Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ được chôn trong email. Điều này thật đáng thất vọng vì họ không phải luôn luôn trả lời những câu hỏi quan trọng. Nghi thức kinh doanh cho thấy rằng mỗi email nên được trả lời trong vòng 24 giờ.
Để các tin nhắn không được trả lời lâu hơn điều này có thể có tác động tiêu cực sâu sắc đến các mối quan hệ trong kinh doanh của họ. Người gửi lo lắng rằng email không được nhận hoặc không có câu trả lời, có nghĩa là một câu trả lời tiêu cực. Trong nhiều trường hợp, nó có nghĩa là không phải những điều này.
$config[code] not foundNghi thức email đúng đắn là rất quan trọng bởi vì vận may kinh doanh tăng và giảm với thời đại kinh tế. Bạn gặp những người tương tự trên đường lên như bạn gặp trên đường xuống. Nói cách khác, hôm nay bạn cần thứ gì đó từ tôi và ngày mai tôi cần thứ gì đó từ bạn. Nếu tôi không bao giờ trả lại email của bạn khi bạn cần tôi, bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra khi vai trò bị đảo ngược?
10 cách để trả lời một lũ email trong một ngày
Dưới đây là cách trả lời mọi email trong vòng 24 giờ, đặc biệt là vào một ngày bận rộn.
1. Sử dụng Tự động trả lời
Thiết lập phản hồi tự động từ hệ thống email của bạn để thông báo cho người gửi về thời gian trung bình để bạn trả lời email. Bằng cách đặt kỳ vọng này, người gửi biết rằng email của họ đã được nhận và khoảng khi nào họ sẽ nhận được tin từ bạn. Điều quan trọng là sau đó bám vào khung thời gian đã hứa khi trả lời.
2. Hãy ngắn
Donv trả lời với một cuốn tiểu thuyết hoặc một cái gì đó nên được nói trong một cuộc gọi điện thoại cá nhân hoặc cuộc trò chuyện cá nhân. Bằng cách giữ câu trả lời cho một vài từ hoặc một câu, sẽ mất ít thời gian hơn. Hãy nhớ rằng, việc đọc trả lời email dài trên điện thoại thông minh cũng trở nên khó khăn hơn.
3. Hỏi những câu hỏi được đánh số
Điều này giúp trả lời dễ dàng hơn nhiều khi bạn có thể sao chép các câu hỏi từ email và trả lời ngắn gọn cho từng người.
4. Hạn chót
Tìm kiếm một khung thời gian trong đó trả lời được mong đợi. Sau đó thiết lập theo dõi cho ngày này để xem xét trả lời tại thời điểm đó. Đặt email trong các thư mục cụ thể cho các danh mục hoặc khách hàng khác nhau.
5. Hiểu rồi
Nếu bạn không có thời gian để trả lời nó bây giờ. Gõ loại Có nó, sẽ trả lời. Trong thực tế, điều này có thể được thiết lập dưới dạng một đoạn ngắn với một vài nét trên máy tính để bàn hoặc thiết bị cầm tay của bạn. Những bộ mở rộng văn bản có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Sau đó thiết lập theo dõi để bạn có thể trả lời sau.
6. Don Tiết Thêm vào sự hỗn độn
Quên trả lời tất cả. Điều này chỉ cần thêm một email cho người khác đọc.
7. Giữ sự tức giận
Không bao giờ trả lời khi bạn đang điên. Nó đốt cháy rất nhiều năng lượng và có thể có những hậu quả xấu không lường trước được. Nếu bạn phải thể hiện bản thân, hãy gõ một câu trả lời cho chính mình và đọc nó 24 giờ sau đó trước khi xem xét gửi nó cho người nhận dự định. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp luôn hiệu quả hơn các email tức giận.
8. Tắt thông báo
Đặt thời gian cụ thể trong ngày bạn thực sự có thể tập trung vào trả lời email mà không cần đa nhiệm. Bạn sẽ hoàn thành nhiều hơn nữa và có hiệu quả.
9. Sử dụng Quy tắc và Thư mục
Thiết lập các quy tắc trong hệ thống thư của bạn để các email cụ thể có tiêu đề cụ thể đi vào các thư mục đặc biệt để bạn có thể xem lại các quy tắc đó trước hoặc trong khung thời gian đã đặt. Điều này ngăn bạn nhìn vào hộp thư đến nguyên khối, có thể quá tải.
10. Lịch trình cho tương lai
Nhiều chương trình email sẽ cho phép bạn lên lịch cho tương lai. Trả lời ngay và yêu cầu hệ thống gửi sau.
Giao tiếp hiệu quả một cách kịp thời luôn là cách tốt nhất sẽ xây dựng vốn mối quan hệ mà bạn cần cho thành công kinh doanh của mình và sẽ giúp bạn trả lời một loạt email trong một ngày.
Tái xuất bản theo sự cho phép. Bản gốc ở đây.
Ảnh xà phòng thủ công qua Shutterstock
11 Bình luận
