Lập kế hoạch cho một sự kiện là một quá trình có thể vừa khó khăn vừa tốn thời gian, tuy nhiên là một cách rất hiệu quả để các doanh nghiệp quảng bá hàng hóa và dịch vụ của họ. Một số thách thức bao gồm chọn địa điểm, quản lý lời mời, tổ chức trả lời và theo dõi thanh toán.
Hãy xem các mẹo sau để giúp bạn vượt qua những thách thức này và biến tầm nhìn sự kiện của bạn thành hiện thực đặc biệt:
Kế hoạch để thành công
Xem xét đối tượng của bạn khi lên lịch một sự kiện. Những người khác khi người dân vùng cao và người dân vùng quê là những người cân nhắc quan trọng để tối đa hóa việc tham dự. Đối với mỗi sự kiện, bạn nên đặt ra hai mục tiêu: những gì bạn hy vọng sẽ đạt được và những gì bạn hy vọng những người tham dự của bạn sẽ hoàn thành. Những mẹo lập kế hoạch này sẽ giúp tập trung nỗ lực của bạn, giao tiếp hiệu quả và cung cấp trải nghiệm có ý nghĩa cho tất cả những người liên quan.
Lời mời - Làm cho nó cá nhân
Có một cơ hội rất tốt rằng khách hàng của bạn ấn tượng đầu tiên về sự kiện của bạn sẽ xuất phát từ lời mời email của bạn, vì vậy lời mời của bạn phải được thu hút. Lời mời của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và truyền đạt thông tin cơ bản về sự kiện của bạn. Dưới đây là một số mẹo để gửi lời mời trực tuyến tuyệt vời:
- Nó rất quan trọng để phân khúc danh sách của bạn. Bạn muốn mời những người quan tâm nhất.
- Cá nhân hóa nó (bao gồm tên người được mời).
- Thương hiệu lời mời với logo và màu sắc công ty của bạn. Khách hàng của bạn nên biết nó đến từ bạn mà không thấy một từ nào.
- Bao gồm mục đích và lợi ích của việc tham dự sự kiện của bạn.
- Cung cấp chi tiết rõ ràng về địa điểm, thời gian và chi phí liên quan đến sự kiện cũng như thông tin liên hệ.
- Bao gồm một bản đồ, nếu có thể, và hướng dẫn lái xe.
Thúc đẩy chủ động
Lời mời có thể không đủ để đảm bảo một ngôi nhà đóng gói. Có một vài bước bổ sung có thể giúp nâng cao nhận thức, khuyến khích tham dự và lấp đầy chỗ ngồi tại sự kiện của bạn. Gợi ý bao gồm:
- Một trang web cụ thể sự kiện. Đây là một nơi tuyệt vời để liệt kê tất cả các chi tiết của sự kiện: mô tả chung, mục đích, phí, hoạt động, liên kết đến các trang web khác, khách đặc biệt và các tài nguyên bổ sung.
- Giống như lời mời ban đầu, đảm bảo tất cả các chương trình khuyến mãi bao gồm thương hiệu, logo công ty và màu sắc của bạn.
- Nếu sự kiện này mở cửa cho công chúng, hãy xem xét quảng bá sự kiện của bạn trên các trang mạng xã hội. Kinh nghiệm của tôi là mạng xã hội bổ sung cho các công cụ quảng cáo như thư mời qua email. Tôi thấy rằng tôi có thể tăng lượng người tham dự ít nhất 10% trở lên bằng cách kết hợp mạng xã hội vào hỗn hợp.
- Hãy nhớ gửi lời nhắc trong những ngày dẫn đến sự kiện.
- Bao gồm một lịch sự kiện để thúc đẩy các sự kiện trong tương lai.
- Nắm bắt nhiều hơn thông tin tiêu chuẩn để sử dụng trong các nỗ lực tiếp thị trong tương lai.
- Nếu có phí cho sự kiện của bạn, hãy thu thập chúng trong quá trình đăng ký. Thu phí điện tử tránh các rủi ro bảo mật trong việc quản lý và lưu trữ số thẻ tín dụng trên máy tính của riêng bạn. Và, nếu bạn có thể nhận được những người đăng ký thanh toán tại thời điểm đăng ký, bạn sẽ nhận được cam kết chắc chắn từ những cá nhân mà họ sẽ tham dự sự kiện.
- Nếu bạn thu phí, luôn luôn bao gồm chính sách hoàn trả.
Tận dụng các công cụ phù hợp
Các doanh nghiệp nhỏ nên coi trọng thương hiệu của họ và phấn đấu cho sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng và khách hàng tiềm năng của họ. Một công cụ được thiết kế để sử dụng chuyên nghiệp cung cấp giải pháp tốt nhất để đáp ứng những nhu cầu này. Cũng như tiếp thị qua email và khảo sát trực tuyến, có các công cụ trực tuyến có sẵn để giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý sự kiện của mình.
Làm cho nó đếm
Luôn luôn có cơ hội để cải thiện sự kiện của bạn sau khi thực tế. Các hoạt động sau sự kiện có thể tiết lộ thông tin hữu ích về những gì đã hoạt động và cách bạn có thể cải thiện sự kiện tiếp theo của mình.
- Theo dõi những người tham dự so với những người không tham gia.
- Gửi một thông tin liên lạc theo dõi kịp thời để bao gồm những điểm nổi bật của sự kiện, hình ảnh và tóm tắt tổng thể.
- Thực hiện một cuộc khảo sát sau sự kiện của những người tham dự để nắm bắt kinh nghiệm của họ tại sự kiện.
- Hỏi về các lĩnh vực để cải thiện trong sự kiện tiếp theo của bạn.
Từ kế hoạch trước sự kiện đến phân tích sau sự kiện, một sự kiện thành công sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng giải pháp trực tuyến phù hợp. Bằng cách làm theo những gợi ý này, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn, trông chuyên nghiệp hơn và cung cấp trải nghiệm sự kiện thỏa mãn cho những người tham dự của bạn.
15 Bình luận
