Email có thể rất quan trọng, nhưng nếu bạn không giao tiếp đúng cách, bạn thực sự có thể gây hại cho doanh nghiệp của mình.
Có một số quy tắc và nguyên tắc nghi thức email kinh doanh bạn có thể làm theo để đảm bảo giao tiếp email của bạn vững chắc. Dưới đây là 50 lời khuyên.
Mẹo kinh doanh qua email
Có một địa chỉ email chuyên nghiệp
Trước khi bạn bắt đầu gửi email, bạn cần đảm bảo rằng địa chỉ email thực của bạn là phù hợp. Lý tưởng nhất là bạn sẽ có một địa chỉ email chính thức kết thúc bằng URL của công ty bạn. Nhưng nếu bạn sử dụng tài khoản Gmail cá nhân hoặc một cái gì đó tương tự, chỉ cần đảm bảo rằng bạn giữ nó đơn giản với tên hoặc tên viết tắt của bạn, thay vì cố gắng để trở nên dễ thương hoặc hài hước.
$config[code] not foundBao gồm một dòng chủ đề trực tiếp
Trong mỗi email, bạn nên bao gồm một dòng chủ đề phản ánh chính xác nội dung của email. Chỉ cần một vài tóm tắt từ sẽ cung cấp cho người nhận ý tưởng về những gì mong đợi trước khi họ thực sự đọc tin nhắn của bạn.
Chỉ sử dụng Trả lời tất cả các loại khi cần thiết
Khi bạn nhận được email bao gồm tất cả mọi người trong tổ chức của bạn hoặc thậm chí một vài người, bạn có thể muốn đưa mọi người vào phản hồi của mình. Nhưng điều này có thể dẫn đến lãng phí rất nhiều thời gian cho mọi người nếu tin nhắn không liên quan đến họ. Vì vậy, hãy cẩn thận và chỉ trả lời tất cả khi nó hoàn toàn cần thiết.
Hiệu đính
Bạn không muốn dành thời gian để tạo ra một thông điệp email tuyệt vời chỉ để nó bị vấy bẩn bởi lỗi chính tả và ngữ pháp. Vì vậy, hãy dành một phút để hiệu đính và kiểm tra chính tả trước khi gửi để bạn có thể bắt gặp bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào.
Đọc lại cho Tone
Nhưng bạn cũng nên thực sự đọc qua tin nhắn của mình với suy nghĩ về cách người nhận của bạn sẽ đọc nó. Đôi khi, giai điệu có thể bị mất trong email. Vì vậy, chỉ cần chắc chắn rằng nó đọc cách bạn dự định.
Tâm trí cách cư xử của bạn
Và tất nhiên, bạn nên bao gồm các chi tiết như xin vui lòng và cảm ơn bạn trong mỗi tin nhắn.
Giữ nó trang trọng hơn cho khách hàng / cấp trên
Có rất nhiều cấp độ khác nhau về hình thức khi nói đến email. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn xem xét mối quan hệ của bạn với mỗi người trước khi bạn quá thoải mái. Các chàng trai Hey Hey có thể là một lời chào thích hợp cho bạn bè của bạn. Nhưng khi giao dịch với khách hàng, có lẽ bạn muốn giữ nó chuyên nghiệp hơn một chút.
Sử dụng hình thức cho liên hệ mới
Tương tự như vậy, nó là một ý tưởng tốt để giữ mọi thứ khá trang trọng với những người bạn đã gửi email lần đầu tiên, cho đến khi bạn hiểu rõ về họ đủ để thay đổi nó.
Sử dụng lời chào được chấp nhận
Cụ thể hơn, bạn sẽ muốn xem xét lời chào bạn sử dụng cho mỗi người. Nói chung, bạn nên giữ cho Hey Hey, đối với những người bạn biết khá rõ. Tên Hello và tên đầy đủ thích hợp hơn cho khách hàng hoặc người liên hệ lần đầu.
