Có những hoạt động trần tục trong mỗi doanh nghiệp. Đây là những nhiệm vụ tốn thời gian và sức lực nhưng thẳng thắn được người khác xử lý tốt hơn để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của công ty.
Nhưng bạn có thể tìm ai đó để xử lý những công việc này ở đâu? Nhập trợ lý ảo!
Một trợ lý ảo có thể lấy những vật dụng hàng ngày gây căng thẳng, nhưng thực sự không khó lắm, và hãy hoàn thành chúng sau hậu trường để bạn có thể tiếp tục làm những việc lớn hơn, vâng giải thích cho Jane Ostroff, Giám đốc Calm tại Don't Panic Management, một cơ quan hỗ trợ ảo chuyên về các dịch vụ quản lý Facebook đầu cuối cho các doanh nghiệp.
$config[code] not foundXem xét vai trò quan trọng của họ, nó rất quan trọng để lựa chọn khôn ngoan khi thuê một trợ lý ảo. Dưới đây là một số bí mật để thuê trợ lý ảo phù hợp.
Khi tuyển dụng Trợ lý ảo, hãy chắc chắn rằng họ…
Duy trì liên lạc rõ ràng
Một điểm khác biệt chính giữa việc thuê một nhân viên toàn thời gian và một trợ lý ảo là sự hiện diện thực tế. Không giống như một nhân viên bình thường, một trợ lý ảo không thể bước vào cabin của bạn để có câu trả lời. Điều này làm cho giao tiếp cực kỳ quan trọng. Do đó, bạn nên tìm kiếm một trợ lý ảo duy trì sự minh bạch hoàn toàn trong giao tiếp mọi lúc.
Có kinh nghiệm trong ngành
Giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp B2B nhỏ và đối tượng mục tiêu của bạn là nhóm người và người ra quyết định nghiêm túc và phát triển hơn. Bạn sẽ có lợi bằng cách thuê một người mới không có kinh nghiệm trong ngành? Chắc là không. Thay vào đó, bạn nên tìm kiếm một người có đủ kiến thức về ngành mà bạn hoạt động. Một người có kinh nghiệm trong ngành mạnh sẽ có thể hiểu khán giả thực sự muốn gì.
Làm chủ cho những sai lầm
Một trợ lý ảo chuyên nghiệp không bao giờ sợ phải chịu trách nhiệm về những sai lầm trong công việc. Chính chất lượng này giúp bạn làm việc với họ dễ dàng hơn. Như Ostroff nói, trên mạng, họ đánh giá cao công việc và đóng góp của họ cho thành công của bạn và sở hữu những sai lầm hoặc hiểu lầm để họ có thể làm tốt hơn trong tương lai. Việc sở hữu những sai lầm cũng cho thấy trách nhiệm của một người, đó là một phẩm chất tuyệt vời trong một trợ lý ảo.
Có tài liệu tham khảo có thể kiểm chứng
Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để đánh giá một kỹ năng và phẩm chất trợ lý ảo tiềm năng là tìm kiếm các tài liệu tham khảo và lời chứng thực từ các chủ nhân trước đây. Hãy chắc chắn rằng bạn chú ý đến những gì nhà tuyển dụng trước đây của họ nói về công việc, tính cách và kỹ năng của họ. Dựa trên những lời chứng thực, bạn sẽ có thể tìm được người phù hợp với công việc.
Hiểu cách thức hoạt động của phương tiện truyền thông xã hội
Nếu bạn đang thuê ai đó, ví dụ, quản lý tài khoản Facebook của bạn, điều quan trọng là họ phải hiểu đầy đủ cách thức hoạt động của trang web. Ngoài sự hiểu biết toàn diện về các chức năng của Facebook, điều quan trọng là phải biết rõ những gì nó có thể làm cho các doanh nghiệp. Một hồ sơ theo dõi tốt sẽ hữu ích trong việc giúp bạn kiểm tra các khả năng trợ lý ảo tiềm năng trong việc thực hiện công việc trong tay.
