn số lượng cuộc họp mà bạn và nhóm của bạn gọi. Thay vào đó, hãy đầu tư vào một công cụ cộng tác như Wrike, công cụ này sẽ cho phép bạn tạo kế hoạch, thảo luận về ý tưởng, phân công công việc và theo dõi sự đóng góp của từng cá nhân, tất cả đều từ sự tiện lợi của trung tâm chỉ huy của Wap mà tích hợp với Word, Excel, Gmail, Dropbox và khá nhiều ứng dụng thông thường khác mà bạn có thể đang sử dụng. Không còn các cuộc họp lãng phí cho mỗi bản cập nhật nhỏ từ mỗi thành viên trong nhóm.
Quá nhiều lần nghỉ
Tất cả công việc và không chơi đùa làm cho Jack trở thành một cậu bé ngớ ngẩn. Tuy nhiên, tinh thần của chúng tôi trong việc chuyển đổi nơi làm việc thành nơi đặt lại thường dẫn đến các văn phòng có nhiều người đứng bên ngoài tham gia khói phá vỡ hơn so với những người làm việc tại bàn làm việc của họ.
Sau đó, có những cuộc chạy cà phê bất tận và công việc cá nhân len lỏi vào giờ làm việc và đánh cắp thời gian hiệu quả ra khỏi lịch trình của chúng tôi mà không hề nhận ra.
Khuyến khích nhóm của bạn nghỉ ngơi từ công việc của họ để tự nạp lại năng lượng cho mình, nhưng hãy có lập trường rõ ràng chống lại việc nghỉ quá thường xuyên mà phục vụ ít hoặc không có mục đích ngoài việc lãng phí thời gian.
Rất nhiều người ở nơi làm việc của bạn hút thuốc? Tạo một khu vực hút thuốc được khoanh vùng không quá xa khu vực làm việc của bạn để đồng nghiệp của bạn không phải đi thang máy lên xuống cho mỗi lần hút thuốc. Tốt hơn nữa, khuyến khích nhóm của bạn đá mông và thay vào đó thư giãn trong phòng trò chơi hoặc quán ăn tự phục vụ.
Chia tay từ
Năng suất cống và năng suất thấp không chỉ là vấn đề làm phiền nhóm của bạn. Theo một nghiên cứu của Gallup năm 2013, hơn 70% công nhân Mỹ đang giải phóng tích cực.
Hãy tưởng tượng tình trạng của nền kinh tế của chúng ta nếu những công nhân này có thể được đưa trở lại một chế độ sản xuất tích cực! Bạn có thể chưa thể chuyển đổi toàn bộ nền kinh tế, nhưng với một vài thay đổi đơn giản, bạn chắc chắn có thể xoay quanh năng suất của nơi làm việc của riêng bạn.
Hình ảnh văn phòng bận rộn qua Shutterstock
5 Bình luận
