Một nhân viên tự động hóa văn phòng là một chuyên gia hành chính, người thực hiện nhiệm vụ văn thư chủ yếu cho các văn phòng chính phủ. Thư ký tự động hóa văn phòng chịu trách nhiệm về lưu lượng truyền thông, tài liệu và hoạt động giữa các phân khúc khác nhau của bộ phận của mình. Nhiệm vụ của họ bao gồm từ trả lời các cuộc gọi điện thoại và soạn thảo thư từ đến các giao thức nghiên cứu và báo cáo. Thư ký tự động hóa văn phòng cung cấp hỗ trợ hành chính quan trọng cho lĩnh vực, văn phòng nội bộ và nhân viên giám sát để đảm bảo hoạt động trơn tru trong tất cả các cấp của bộ phận sử dụng lao động.
$config[code] not foundNhững kỹ năng cần thiết
Thư ký tự động hóa văn phòng phải được tổ chức, kiên nhẫn và chú ý đến chi tiết để đảm bảo rằng các liên lạc tương ứng và liên lạc được vận hành trơn tru. Họ phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và có thể xử lý các tương tác với nhiều người từ cả trong và ngoài bộ phận. Thư ký tự động hóa văn phòng cũng phải có kiến thức và có thể vận hành nhiều loại thiết bị văn phòng, bao gồm máy photocopy, máy đo thư, máy fax và máy tính cá nhân được nối mạng.
Trách nhiệm chính
Trong khi làm nhiệm vụ, nhân viên tự động hóa văn phòng chủ yếu xử lý các nhiệm vụ hành chính khác nhau thay mặt nhân viên giám sát, bao gồm liên lạc qua điện thoại, chuẩn bị tài liệu, dự thảo thư, bảo trì cơ sở dữ liệu và trong một số trường hợp, nghiên cứu điều tra. Thư ký tự động hóa văn phòng cũng đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ văn phòng ngay lập tức, chẳng hạn như tìm kiếm dữ liệu, bản nháp ghi nhớ văn phòng hoặc truy xuất tham chiếu. Họ cũng lập danh mục và quản lý hồ sơ và tập tin của bộ phận để phục hồi nhanh chóng và hiệu quả. Thư ký tự động hóa văn phòng liên tục tương tác và cộng tác với các cấp độ khác nhau của nhân viên bộ phận để đảm bảo giao tiếp bộ phận âm thanh tổng thể.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNhiệm vụ phụ
Mặc dù nhân viên tự động hóa văn phòng rất đa dạng trong nhiệm vụ chính của mình, họ cũng thực hiện các chức năng phụ như đào tạo nhân viên mới hơn, tham dự các cuộc họp của nhân viên và tham gia các chức năng xã hội do bộ phận tài trợ như dã ngoại và các bữa tiệc ngày lễ để hỗ trợ sự gắn kết của văn phòng. Một số nhân viên tự động hóa văn phòng thực hiện các nhiệm vụ theo sáng kiến của riêng họ, chẳng hạn như tạo biểu đồ minh họa, lịch hoặc áp phích động lực để cải thiện môi trường văn phòng. Thư ký tự động hóa văn phòng đôi khi được tính để đảm nhận trách nhiệm hành chính của một giám sát viên vắng mặt hoặc thư ký đồng nghiệp trong một số trường hợp nhất định.
Hồ sơ nền
Thư ký tự động hóa văn phòng được chính phủ tuyển dụng phải là công dân Hoa Kỳ từ 18 tuổi trở lên. Hầu hết các phòng ban yêu cầu tối thiểu sáu tháng kinh nghiệm văn phòng chung có liên quan và khả năng nâng ít nhất 20 pounds. Tất cả các nhân viên tự động hóa văn phòng được yêu cầu phải vượt qua một cuộc điều tra lý lịch để giải phóng mặt bằng bảo mật bí mật hoặc cao hơn để có quyền truy cập vào các tệp dữ liệu cá nhân. Thư ký tự động hóa văn phòng nam phải được đăng ký Dịch vụ chọn lọc.