Bám sát
Trong cơ thể thực tế của email của bạn, bạn sẽ muốn giữ nó càng ngắn càng tốt. Donith làm cho người nhận đọc một cuốn tiểu thuyết chỉ để tìm ra ý chính của bạn là gì.
$config[code] not foundTin nhắn chia tay dài
Nếu bạn có nhiều điểm để thực hiện, hãy chia văn bản với các đoạn khác nhau hoặc số chẵn để dễ đọc hơn.
Hãy rõ ràng với lời kêu gọi hành động của bạn
Bạn cũng nên xem xét những gì bạn muốn người nhận làm với thông điệp của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm họ để trả lời với một thông tin cụ thể, hãy nói với họ điều đó ngay ở cuối email của bạn.
Sử dụng cẩn thận với từ viết tắt và biệt ngữ
Nếu bạn đã bao gồm bất kỳ từ viết tắt hoặc biệt ngữ chuyên ngành nào trong email của bạn, hãy xem xét kiến thức của người nhận. Ví dụ, nếu bạn giao dịch với khách hàng trong các ngành khác nhau, bạn có thể muốn bao gồm một ít thông tin hơn so với đồng nghiệp của mình.
Xem xét kết thúc của bạn
Sau đó, ở cuối mỗi email, bạn sẽ muốn chọn ra một tuyên bố kết thúc phù hợp. Sử dụng một cái gì đó như là lời cảm ơn, tốt nhất, hay nhất, cho các email kinh doanh.
Bao gồm một khối chữ ký
Bạn cũng có thể bao gồm một khối chữ ký bao gồm một số thông tin khác ở cuối email của bạn. Bao gồm tên của bạn và một số thông tin liên lạc.
Ghi chú của bất kỳ tệp đính kèm
Nếu bạn đang đính kèm bất kỳ tài liệu nào vào email, hãy cho người nhận biết đó là gì để họ không phải mở nó để tìm hiểu.
Đừng quên đính kèm
Nó cũng khá phổ biến đối với mọi người khi nói họ đính kèm một cái gì đó và sau đó quên thực sự làm điều đó. Vì vậy, kiểm tra lại trước khi gửi.
Kiểm tra kích thước tệp
Nhưng hãy cẩn thận khi đính kèm các tập tin lớn. Chỉ làm như vậy khi thật cần thiết. Hoặc bạn có thể thử định cỡ lại ảnh hoặc chia nhỏ tệp thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý hơn.
Zip tập tin lớn
Khi bạn phải đính kèm các tệp lớn, hãy đặt chúng vào tệp.zip để giúp người nhận dễ dàng hơn.
Hỏi về những tập tin đính kèm đầu tiên
Nó cũng thực hành tốt để hỏi người nhận của bạn rằng nó có ổn không để gửi một tệp lớn trước đó. Và sau đó tìm ra khi nào sẽ là thời điểm tốt nhất để bạn gửi một tập tin như vậy.
Hỏi về các loại tệp
Ngoài ra, hãy kiểm tra và xem những chương trình mà người nhận của bạn có quyền truy cập để bạn có thể chắc chắn rằng họ sẽ có thể mở các tệp đính kèm mà bạn gửi.
Gửi tệp PDF khi có thể
Nhưng các tệp PDF rất đơn giản để xem trên mọi loại thiết bị. Vì vậy, nếu có thể, hãy gửi các tệp PDF thay vì các tệp yêu cầu một chương trình cụ thể.
Don Tập tin đính kèm mở từ những người mà bạn không biết
Ở phía bên kia của phương trình đó, khi bạn nhận được một tệp đính kèm trong một email mà bạn không mong đợi, hãy cẩn thận về việc mở nó. Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, hãy hỏi người gửi về tệp đính kèm trước khi thực sự mở nó.
Don Liên chia sẻ thông tin bí mật
Vì email rất dễ dàng để chuyển tiếp và chia sẻ hoặc vô tình gửi nhầm người, nên nó không phải là định dạng phù hợp để chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm hoặc bí mật nào.
