10 "Do & Don'ts" của nghi thức điện thoại

Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn giản là muốn đảm bảo rằng cách cư xử qua điện thoại được thực hành tại nhà của bạn, hãy tập trung vào nghi thức điện thoại. Biết phải làm gì - và không nên làm gì - khi trả lời và nói trên điện thoại là điều bắt buộc. Nó sẽ giúp bạn có được và giữ chân khách hàng, và tương ứng tiến hành các cuộc trò chuyện điện thoại từ điện thoại nhà của bạn.

"Làm" Nói rõ ràng

Hãy chắc chắn rằng tất cả các từ của bạn rõ ràng khi bạn nói chuyện với người gọi. Phát biểu những lời của bạn trong khi hơi mỉm cười. Hãy nói chậm rãi; người ở đầu bên kia của cuộc trò chuyện điện thoại cần phải hiểu bạn.

$config[code] not found

"Làm" chào khách hàng một cách thích hợp

Khi bạn trả lời điện thoại, hãy chào khách hàng theo thời gian trong ngày (ví dụ: "chào buổi sáng", "chào buổi chiều", "chào buổi tối"). Cảm ơn khách hàng đã gọi trong lời chào đầu tiên của bạn - điều này mời khách hàng cảm thấy thoải mái khi lên tiếng phàn nàn hoặc đặt câu hỏi.

Video trong ngày

Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi Sapling

"Làm" Hỏi làm thế nào bạn có thể giúp đỡ

Hỏi khách hàng làm thế nào bạn có thể được phục vụ khi chào đón họ. Sau khi lắng nghe lý do gọi điện của khách hàng - và bạn không thể hỗ trợ - hãy cố gắng chuyển người tiêu dùng đến bộ phận thích hợp.

"Làm" Nghe Yêu cầu của Người gọi

Lắng nghe cẩn thận yêu cầu của người gọi. Hỏi khách hàng những câu hỏi áp dụng để xác định cách bạn có thể giúp đỡ. Đừng ngắt lời khi người gọi đang nói.

"Làm" Yêu cầu giữ người gọi ở chế độ chờ

Trước khi bạn giữ một người gọi, hãy xin phép trước. Khi bạn đã nhấn nút giữ, hãy nhanh chóng giải quyết vấn đề của khách hàng càng nhanh càng tốt.

"Đừng" nói với miệng đầy đủ

Đừng nhấc điện thoại với miệng đầy. Điều này gây khó khăn cho người gọi để hiểu bạn - và gây khó chịu - đặc biệt nếu cuộc gọi là khẩn cấp. Trả lời điện thoại tại nơi làm việc trong khi ăn mang lại ấn tượng không chuyên nghiệp.

"Đừng" Nói quá to hoặc nhẹ nhàng

Trả lời điện thoại trong âm lượng mà bạn thường nói. Nói nhẹ nhàng sẽ khiến người gọi khó hiểu những gì bạn đang nói. Nói chuyện nhẹ nhàng có thể gây nhầm lẫn cho người gọi, không chắc rằng anh ta đã gọi đúng số. Trả lời điện thoại quá to nghe có vẻ khắc nghiệt và mài mòn, đó là một điều không hấp dẫn đối với người gọi.

"Đừng" để người gọi tạm dừng

Nếu bạn phải tạm dừng người gọi, đừng để người đó bị giữ trong một thời gian dài. Kiểm tra lại sau mỗi vài giây để thông báo cho người gọi về tiến trình của bạn.

"Đừng" sử dụng từ lóng

Sử dụng tiếng lóng hoặc từ rút gọn trong khi nói chuyện điện thoại là không phù hợp và không chuyên nghiệp. Chẳng hạn, nếu bạn phải kiểm tra một cái gì đó cho khách hàng, hãy nói "chỉ một lát thôi" chứ không phải "chờ một chút".

'Đừng' trả lời điện thoại một cách ngẫu nhiên

Ở nhà, trả lời điện thoại với "(họ của gia đình) cư trú"; chào người gọi theo thời gian trong ngày. Thay vì chỉ nói "xin chào" khi trả lời điện thoại doanh nghiệp, hãy nêu tên của doanh nghiệp hoặc nêu khẩu hiệu của công ty ngay lập tức.