Email có thể là một cách nhanh chóng và hiệu quả để giữ liên lạc với đồng nghiệp, nhưng việc sử dụng không chính xác không chỉ không chuyên nghiệp, nó có thể khiến bạn mất việc. Một vài lời khuyên có thể giúp bạn duy trì nghi thức email chuyên nghiệp.
Bắt đầu bằng cách gửi địa chỉ email đến người nhận bằng tiêu đề thích hợp, tức là thưa ông, bà, cô. Tiến sĩ, v.v … Thiếu hình thức là lỗi phổ biến nhất. Bất kể phương tiện giao tiếp, nghi thức nhất định là điều cần thiết. Nếu bạn sẽ đích thân nhận người nhận bằng tiêu đề chính thức của họ, hãy làm như vậy trong email của bạn.
$config[code] not foundNếu email đang được gửi tới nhiều người nhận, bạn có thể thay thế Nhân viên quý ông, quý bà, ngài, (Tên công ty), v.v.
Bỏ qua một dòng và nhập nội dung của bạn - tuyên bố thông tin mà bài viết đang giải quyết. Điều này không bao giờ nên chứa tiếng lóng, thô tục, khỏa thân, châm biếm, đùa cợt, xuống cấp của một cá nhân hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể được hiểu là xúc phạm đến bất cứ ai.
Giữ tin nhắn của bạn trực tiếp và đến điểm. Dựa trên sự thật, không phải cảm xúc.
Không bao giờ quên rằng email dễ dàng được chuyển tiếp. Ngay cả khi người nhận dự định không chuyển tiếp email, một số công ty giám sát thư tín email không biết đến người dùng máy tính. Ngoài ra, một khi một cái gì đó được in, cho dù bằng điện tử hay cách khác, nó có thể được tham chiếu trong một khoảng thời gian không xác định. Một người nhận thân thiện hôm nay có thể là một đối thủ vào ngày mai.
Bỏ qua một dòng và đóng với một chữ ký thích hợp. Điều này nên bao gồm tên đầy đủ của bạn, tên công ty, bộ phận nếu có, địa chỉ công ty và thông tin điện thoại liên hệ.
Thí dụ:
Trân trọng;
John Smith, Biên tập viên ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Điện thoại: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
Trong dòng chủ đề, hãy đặt tiêu đề email một cách thích hợp để dễ dàng xác định.
Luôn luôn kiểm tra chính tả! Lỗi chính tả phản ánh kém về tác giả.
Hiệu đính. Sau đó để nó ngồi trong 20 phút hoặc lâu nhất có thể và hiệu đính lại. Nếu một điểm hoặc vấn đề quan trọng đang được giải quyết, hãy có một bằng chứng cá nhân khác trước khi gửi cho người nhận.
Rất dễ nhấn nút gửi, nhưng kiểm soát sự thôi thúc vì một khi email được gửi, bạn không thể sửa lỗi.
Không sử dụng biểu tượng cảm xúc, dễ thương như chúng có vẻ.
Ngoài ra, tránh sử dụng quá nhiều màu sắc. Cố gắng giữ màu tối đa đến hai cho mỗi email.
Luôn tự BCC (Bản sao mù) để bạn có các bản sao thư từ ngay cả khi chương trình email của bạn tự động lưu các bản sao của email đã gửi.
Bạn sẽ sớm làm quen với hình thức. Người nhận sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn và bạn có thể giúp tránh những sai lầm có thể gây hại.