Sử dụng thận trọng với sự hài hước
Bạn cũng có thể bị cám dỗ để thêm một chút vui vẻ hoặc hài hước vào email của bạn. Nhưng vì có thể khó giải mã giai điệu trong email, chỉ cần đảm bảo rằng nó rất rõ ràng hoặc giữ những câu chuyện cười cho những người mà bạn thực sự thoải mái.
Tránh xa các phông chữ ngớ ngẩn
Email cũng là nơi thích hợp để bạn thỏa sức sáng tạo với các yếu tố thiết kế. Dán với các phông chữ cổ điển và dễ đọc.
Dán với đen và trắng
Tương tự như vậy, tránh xa các màu phông chữ độc đáo và các mẫu nền. Đen trắng cổ điển là dễ đọc nhất.
Hạn chế sử dụng dấu chấm than
Dấu chấm than có thể giúp bạn truyền đạt cảm giác phấn khích hoặc nhấn mạnh. Nhưng don lồng sử dụng chúng quá mức hoặc tin nhắn của bạn đã thắng có vẻ chuyên nghiệp.
Sử dụng thận trọng với tất cả các mũ
Tất cả các mũ cũng có thể thêm một số điểm nhấn. Nhưng nó cũng có thể đi qua như la hét. Vì vậy, trừ khi nó thực sự cần thiết, hãy xem xét sử dụng chữ nghiêng hoặc một cái gì đó thay thế.
Chỉ sử dụng biểu tượng cảm xúc với một số người
Khi nói đến mặt cười và biểu tượng cảm xúc, hãy giữ những cuộc trò chuyện với bạn bè và đồng nghiệp thân thiết, những người mà bạn biết đã thắng giải thích sai hoặc xem họ là không chuyên nghiệp.
Xem xét các nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau
Đôi khi bạn cũng có thể tương ứng với những người từ các nền văn hóa hoặc nền tảng khác nhau. Vì vậy, hãy chắc chắn xem xét rằng khi đưa ra các câu trả lời của bạn để bạn không xúc phạm hoặc gây nhầm lẫn cho bất cứ ai.
Bước lại trước khi gửi tin nhắn cảm xúc
Nếu bạn từng thấy mình trong một tình huống phải gửi một email tức giận hoặc cảm xúc, hãy tạo ra thông điệp của bạn sau đó lùi lại một lúc để xóa đầu bạn. Sau đó xem lại tin nhắn sau để chắc chắn rằng nó thực sự là những gì bạn muốn nói.
Trả lời tin nhắn tình cờ
Trong trường hợp bạn nhận được một email mà bạn dành cho bạn, hãy trả lời người gửi để nhanh chóng cho họ biết.
Xác nhận đã nhận được tin nhắn mà bạn có thể nhận được ngay lập tức
Và nếu bạn nhận được một email có ý nghĩa với bạn nhưng không phải là thứ gì đó bạn có thể trả lời hoàn toàn ngay lập tức, hãy cho người gửi biết rằng bạn đã nhận được nó và khi nào bạn sẽ có thể nhận được nó.
Bắt đầu chuỗi email mới cho các đối tượng mới
Khi gửi email cho ai đó mà bạn tương ứng thường xuyên, việc giữ liên tục một chuỗi liên tục sẽ rất hấp dẫn. Nhưng điều này có thể gây khó khăn cho bạn để giữ cho cuộc trò chuyện của bạn được tổ chức. Vì vậy, bắt đầu một chuỗi mới cho mỗi đối tượng mới.
Chỉ chuyển tiếp tin nhắn khi cần thiết
Chuyển tiếp có thể là một tính năng hữu ích cho người dùng email. Nhưng nó cũng có thể được sử dụng quá mức. Vì vậy, trước khi bạn chuyển tiếp bất kỳ tin nhắn nào, chỉ cần đảm bảo rằng họ thực sự cần thiết để bạn không ném bom mọi người bằng email.
