Nếu có một từ duy nhất để mô tả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thay đổi như thế nào trong thập kỷ qua thì từ đó có thể sẽ là công nghệ.
Trong một khoảng thời gian tương đối ngắn, công nghệ đã trao quyền cho các công ty nhỏ hơn:
- Đi từ chủ yếu là các doanh nghiệp địa phương, để khai thác vào thị trường toàn cầu.
- Hoạt động với nhân viên từ xa và phân phối, giảm chi phí văn phòng.
- Hoàn thành nhiều thông lượng hơn với tự động hóa.
- Phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua công nghệ.
- Cấp độ sân chơi khi cạnh tranh với các thực thể lớn hơn.
- Chủ sở hữu và nhân viên từ bàn của chúng tôi, tích hợp công việc và cuộc sống tốt hơn.
Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn chồng lên so với doanh nghiệp nhỏ thế kỷ 21 ngày nay? Có một cái nhìn bên trong ngày hôm nay, doanh nghiệp nhỏ và các thực tiễn tốt nhất của nó để xem bạn so sánh như thế nào. Hôm nay, các doanh nghiệp nhỏ làm theo năm cách tốt nhất sau:
Cách thực hành tốt nhất 1: Chia sẻ tệp trong đám mây
Không còn phải làm các tập tin quan trọng nhất của bạn, cho dù tài liệu ảnh hoặc video, cần phải được lưu trữ trên ổ cứng của bạn hoặc trên một máy chủ trên trang web. Hoặc (kinh dị) trong tủ hồ sơ giấy.
Hãy để chỉ một kịch bản. Hãy tưởng tượng làm một bài thuyết trình của khách hàng. Trước đây, bạn sẽ phải tải xuống bản trình bày và mang theo bên mình. Nếu bạn quên hoặc bạn cần thay đổi vào phút cuối, một trợ lý có thể phải gửi email cho bạn trên đường. Trước đây, tôi đã lãng phí nhiều thời gian hơn khi chỉ cố gắng phối hợp các bài thuyết trình trong khi đi du lịch hơn là tôi nhớ.
Hôm nay nó rất dễ dàng hơn nhiều. Nó chỉ là vấn đề kéo các tập tin từ đám mây cho dù bạn có phải tại một hội nghị hay tại trụ sở khách hàng của bạn ở một thành phố xa xôi.
Tuy nhiên, việc chia sẻ tệp trong đám mây không chỉ thuận tiện khi đi du lịch. Ngày nay, các doanh nghiệp nhỏ điều hành các văn phòng ảo sử dụng các công cụ đám mây để cho phép cộng tác với các đối tác và nhân viên trên toàn quốc và trên toàn thế giới.
Và bạn không bao giờ phải lo lắng về lỗi phần cứng gây ra thảm họa nếu bạn đã lưu trữ tất cả các tệp và dữ liệu trong đám mây. Ở đó, thực hiện điều đó - và dành hàng giờ cố gắng để khôi phục các tập tin bị mất không bao giờ đẹp.
Có một số công cụ để giúp đỡ ngày hôm nay. Ví dụ: Microsoft OneDrive cho phép bạn đồng bộ hóa và lưu trữ tệp, để chúng có thể được truy cập từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị di động nào. Thậm chí tốt hơn, bạn có thể thiết lập máy tính để lưu mọi thứ vào OneDrive theo mặc định để bạn và nhân viên của bạn không bao giờ phải chuyển thủ công bất kỳ thứ gì lên đám mây.
Điều đó có nghĩa là bạn có thể chia sẻ và cộng tác từ bất cứ đâu. Office 365 cho phép bạn xây dựng các mạng ảo lên tới 300 người dùng có thể chia sẻ tệp thông qua các phiên bản web của Outlook, Word, Excel và PowerPoint.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần phát triển nhanh chóng, bạn có thể mở rộng quy mô không tốn kém thông qua SharePoint trên Microsoft Azure.
Thực hành tốt nhất 2: Tăng cường sức mạnh của tinh thần đồng đội thông qua hợp tác
Công nghệ cũng đã giúp công nhân có thể cộng tác từ bất cứ đâu. Một văn phòng ảo thực sự đã xuất hiện, một nhân viên có nhu cầu không còn ở cùng thành phố hoặc thậm chí trên cùng một lục địa.
Có nhiều công cụ kỹ thuật có thể cho phép bạn, đối tác và nhân viên của bạn đồng tác giả trong Word, PowerPoint và OneNote chẳng hạn.
Skype for Business cho phép bạn nhận đầu vào và tổ chức các cuộc họp thông qua tin nhắn tức thời, chia sẻ màn hình, trò chuyện hoặc trò chuyện video. Ở đây tại Xu hướng kinh doanh nhỏ, toàn bộ nhóm của chúng tôi dựa vào Skype để hợp tác. Ví dụ: chúng tôi tổ chức các cuộc họp Nhóm điều hành qua Skype trong khi xem báo cáo cuộc họp trên các tài liệu đám mây được chia sẻ. Hơn nữa, chúng tôi sử dụng Skype để giữ liên lạc với các dịch giả tự do và đối tác, bởi vì nó rất phổ biến ở hầu hết mọi người chúng tôi gặp đều có ID Skype.
Có tài liệu với một số thông tin bạn cần chia sẻ và một số thông tin bạn không muốn chia sẻ? Microsoft GigJam cung cấp một cách đột phá để chia sẻ thông tin đúng với đúng người trong thời gian thực.