Chia sẻ đề xuất
Trợ lý ảo chuyên nghiệp có đủ tự tin về các kỹ năng và kinh nghiệm của họ để chia sẻ các đề xuất có thể giúp ích cho công việc của họ và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Họ cũng có thể đưa ra đề xuất khi nói đến các quy trình và hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của chính họ sẽ giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách liền mạch hơn, đề cập đến Ostroff. Đầu vào và đề xuất hữu ích cuối cùng có thể giúp bạn đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Đặt câu hỏi về công việc và trách nhiệm
Khi một trợ lý ảo tiềm năng đặt câu hỏi về vai trò và trách nhiệm công việc, điều đó cho thấy sự quan tâm của anh ấy / cô ấy trong việc đáp ứng mong đợi của bạn. Các câu hỏi hợp lệ cũng hữu ích trong việc giúp bạn loại bỏ các trách nhiệm công việc được xác định rõ. Một trong những điều quan trọng là nhìn sâu vào bản thân và doanh nghiệp của bạn để tìm ra những gì bạn thực sự cần làm và những gì người khác có thể làm. Sau đó, bạn cần tìm ra những điều mà người khác có thể làm thực sự nên được ủy quyền cho VA, Ostroff nói.
Thực hiện tốt trong một cuộc chạy thử
Không chắc chắn về mối quan hệ của bạn với trợ lý ảo sẽ diễn ra như thế nào? Hãy thử một dự án thử nghiệm để kiểm tra vùng biển. Một phần rất quan trọng để bắt đầu với các nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ và cụ thể để bạn có thể bắt đầu tạo dựng niềm tin trong khi không mạo hiểm với bất cứ điều gì sai trái nếu trợ lý không phù hợp, thì ông giải thích Ostroff. Nếu dự án nhỏ diễn ra tốt đẹp, bạn có thể tin tưởng vào trợ lý với những nhiệm vụ lớn hơn.
Excel tại Quản lý thời gian
Một phẩm chất chính của một trợ lý ảo giỏi, theo Ostroff, là khả năng của họ để lấy những vật dụng hàng ngày gây căng thẳng, nhưng thực sự không khó lắm. Để làm như vậy, trợ lý ảo phải có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời. Nói cách khác, họ nên biết cách ưu tiên các công việc khác nhau và đa tác vụ mà không bỏ lỡ thời hạn. Họ cũng nên coi trọng thời gian của bạn và đảm bảo bạn có một thỏa thuận về các mốc thời gian.
Kết hợp với tính cách của bạn
Xem xét mức độ bạn cần làm việc chặt chẽ với trợ lý ảo của mình, điều khá quan trọng là tìm một người có tính cách tương thích với bạn. Ví dụ, bạn có cảm thấy thoải mái khi làm việc từ xa với một người không nói chuyện gì không? Bạn cần có một sự hiểu biết rõ ràng về những phẩm chất giữa các cá nhân mà bạn đang tìm kiếm ở một người mà bạn đã giành chiến thắng gặp mặt hàng ngày.
Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn
Khi bạn đang cố gắng kết nối với khán giả của mình thông qua phương tiện truyền thông xã hội hoặc bất kỳ sự chấp thuận nào khác, bạn nên dựa vào một người biết đối tượng của bạn, hoặc ít nhất là sẵn sàng cải thiện kiến thức của anh ấy / cô ấy. Nói đối tượng mục tiêu của bạn là một thiếu niên Mỹ trung bình sống trong một thị trấn nhỏ. Bạn có lợi từ việc thuê một trợ lý ảo, người biết nhịp đập của loại khán giả đó.
Vẫn có thể tiếp cận
Giữ kết nối là mấu chốt khi bạn làm việc với trợ lý ảo. Nhờ có Internet, có một số cách để giao tiếp với những người đang ngồi cách xa. Nhưng nó cũng rất quan trọng để tìm một người thoải mái với giờ làm việc của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang ngồi ở Hoa Kỳ, điều đó có giúp thuê một trợ lý ảo ở Malaysia khi bạn phải liên lạc hàng ngày không?
