Chọn một hệ thống truyền thông kinh doanh cho công ty của bạn là nhiệm vụ không nhỏ.
Cho dù bạn là một người hòa giải làm việc tại nhà hay một doanh nghiệp đang phát triển với một văn phòng và nhân viên chính thức, hệ thống giao tiếp kinh doanh của bạn là thứ cho phép bạn tiếp cận với khách hàng, nhà cung cấp và bất kỳ ai khác mà bạn có thể cần liên hệ.
Dưới đây, một danh sách các mẹo để chọn một hệ thống giao tiếp kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh.
$config[code] not foundHiểu được tầm quan trọng của truyền thông
Chọn ra một hệ thống giao tiếp kinh doanh không phải là thứ gì đó nên xem nhẹ. Vì vậy, don chỉ cần chọn một nhà cung cấp vì nó có tên dễ nhận biết hoặc là công ty đầu tiên bạn gặp. Thực hiện một số nghiên cứu để đảm bảo rằng bạn có thể nhận được giá trị tốt nhất và các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần.
Có thể giao tiếp từ mọi nơi
Rất ít chủ doanh nghiệp nhỏ ngày nay gắn bó với việc chỉ kinh doanh từ một địa điểm. Và với hệ thống liên lạc trên nền tảng đám mây, được cung cấp bởi một số nhà cung cấp VoIP như Nextiva, bạn có thể truy cập hệ thống liên lạc kinh doanh của mình từ nhiều thiết bị khác nhau. Bạn không cần phải ở trong văn phòng của bạn.
Tìm một nhà cung cấp với sự hỗ trợ tốt
Hỗ trợ khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà bạn sẽ cần xem xét khi chọn nhà cung cấp dịch vụ truyền thông. Vì vậy, hãy nói chuyện với các chủ doanh nghiệp khác, đọc các nhận xét và thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến để tìm ra nhà cung cấp nào có sự hỗ trợ tốt nhất cho hệ thống của họ.
Tập trung vào cách bạn muốn hỗ trợ được phân phối
Cụ thể hơn, bạn nên tìm hiểu chính xác cách thức các nhà cung cấp mà bạn đang xem xét cung cấp hỗ trợ và đảm bảo rằng họ phù hợp với sở thích của bạn. Yaniv Masjedi, phó giám đốc tiếp thị của Nextiva, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại với Xu hướng kinh doanh nhỏ: Một số người thích nhận hỗ trợ qua điện thoại và một số người muốn liên lạc với bạn qua Twitter, Facebook, trò chuyện trực tiếp hoặc email. Vì vậy, nếu bạn thích giao tiếp với một công ty theo một cách riêng, hãy nhìn vào nó và hỏi mọi người ở công ty, anh ấy nói.
Hỏi nơi đại diện dịch vụ được dựa
Đối với những người thích nhận hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, Masjedi nói rằng vị trí của các đại lý thường là một yếu tố quan trọng. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng đại diện hỗ trợ khách hàng của bạn có trụ sở tại Hoa Kỳ hoặc trong một khu vực địa lý cụ thể, hãy hỏi cụ thể khi thực hiện nghiên cứu của bạn.
Gọi bộ phận dịch vụ khách hàng của họ
Một trong những cách tốt nhất để có được tất cả các thông tin này là chỉ cần gọi trực tiếp cho các công ty. Bạn có thể sử dụng điều này để thu thập thông tin, nhưng cũng có thể tính đến kinh nghiệm của riêng bạn. Masjedi nói: Gọi cho bộ phận dịch vụ khách hàng của họ và xem nó như thế nào. Bạn đang chờ đợi trong một thời gian dài hay họ trả lời điện thoại ngay lập tức? Chờ đợi trong 45 phút khi bạn gặp sự cố với hệ thống liên lạc của mình là điều cuối cùng bạn muốn trải nghiệm.
Mua sắm xung quanh để có ý tưởng tốt về các dịch vụ có sẵn
Thị trường cho các hệ thống truyền thông kinh doanh đã mở rộng trong những năm gần đây do công nghệ mới. Vì vậy, có rất nhiều lựa chọn để lựa chọn. Khi bạn đã gọi và hỏi về một nhà cung cấp cụ thể, hãy làm tương tự cho một số công ty khác và sau đó so sánh họ.