Thực hành tốt nhất 3: Tạo lõi bảo mật cho hoạt động
Trong thời đại của Internet, bảo mật dữ liệu cũng quan trọng như bảo mật vật lý cho các văn phòng của bạn.
Một loạt các công cụ tồn tại để giữ cho dữ liệu doanh nghiệp của bạn an toàn trong thế giới của phần mềm độc hại, lừa đảo, các chương trình chuyển hướng tệp lưu trữ và hơn thế nữa. Điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp nhỏ hiện đại làm là tích hợp bảo mật rất sâu vào hoạt động hàng ngày, mà bạn và công nhân của bạn không thể coi đó là một sự kiện đặc biệt. Tính toán bảo mật đơn giản là có ở tất cả các cấp, mọi lúc.
Bảo vệ dữ liệu được tích hợp với Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và Quản lý thiết bị di động Office 365 cho tất cả các thiết bị - ngay cả đối với các nhà cung cấp các thiết bị của riêng bạn.
Bạn có thể truy cập nội dung một cách an toàn ở bất cứ đâu với Xác thực đa yếu tố khi bạn rời khỏi mạng công ty. Các bản cập nhật bảo mật cho Office 365 được cung cấp hàng tháng để đảm bảo rằng bạn có thể giữ dữ liệu của mình an toàn.
Ồ, và donith quên bảo vệ chống vi-rút Windows Defender miễn phí được tích hợp vào Windows 10 và bảo vệ đăng nhập quét khuôn mặt Windows Hello cho mỗi nhân viên.
Thực hành tốt nhất 4: Tận dụng sức mạnh của AI
Công nghệ đã gia nhập thế giới kinh doanh không chỉ là một công cụ. Ngày nay công nghệ dưới dạng trí tuệ nhân tạo hoạt động gần giống như một công nhân của con người.
Hỗ trợ ảo có thể được kích hoạt từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động và cung cấp thông tin quan trọng trong một phần thời gian cần thiết để tự nghiên cứu hoặc chỉ định cho nhân viên.
Cortana, ví dụ, có thể quản lý lịch của bạn và cung cấp cho bạn lời nhắc cuộc hẹn, gói theo dõi, đội, sở thích và chuyến bay. Cortana có thể gửi email và văn bản, tạo và quản lý danh sách và mở bất kỳ ứng dụng nào trong hệ thống của bạn.
Một bước lặp khác của công nghệ thông minh này - bot - có thể trả lời khách hàng Câu hỏi đơn giản và cung cấp thông tin quan trọng để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
Thông qua Microsoft Bot Framework, bạn có thể xây dựng các bot của riêng mình để tương tác với người dùng và khách hàng hệ thống thông qua nhắn tin, Skype, trang web của bạn hoặc thư Office 365.
Thực hành tốt nhất 5: Làm việc trên đường đi hoặc từ xa
Làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi ích.
Có ít thời gian lãng phí đi lại và ít căng thẳng hơn. Hơn thế nữa, những nhân viên làm việc tại nhà thường vui vẻ hơn, kết nối tốt hơn với công việc của họ và làm việc hiệu quả hơn khi họ được lựa chọn.
Công nghệ giúp bạn dễ dàng kết nối.
Ví dụ, toàn bộ công ty của tôi hoạt động hầu như. Mọi người trong Xu hướng kinh doanh nhỏ đều làm việc từ văn phòng tại nhà của mình. Nếu không có các tệp được chia sẻ, các công cụ cộng tác và nhiều thiết bị di động - chúng tôi sẽ không thể hoạt động.
Có những lợi ích kinh doanh khó khăn, quá. Bằng cách tận dụng công nghệ để vận hành hầu như công ty của tôi đã có thể tối đa hóa lợi nhuận và tự tài trợ cho sự tăng trưởng của chúng tôi, bởi vì chi phí thấp.
Hơn thế nữa, công nhân của chúng tôi làm cho công việc phù hợp với cuộc sống của chúng tôi - không phải là cách khác. Chúng tôi không được buộc vào bàn của chúng tôi. Nếu chúng tôi cần quyền truy cập vào một tệp, chúng tôi có thể gọi nó trên thiết bị di động của chúng tôi, bất cứ nơi nào chúng tôi xảy ra. Chúng tôi tự do đi du lịch hoặc đơn giản là chạy việc vặt để giữ cơ thể và tâm hồn cùng nhau.
Hy vọng rằng tôi đã mang đến cho bạn một hương vị cho SMB hiện đại, bao gồm năm cách thực hành tốt nhất. Điều quan trọng cần nhận ra là Microsoft có thể là đối tác của bạn để chuyển đổi doanh nghiệp của bạn thành SMB hiện đại và áp dụng đầy đủ các thực tiễn tốt nhất này. Đó là lý do tại sao tôi vui mừng trở thành Đại sứ doanh nghiệp nhỏ của Microsoft, bởi vì tôi đã sử dụng sức mạnh của công nghệ để điều hành doanh nghiệp của mình trong thế giới ngày nay theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Và Microsoft đã là cốt lõi để cho phép điều đó.
Tại thời điểm viết bài này, Anita Campbell đang tham gia chương trình Đại sứ doanh nghiệp nhỏ của Microsoft.
Hình ảnh người kinh doanh hiện đại qua Shutterstock
Thêm trong: Tài trợ 1
