Chúng tôi cần nói về ngân sách dự án
$config[code] not foundKhông có cụm từ nào có thể tấn công nỗi sợ vào trái tim của quản lý cấp cơ sở và cấp cao giống như một email khẩn cấp để thảo luận về ngân sách.
Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn sẽ biết rất rõ việc giữ dự án đúng thời gian và ngân sách sẽ khó khăn đến mức nào. Giữa việc thay đổi phạm vi dự án, nhu cầu khách hàng không thực tế và thất bại bất ngờ, việc quản lý một dự án đôi khi có thể cảm thấy giống như những con mèo chăn gia súc.
Nếu bạn thấy nhóm của mình thường xuyên chạy vượt ngân sách (ngay cả khi ngân sách ban đầu có vẻ hoàn toàn nằm trong sân bóng), vấn đề có thể không nằm ở đội của bạn, lãnh đạo của bạn hoặc khách hàng của bạn, nhưng với các công cụ bạn sử dụng. Vâng, tôi đã nói về nền tảng quản lý dự án đắt tiền (và khó hiểu) mà bạn sử dụng.
Chọn sai công cụ quản lý dự án trực tuyến có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp nhiều vấn đề. Nó có một trong những cách phổ biến nhất mà các doanh nghiệp cuối cùng có thể lãng phí một số tiền mặt nghiêm trọng mà không nhận ra. Bạn đang vật lộn để chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp hoặc không chắc chắn liệu nền tảng hiện tại của bạn có phù hợp với nhu cầu của nhóm của bạn không?
Coi chừng những lá cờ đỏ sau:
Cờ đỏ số 1
Lập kế hoạch dự án và công việc đặc biệt không sử dụng cùng một nền tảng.
Các nhà quản lý dự án dành 90 phần trăm thời gian của họ để giao tiếp. Phần mềm quản lý dự án của bạn có nên làm cho quá trình này dễ dàng hơn không?
Khi chọn một hệ thống quản lý dự án, hãy chọn một nền tảng giúp dễ dàng theo dõi tất cả các khía cạnh của các dự án của bạn từ một hệ thống duy nhất. Bằng cách này khi các tác vụ đặc biệt bật lên, bạn sẽ có thể thêm các tác vụ này vào cùng một nền tảng dự án, giúp dễ dàng theo dõi khối lượng công việc và tính khả dụng của từng thành viên trong nhóm.
Dễ dàng xác định thành viên nào có nhiều thời gian hơn trong lịch trình của họ và những người cam kết quá mức để thay đổi liên tục khối lượng công việc khi các ưu tiên và tính sẵn sàng thay đổi.
Cờ đỏ số 2
Không có tiêu chuẩn nào trên tàu.
Khi bạn đang quản lý một nhóm ảo, bước đầu tiên để thành công là chuẩn hóa quy trình lên tàu.
Nhận tất cả mọi người trên cùng một trang ngay từ đầu với hướng dẫn cách làm cơ bản để sử dụng nền tảng mới. Đặt kỳ vọng về tính khả dụng với sách hướng dẫn liên lạc và bảng thông tin liên hệ.
Các nền tảng quản lý dự án tốt nhất bao gồm các công cụ trò chuyện ảo và các chương trình nhắn tin nội bộ. Sử dụng cùng một công cụ trò chuyện mà kèm theo phần mềm quản lý dự án có nghĩa là bạn có thể ngay lập tức điều chỉnh các nhiệm vụ, thêm ghi chú cho các công việc khác nhau hoặc thay đổi thời hạn mà không cần rời khỏi chương trình.
Cờ đỏ số 3
Bạn sử dụng một dịch vụ để quản lý dự án và dịch vụ khác để chia sẻ tệp trên đám mây.
Đúng, DropBox và Google Docs rất tuyệt, nhưng tôi thấy rằng khi tôi quản lý một dự án lớn, thì việc giữ tất cả các tệp ở cùng một vị trí với danh sách việc cần làm và các cuộc họp hợp tác / chia sẻ màn hình sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Tôi có nhóm của mình bao gồm số phiên bản trong mỗi tên tệp và tên viết tắt của người cuối cùng để thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với tệp. Bằng cách này, nếu có một câu hỏi về nội dung hoặc những gì đã được thay đổi, tôi lập tức biết ai sẽ liên lạc. Điều này giúp giữ cho các tệp không bị chôn vùi trong chuỗi email và chỉnh sửa khỏi bị trùng lặp.
Bất kể quy ước đặt tên tệp bạn chọn, hãy đặt một hệ thống tại chỗ ngay từ ngày đầu để quản lý và theo dõi các tệp và giữ tất cả chúng ở một nơi.
Cờ đỏ số 4
Không có không gian cho các cuộc thảo luận hợp tác hoặc các cuộc họp ảo.
Có nhiều phần mềm quản lý dự án hơn là chỉ theo dõi các tác vụ và lưu trữ tệp.
Khi bạn đang điều hành một nhóm ảo, các cuộc họp thường xuyên có thể là một thách thức. Điều đó nói rằng, nếu không có thông tin liên lạc rõ ràng, toàn bộ dự án có thể sụp đổ. Chọn một ngày và thời gian (như Thứ Hai lúc 10 giờ sáng và Thứ Năm lúc 2 giờ chiều) để có phiên đăng ký trạng thái dự án hàng tuần.
Hãy quan tâm đến các thành viên trong nhóm sống ở các múi giờ khác nhau; Các cuộc họp vào buổi trưa thường dễ nhất đối với mọi người khi tham dự chương trình trực tiếp. Có một ngày và thời gian cụ thể được lên lịch trước liên tục giúp mọi người trên cùng một trang và dự án tiến lên phía trước.
Cờ đỏ số 5
Rất nhiều chuông và còi, nhưng không đủ chức năng cốt lõi.
Khi chọn một nền tảng quản lý dự án, nó hấp dẫn để chọn một nền tảng có các tính năng huyền ảo nhất.
Hãy chắc chắn rằng chức năng cốt lõi sao lưu các chuông và còi này. Cho dù tích hợp đầy đủ với Gmail và DropBox, chuyển đổi một lần nhấp từ email sang tác vụ dự án hoặc nhắn tin tức thì trong không gian làm việc chung, hãy chọn các tính năng phù hợp với nhóm ảo của bạn.
Wrike, Zoho Project và Clarizen là ba tùy chọn dựa trên web phổ biến để hợp tác dự án cung cấp các tính năng tương tự. Trước khi cam kết với một nền tảng duy nhất, hãy đưa họ đi thử nghiệm để xác định cái nào phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.
Dòng dưới cùng
Các dự án đã hoàn thành don don hiện thực hóa thông qua sức mạnh ý chí. Chi quá nhiều tiền cho các nền tảng quản lý dự án đắt tiền mà không thể hoàn thành công việc không chỉ làm tổn hại đến lợi nhuận của công ty bạn mà còn làm chậm năng suất và kéo dài thời hạn.
Quay trở lại theo dõi với một nền tảng quản lý dự án theo dõi các nhiệm vụ, tổng quan, lưu trữ tệp, cung cấp tổng quan thành viên nhóm đầy đủ và cung cấp các cuộc họp ảo / nhắn tin tức thời dễ dàng từ cùng một nơi.
Băng vết thương hình ảnh qua Shutterstock