Thêm một tin nhắn cá nhân khi chuyển tiếp
Khi bạn thấy cần phải chuyển tiếp email, hãy thêm một tin nhắn cá nhân ở trên cùng để giải thích thay vì chỉ nhấn về phía trước và khiến người nhận đọc qua toàn bộ email mà không có ngữ cảnh.
Kiểm tra nội dung trước khi chuyển tiếp
Và nếu bạn đang chuyển tiếp một câu chuyện tin tức hoặc bất kỳ loại thông tin nào mà bạn có thể chứng nhận cá nhân, hãy thực hiện một số nghiên cứu nhanh để xác minh tính chính xác để bạn không lãng phí thời gian của mình với thông tin không chính xác.
Don Patrick Thêm người vào danh sách email Họ Didn Đăng ký cho
Nếu bạn có bất kỳ chuỗi hoặc danh sách email nhóm nào mà bạn gửi email thường xuyên, chỉ thêm người vào danh sách đó nếu họ đã cho phép bạn.
Hãy lịch sự yêu cầu xóa danh sách bạn đã đăng ký
Và nếu bạn đã từng thêm vào một danh sách mà bạn đã đăng ký, thì don rất ngại liên hệ với người gửi và lịch sự yêu cầu được gỡ bỏ.
Cung cấp cho mọi người đủ thời gian để trả lời trước khi gửi lời nhắc
Nếu bạn đã gửi một email và đã nhận được phản hồi, bạn có thể muốn gửi một lời nhắc nhanh chóng. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã cung cấp cho người đó một hoặc hai ngày để trả lời, tùy thuộc vào thời gian họ thường làm như vậy.
Kiểm tra hộp thư rác của bạn
Nó cũng là một ý tưởng tốt để kiểm tra thư mục rác hoặc thư rác của bạn trước khi gửi email nhắc nhở cho mọi người - chỉ trong trường hợp họ đã gửi nó.
Sử dụng tin nhắn đi khi đi nghỉ
Khi bạn đi nghỉ hoặc ra khỏi văn phòng trong hơn một hoặc hai ngày, hãy thiết lập một tin nhắn tự động trả lời hoặc đi để mọi người sẽ nhận được phản hồi nhanh khi họ gửi email cho bạn.
Hãy cho mọi người biết khi bạn trả lời
Trong thông báo đó, bao gồm ngày bạn sẽ quay lại văn phòng và khi bạn mong đợi có thể trả lại email để họ sẽ biết khi nào cần phản hồi.
Cung cấp cho họ một liên hệ khác cho các vấn đề khẩn cấp
Và chỉ trong trường hợp bất kỳ yêu cầu nào đặc biệt khẩn cấp, hãy bao gồm một liên hệ khác trong doanh nghiệp của bạn mà họ có thể liên lạc.
Thêm địa chỉ email lần cuối
Nếu bạn đang soạn thảo một email hoàn toàn mới, hãy bắt đầu với chủ đề và nội dung trước khi thêm địa chỉ email của người nhận. Điều này sẽ ngăn bạn vô tình gửi nó quá sớm.
Kiểm tra kỹ người nhận
Bạn cũng muốn chắc chắn rằng bạn đã gửi nó đến đúng người. Vì vậy, luôn luôn kiểm tra lại rằng trước khi bạn gửi.
Kiểm tra ba tên chính tả
Và quay lại và kiểm tra thêm một lần nữa rằng bạn đã đánh vần đúng tên người tên trong email của bạn. Bạn có thể rất cẩn thận trong trường hợp này.
Hãy chắc chắn rằng tên của bạn hiển thị chính xác
Bạn cũng nên đảm bảo rằng tên của chính bạn hiển thị chính xác trong chữ ký của bạn và trường người gửi.
Xóa nhanh nếu cần thiết
Một số ứng dụng email như Gmail có một tính năng cho phép bạn xóa email đã gửi nếu bạn làm như vậy ngay lập tức. Vì vậy, nếu bạn quên kiểm tra lại bất cứ điều gì, hãy nhanh chóng xóa email trước khi nó thực sự đến tay người nhận.
Email Ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Bài viết phổ biến 9 Bình luận