So sánh giá bao gồm các lựa chọn kinh doanh phải chăng
Khi thị trường đã mở rộng, do đó, có tùy chọn giá cả. Dịch vụ VoIP cung cấp các tùy chọn thường có giá cả phải chăng hơn cho các doanh nghiệp nhỏ. Và như với bất kỳ quyết định kinh doanh nào, giá cả phải là một phần quyết định của bạn.
Dành chút thời gian để khám phá chi phí ẩn
Nhưng bạn không nên lấy giá của mỗi dịch vụ theo mệnh giá. Một số nhà cung cấp cung cấp giá giới thiệu hoặc chỉ cung cấp giá nhất định nếu bạn đăng nhập vào một hợp đồng dài hạn. Nhìn vào những yếu tố đó trước khi chỉ chọn tùy chọn giá thấp nhất.
Đọc đánh giá và tìm kiếm các dấu hiệu cảnh báo
Đánh giá có thể là một nguồn tuyệt vời cho thông tin về các công ty khác nhau. Thực hiện tìm kiếm nhanh các lựa chọn hàng đầu của bạn và xem xét bất kỳ dấu hiệu cảnh báo nào nếu mọi người lo ngại về hỗ trợ hoặc độ tin cậy.
Hiểu nhu cầu của công ty bạn
Với rất nhiều tính năng và loại kế hoạch khác nhau, có một cái gì đó về cơ bản cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều đó có nghĩa là bạn cần chọn một kế hoạch phù hợp nhất với loại hình kinh doanh của bạn. Nếu bạn cần tùy chọn di động, hãy chọn gói bao gồm các tính năng đó. Nếu bạn muốn bao gồm khả năng fax, hãy chọn gói bao gồm điều đó. Hãy suy nghĩ về các tính năng bạn muốn và so sánh các kế hoạch cụ thể từ các nhà cung cấp khác nhau.
Tìm một hệ thống phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn
Ngoài ra còn có các kế hoạch phù hợp nhất cho các quy mô kinh doanh khác nhau. Nếu bạn có một vài nhân viên, có lẽ bạn không cần một hệ thống mà LẬP đã thiết lập cho hàng trăm người. Nhưng nếu bạn có một đội ngũ có quy mô khá, don don chỉ cần gắn bó với hệ thống bạn có khi bạn làm việc tại nhà một mình.
Nhưng cũng tìm ra giải pháp mở rộng
Nhưng mặc dù bạn không muốn trả nhiều hơn số tiền bạn cần, một giải pháp có thể phát triển với doanh nghiệp của bạn là một điểm cộng rõ ràng. Tìm một trong đó cung cấp cho bạn khả năng thêm các dòng hoặc thành viên nhóm. Hoặc ít nhất, don Patrick đăng ký hợp đồng dài hạn nếu bạn có kế hoạch vượt xa nó trong khung thời gian đó. Masjedi nói: Có rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu nhỏ và sau vài năm họ có hàng trăm nhân viên. Vì vậy, bạn không muốn có một hệ thống điện thoại được thiết kế cho mười nhân viên hoặc ít hơn. Bạn muốn một nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn khi bạn phát triển.
Tìm hiểu tần suất cập nhật được cung cấp
Với rất nhiều sự phát triển trong ngành, bạn không muốn bỏ lỡ các tính năng mới có thể hữu ích chỉ vì bạn đã bị mắc kẹt trong hợp đồng. Trước khi đăng ký bất cứ điều gì, hãy hỏi về các tính năng mới mà công ty đang làm việc và tần suất họ cập nhật công nghệ của họ.
Don Patrick bỏ qua các tính năng nhỏ
Ngay cả các tính năng nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi nói đến hệ thống giao tiếp kinh doanh của bạn. Chẳng hạn, Masjedi nói rằng nhiều khách hàng của Nextiva, thực sự đánh giá cao khả năng thay đổi tin nhắn đi hoặc giữ tin nhắn một cách dễ dàng. Nếu bạn có một tiểu thú cưng với hệ thống hiện tại của bạn, hoặc một cái gì đó nhỏ mà bạn muốn bạn có thể làm với nó, hãy hỏi về điều đó khi xem xét các nhà cung cấp. Không có chi tiết quá nhỏ.
