Việc tạo ra một nơi làm việc không cần giấy tờ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tiền và chi tiêu ít hơn mà còn giúp họ trở nên thân thiện với môi trường hơn. Nếu bạn đang suy nghĩ về việc trao đổi các tủ hồ sơ bùng nổ với hàng núi tài liệu cho một hệ thống không có giấy tờ, nhưng không chắc bắt đầu từ đâu, hãy xem 10 bước sau đây để không mất giấy.
Không giấy tờ trong công việc
Chia sẻ tập tin kỹ thuật số
Thay vì dựa vào máy in để in ra các tài liệu, hãy chia sẻ tệp với đồng nghiệp thông qua các phương pháp kỹ thuật số, chẳng hạn như Google Docs. Hơn nữa, vì dịch vụ miễn phí này qua Gmail liên tục lưu, các tệp công việc sẽ không bao giờ bị mất, không giống như với máy photocopy!
$config[code] not foundNick Candito, đồng sáng lập và Giám đốc điều hành của Progressly, đã nói với Xu hướng kinh doanh nhỏ về một số cách quan trọng không cần giấy tờ giúp các doanh nghiệp. Nói về ‘tuân thủ và cách thức số hóa cải thiện thực hành làm việc, Candito nói:
Không có câu hỏi nào mà số hóa cải thiện sự hợp tác. Khi tất cả mọi người có thể truy cập các tài liệu cần thiết và liên tục thu thập thông tin phù hợp cho đúng người khi cần, bạn sẽ bôi trơn các bánh xe của công cụ giao tiếp trong công ty của bạn.
Lưu trữ tệp trong đám mây
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dựa vào giấy tờ, sẽ sớm gắn kết để trở thành yêu cầu lưu trữ lớn. Thay vì nhét giấy tờ quan trọng vào tủ hồ sơ, hãy lưu trữ chúng một cách thuận tiện trên các hệ thống dựa trên đám mây, chẳng hạn như Dropbox. Những hệ thống kỹ thuật số không cần giấy này sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian đáng kinh ngạc trong văn phòng, chưa kể sẽ giúp giữ an toàn cho các tài liệu quan trọng.
Quét và Fax Không còn nữa
Quét và fax tài liệu yêu cầu sử dụng giấy. Giúp doanh nghiệp của bạn không cần giấy tờ bằng cách sử dụng ứng dụng quét trên điện thoại để quét tài liệu. Các tài liệu đã lưu sau đó có thể được chuyển đổi thành PDF và chia sẻ với đồng nghiệp qua email.
Khuyến khích truyền thông kỹ thuật số
Khuyến khích lực lượng lao động của bạn chấp nhận văn hóa giao tiếp kỹ thuật số, theo đó các phương thức giao tiếp trên giấy trước đây, chẳng hạn như gửi hóa đơn và thanh toán, được thay thế bằng các phương thức kỹ thuật số như email và tin nhắn tức thời.
Dựa vào giao tiếp kỹ thuật số thay vì tin nhắn trên giấy, sẽ giúp tiết kiệm thời gian kinh doanh của bạn. Candito lưu ý, sử dụng kỹ thuật số thay vì quy trình công việc trên giấy cho phép ban quản lý giám sát doanh nghiệp và sự hợp tác chính của bạn trong thời gian thực và nhằm phân tích các tắc nghẽn để cải thiện chúng và từ đó cải thiện kết quả.
Hoán đổi hóa đơn giấy và báo cáo cho người kỹ thuật số
Cho dù đó là hóa đơn năng lượng, báo cáo ngân hàng hoặc hóa đơn nhà thầu, tất cả các doanh nghiệp đều tạo ra hóa đơn và báo cáo. Nếu hóa đơn của bạn vẫn đang được tạo ở dạng giấy, chỉ cần yêu cầu chúng được gửi kỹ thuật số. Nói chung, các ngân hàng và các tổ chức khác thích gửi báo cáo kỹ thuật số và thư, vì nó tiết kiệm chi phí in ấn và gửi thư.
Tạo danh thiếp kỹ thuật số
Danh thiếp, trong khi cần thiết, đòi hỏi số lượng đáng kể giấy quấy rối cây. Thay vì lấy ví của bạn bằng một tấm danh thiếp, hãy số hóa danh thiếp của bạn. Có rất nhiều phần mềm và ứng dụng có sẵn, như Pearl Scan và CamCard, quét danh thiếp và chuyển đổi chúng thành một tài liệu kỹ thuật số.
Sử dụng chữ ký điện tử
Ngay cả chữ ký của chúng tôi có thể được ký điện tử. Thay vì phải in ra một tài liệu, hãy ký tên bằng bút và gửi cho người nhận, chữ ký có thể được ký bằng điện tử, nghĩa là không cần giấy tờ tốn thời gian và tốn kém. Abode Reader có thể được sử dụng để ký các tài liệu mà không phải in bất cứ thứ gì.
Các phương pháp kỹ thuật số như vậy có thể giúp cải thiện bảo mật của doanh nghiệp. Candito nói, với các quy trình số hóa, xác định quản trị và kiểm soát truy cập đảm bảo chỉ những người phù hợp mới có thể truy cập vào một số tài liệu và hệ thống nhất định.
Sift và sắp xếp giấy tờ hiện có
Để tạo thành công một văn phòng không giấy tờ, bạn sẽ cần phải loại bỏ một số giấy tờ hiện có có thể đã ngồi trong văn phòng trong 20 hoặc thậm chí 30 năm qua. Dành một buổi sáng, hoặc lâu hơn, để sàng lọc các giấy tờ cũ và xác định những gì có thể được đưa qua nhà kho. Loại bỏ giấy tờ thừa từ văn phòng sẽ tạo thêm không gian, cũng như thỏa mãn vô cùng!
Cuộc họp không cần giấy tờ
Thay vì đưa ra các tờ rơi giấy trong các cuộc họp, hãy sử dụng máy chiếu và công nghệ truyền tải thông tin bạn muốn chia sẻ từ một nguồn hình ảnh.
Đào tạo nhân viên để hiểu biết nhiều hơn về kỹ thuật số
Một doanh nghiệp không giấy tờ đòi hỏi một số bí quyết kỹ thuật số. Từ các nhiệm vụ như gửi tài liệu qua email đến sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây để lưu trữ tệp, nếu lực lượng lao động của bạn thiếu sự nhạy bén kỹ thuật số, đầu tư thời gian và tiền bạc vào việc đào tạo chúng, có khả năng chứng tỏ là một khoản đầu tư dài hạn bổ ích và vô giá.
Candito nói, việc không có giấy giúp tối ưu hóa hiệu suất và điểm mấu chốt của công ty, nêu rõ:
Cuối cùng, những gì bạn có thể ghi lại khi không có giấy tờ là trải nghiệm khách hàng được cải thiện và do đó, điểm mấu chốt được cải thiện.
Ném ảnh giấy qua Shutterstock
2 Bình luận
