Một tâm trí có tổ chức tạo ra đầu ra có tổ chức trong bất kỳ nỗ lực nào mà họ tham gia. Một doanh nghiệp được tổ chức tốt có nghĩa là một tâm trí có tổ chức đang chạy chương trình, và đó là loại hình kinh doanh đạt được mục tiêu.
Nó rất dễ dàng để giữ cho không gian vật lý của bạn được tổ chức, nhưng về mặt thành công về mặt tài chính, nó có thể là một thứ gì đó bên trong. Đặc biệt, các tập tin máy tính và thư mục của bạn. Không có máy tính có tổ chức, một văn phòng không tì vết có giá trị như một ngọn đồi đậu.
$config[code] not foundTập tin và thư mục trên máy tính có tổ chức trông như thế nào
Một máy tính có tổ chức chứa các tệp và thư mục được đặt tên và sắp xếp để người dùng có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Hầu hết mọi người đều giữ ý định này khi lưu tệp và tạo thư mục, nhưng nó không tồn tại lâu.
Tất cả quá nhanh chóng, máy tính để bàn trở nên lộn xộn, tải xuống các thư mục tràn và các tệp cài đặt không bị xóa sẽ tiêu tốn một phần lớn ổ cứng. Các thư mục mới được tạo khi các thư mục hiện có có thể được tìm thấy và các tệp được đặt tên bất cứ lúc nào có vẻ thuận tiện. Điều đó không có tác dụng khi bạn phải mang các tệp cụ thể đến một cuộc họp hoặc khi bạn đã có một nhóm nhân viên cần truy cập các tệp trên máy chủ của bạn. Bằng cách đặt tên cho các tệp của bạn, điều đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn, bạn đang tạo ra sự vô tổ chức.
Tổ chức tập tin máy tính bắt đầu với thứ tự
Tổ chức tập tin bắt đầu với một quy ước đặt tên. Quy ước đặt tên là một mẫu hoặc cấu trúc được xác định trước để đặt tên tệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn tạo tài liệu Microsoft Word thường xuyên, bạn có thể lưu chúng với tên tệp bắt đầu bằng ngày tạo. Nếu tài liệu của bạn chứa thông tin được biên dịch từ các sự kiện khác nhau, bạn có thể lưu các tệp của mình dưới dạng ngày + tên sự kiện + mô tả tài liệu. Điều này cho phép các tệp của bạn được nhóm theo ngày đầu tiên và sự kiện thứ hai trong thư mục.
Với một quy ước đặt tên tại chỗ, khi bạn nhìn vào một danh sách các tên tệp, bạn sẽ nhận ra chúng ngay lập tức và có thể tìm thấy những gì bạn cần. Sử dụng quy ước đặt tên tạo ra tất cả sự khác biệt trên thế giới, như bạn có thể thấy trong các ví dụ này do RevEngine Marketing xuất bản.
Bất kỳ quy ước đặt tên nào bạn sử dụng phải dựa trên cách bạn có thể tìm kiếm các tệp và thư mục của mình sau này. Trong số các mô tả về một số công cụ tổ chức hữu ích, Setapp đưa ra một điểm quan trọng: một tên tệp tốt cho phép bạn biết tệp chứa gì mà không cần mở. Nếu nó quá muộn và bạn đã có một loạt các tệp được xếp chồng với các tên khác nhau, tất cả những gì bạn cần là một vài phút để đưa ra một quy ước đặt tên và một ứng dụng đổi tên hàng loạt để thực hiện công việc.
Trước khi bạn bắt đầu đổi tên tập tin và thư mục, hãy đưa ra một quy ước đặt tên rõ ràng. Một quy ước đặt tên phải bao gồm thông tin quan trọng trong tên tệp như:
- Ngày tệp được tạo. Đối với các tập tin tiếp thị, điều này hoạt động tốt. Ví dụ: giả sử bạn tạo các bản tin email của mình trong các tài liệu Word trước khi chúng được gửi đi và bạn tạo nhiều bản sửa đổi. Bạn sẽ muốn lưu từng bản nháp mới với ngày nó được tạo. Bằng cách này, nếu bạn quyết định bạn muốn quay lại bản nháp bạn đã tạo ngày hôm qua, bạn có thể.
- Ngày nội dung tập tin đại diện. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu về các sự kiện lịch sử sẽ được nhập vào dòng thời gian, bạn có thể muốn sử dụng ngày của sự kiện lịch sử trong tên tệp. Khi bạn xem các tệp này trong một thư mục, chúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự chữ và số theo ngày, giúp việc trích xuất nội dung theo thứ tự thời gian dễ dàng hơn.
- Vị trí nội dung của bạn được lấy từ. Nếu bạn thu thập thông tin trong khi tham dự các sự kiện kết nối mạng, việc thêm vị trí trong tên tệp sẽ giúp bạn truy cập đúng thông tin sau này. Bạn có thể nhận ra một cách bất ngờ và cần truy cập vào tập tin chứa thông tin từ năm ngoái, kỹ thuật số của Hollywood, nhưng trừ khi bạn đặt tên của Digital Digital Hollywood, hoặc trong một tên tập tin, bạn sẽ phải mở tài liệu để tìm nó.
- Ngày thay thế cụ thể. Thay vì sử dụng một ngày đầy đủ, như Ngày 08-12-2015, bạn có thể muốn tham khảo các phần tư trong tên tệp của mình. Ví dụ, 2015 2015 Quý 3 sẽ đại diện cho quý thứ ba năm 2015. Nếu bạn cần tham khảo thông tin từ quý ba của bất kỳ năm nào, tên tệp của bạn sẽ được sắp xếp theo quý. Mặt khác, bạn sẽ phải làm toán để dịch các ngày cụ thể thành các phần tư trước khi bạn biết rằng bạn đã có tập tin đúng.
Bạn cần quy ước đặt tên trực quan
Các tập tin được lưu mà không có quy ước đặt tên rất khó tìm. Nếu bạn hoặc bất kỳ ai trong công ty của bạn phải vật lộn với việc tìm kiếm các tệp, thì đó là quá muộn để tạo và thực hiện quy ước đặt tên.
Ảnh qua Shutterstock
1