Mang hệ thống của bạn di động
Các hệ thống thông tin di động đang trở nên phổ biến hiện nay vì nhiều trong số chúng dựa trên đám mây. Các công ty như Nextiva thậm chí còn cung cấp các ứng dụng di động mà chủ doanh nghiệp có thể sử dụng để nhận cuộc gọi trên các ngành nghề kinh doanh của họ từ bất cứ đâu.
Tìm kiếm các tùy chọn Giống như một ngành nghề kinh doanh riêng biệt
Đối với một số doanh nhân nhất định, chỉ cần có một số riêng cho hoạt động kinh doanh có thể là một điểm cộng lớn. Masjedi nói rằng các luật sư đặc biệt có xu hướng đánh giá cao khả năng thực hiện và nhận các cuộc gọi kinh doanh trên một đường dây riêng, ngay cả khi họ thực sự sử dụng điện thoại di động cá nhân của họ, vì điều đó cho phép họ tránh đưa ra số cá nhân.
Khám phá mọi tính năng mới sáng tạo
Có vô số cách để sử dụng các hệ thống truyền thông khác nhau. Vì vậy, nếu có một tính năng hoặc khả năng mà bạn thích, thì có lẽ đó là một nhà cung cấp mà cung cấp cho nó. Ví dụ, Masjedi nói rằng một số doanh nghiệp thực sự đánh giá cao tính năng NextFima vFax, cho phép họ gửi tài liệu ảo dưới dạng fax ngay cả khi bạn không có máy fax thực sự.
Tìm hiểu về Analytics
Phân tích có thể là một tính năng hữu ích khác. Ngay cả khi bạn hiện không sử dụng chúng, họ có thể giúp doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách khác nhau. Vì vậy, nó có một yếu tố mà rất đáng để xem xét.
Thu thập dữ liệu để phát triển doanh nghiệp của bạn
Thông tin phân tích có thể cung cấp cho bạn dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để mở rộng hoạt động của mình. Masjedi đưa ra ví dụ này:
Nếu bạn là người dọn dẹp khô ráo và bạn đóng cửa lúc 5 giờ mỗi ngày, nhưng bạn thấy rằng các cuộc gọi sẽ đến vì lý do nào đó vào Thứ Bảy đến 7, bạn sẽ biết rằng có thể bạn cần mở thêm hai giờ vào Thứ Bảy, Anh nói.
Sử dụng các cuộc gọi được ghi âm để đào tạo nhân viên
Nhiều hệ thống điện thoại cũng cung cấp cho bạn tùy chọn ghi âm cuộc gọi. Bạn có thể sử dụng tính năng này để đánh giá dịch vụ điện thoại và thậm chí sử dụng các cuộc gọi để đào tạo nhân viên và cải thiện dịch vụ của bạn.
Vẽ về công nghệ để tối ưu hóa nhóm của bạn
Bạn cũng có thể sử dụng ghi âm và phân tích cuộc gọi để theo dõi thói quen của nhân viên. Bạn không muốn thấy các thành viên trong nhóm dành cả ngày cho các cuộc gọi không cần thiết. Vì vậy, bạn có thể sử dụng dữ liệu để đảm bảo mọi người đều làm việc.
Don Patrick Dựa vào nhà cung cấp của bạn cho mỗi bản cập nhật nhỏ
Một lợi ích chính khác của VoIP và các dịch vụ tương tự là chúng cung cấp cho người dùng khả năng tự cập nhật các phần của dịch vụ. Điều này không có nghĩa là bạn có thể gọi cho dịch vụ hoặc trợ giúp. Nhưng nếu bạn chỉ muốn cập nhật tin nhắn gửi đi hoặc một cái gì đó nhỏ, bạn có thể làm điều đó mà không phải ngồi chờ hoặc gọi một đại diện công ty đến địa điểm của bạn. Vì vậy, nếu một thứ gì đó mà một thứ gì đó rất quan trọng đối với bạn, hãy tìm một nhà cung cấp cho bạn tùy chọn tự mình quản lý các phần trong tài khoản của bạn.
Nhưng hãy chắc chắn rằng họ sẽ giúp đỡ khi bạn cần
Nhưng dịch vụ tốt vẫn là điều cần thiết cho hoạt động của bạn. Đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn mở và sẵn sàng giúp đỡ mọi thứ bạn cần, không chỉ là một bộ tùy chọn nhỏ trên menu điện thoại được ghi sẵn của họ.
Lon Ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Nextiva 3 Bình luận