Sở hữu kỹ năng cụ thể
Ngoài việc sở hữu các kỹ năng giao tiếp mong muốn, người đó cũng phải có những phẩm chất cụ thể để hoàn thành công việc. Ostroff có một lời khuyên: Thật quan trọng để xác định bộ kỹ năng độc đáo của bạn, tập trung vào đó và ủy thác phần còn lại. Ý tưởng ở đây là tìm sự cân bằng phù hợp trong phân bổ công việc và bạn cần chọn một người có bộ kỹ năng phù hợp.
Hãy quan tâm đến việc hiểu doanh nghiệp của bạn
Theo Ostroff, hầu hết các trợ lý ảo đều không thể tìm thấy lý do để đầu tư vào doanh nghiệp của mình. Và bạn nhận được những gì bạn phải trả cho. Các trợ lý ảo phù hợp sẽ tham gia nhiều hơn. Anh ấy hoặc cô ấy biết rằng để giúp bạn kết nối với khán giả của mình, họ phải hiểu doanh nghiệp của bạn là gì. Chính sự hiểu biết này giúp họ tìm hiểu về chiến lược của bạn và đóng góp một cách hiệu quả nhất.
Thể hiện ý định học hỏi
Bạn có thể không phải lúc nào cũng cần thuê một trợ lý ảo với nhiều năm kinh nghiệm. Một người tương đối ít kinh nghiệm cũng có thể làm một công việc tuyệt vời miễn là anh ấy / cô ấy có quyết tâm học hỏi. Bạn có thể cần phải chải chuốt người đó trước, nhưng tiền chi trả sẽ lớn hơn khi bạn xem xét chi phí thấp đáng kể của họ.
Tìm kiếm phản hồi
Một trợ lý ảo nghiêm túc về công việc của mình sẽ chủ động hơn trong việc tìm kiếm phản hồi để tìm các lĩnh vực cần cải thiện. Đại bàng nhận được phản hồi là một chỉ số rõ ràng về sự nghiêm túc của trợ lý về công việc. Ostroff cho biết thêm, ngay Nó cũng rất quan trọng để đưa ra phản hồi liên tục, cả tốt và xấu, để trợ lý của bạn có thể học hỏi và phát triển.
Cập nhật cho bạn
Thật khó khăn để theo dõi những gì trợ lý ảo đang làm vì bạn không thân thiết với nhau. Nhưng một trợ lý ảo giỏi hiểu điều này, và đó là lý do tại sao anh ấy hoặc cô ấy luôn cập nhật cho bạn. Một giả mạo ảo tốt sẽ chia sẻ các bản cập nhật để thông báo cho bạn về tiến trình và giúp loại bỏ thông tin sai lệch.
Cung cấp một báo cáo chi tiết dự án
Trợ lý ảo chuyên nghiệp có một mắt để biết chi tiết. Họ nhận ra vai trò của một báo cáo chi tiết để theo dõi tình trạng, tiến độ và các khu vực để cải thiện dự án. Một báo cáo chi tiết về dự án cũng giúp bạn biết những gì bạn đã thoát ra khỏi sự tham gia, điều này có lợi trong việc giám sát lợi tức đầu tư.
Dự đoán nhu cầu của bạn
Một trợ lý ảo chuyên nghiệp dành thời gian để hiểu doanh nghiệp của bạn và nhu cầu của nó. Theo thời gian, trợ lý ảo bắt đầu dự đoán các yêu cầu kinh doanh của bạn và có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Như Ostroff nói, những người trợ lý ảo giỏi nhất là những người sau một thời gian có thể lường trước được nhu cầu của bạn và tìm đến họ trước khi bạn phải nghĩ về họ.
Trợ lý hình ảnh qua Shutterstock
Xem thêm trong: Những điều bạn chưa biết 8 Bình luận
