Tất cả chúng ta đều có những ngày khó khăn trong công việc khi cố gắng hết sức, chúng ta có thể dường như kiểm tra một mục trong danh sách việc cần làm của chúng ta. Tất cả quá thường xuyên, đó là những nhiệm vụ công việc có vẻ đơn giản mà cuối cùng lại tốn thời gian nhất. Chuỗi email vô tận, chia sẻ tệp hoặc snafus cộng tác dự án, một trang web của công ty hoặc khách hàng không tải được trước khi chúng tôi biết điều đó, một nhiệm vụ nhỏ đã ăn hết cả buổi chiều của chúng tôi.
$config[code] not foundNăng suất là kết quả của kế hoạch thông minh. Nó tổ chức một phần tổ chức, ưu tiên một phần và - quan trọng nhất - loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc tốn thời gian thông qua các giải pháp nhanh chóng, đơn giản và giá cả phải chăng. Năm nay, quyết tâm loại bỏ ma sát không cần thiết khỏi các nhiệm vụ hàng ngày để tăng năng suất. Dưới đây là bốn năng suất phổ biến thất bại và bốn giải pháp đơn giản, giá cả phải chăng (hoặc miễn phí!).
Năng suất thất bại: Hợp tác nhóm và chia sẻ tệp
Giải pháp: chùng
Bạn đã bao giờ thử chia sẻ một tập tin với một đồng nghiệp nhưng gửi email một phiên bản lỗi thời? Ngay cả các tài liệu DropBox và Google cũng không có khả năng miễn dịch với snafu chia sẻ tệp. Năng suất làm việc của nhóm giảm mạnh khi đồng nghiệp của bạn có thể truy cập vào các thay đổi tệp mới nhất của bạn hoặc mọi người khác làm việc sai phiên bản. Từ Basecamp đến Redbooth, có rất nhiều công cụ cộng tác và quản lý dự án tuyệt vời có sẵn với chi phí thấp. Một trong những mục yêu thích mới của tôi là Slack. Slack mang tất cả thông tin liên lạc của nhóm vào một nơi với các tính năng nhắn tin, lưu trữ và tìm kiếm trong thời gian thực. Chia sẻ tệp là liền mạch trong ứng dụng, cho phép bạn sử dụng các dịch vụ như Google Drive, Dropbox hoặc Box để đồng bộ hóa và tìm kiếm ngay lập tức.
Năng suất thất bại: PDF tùy chỉnh
Giải pháp: Kem PDF Chia và Hợp nhất
Vấn đề công việc phổ biến này (tùy chỉnh hoặc chỉnh sửa các tệp PDF) là loại vấn đề mà hầu hết chúng ta không nghĩ đến cho đến khi nó đi từ một bất tiện nhỏ đến một nhu cầu cấp thiết. Thông thường, các tệp PDF không thể được chỉnh sửa với phiên bản đầy đủ của Adobe Acrobat DC. Vì vậy, khi một đối tác kinh doanh gửi cho bạn một bản PDF có thêm trang hoặc đặt hàng sai - và bạn cần nhanh chóng thêm nó vào đề xuất khách hàng hiện tại của doanh nghiệp do COB - bạn có thể thay đổi mà không cần sở hữu máy tính để bàn Adobe hoặc dịch vụ đăng ký hàng tháng. Có một số trình soạn thảo PDF của bên thứ ba chi phí thấp có sẵn trực tuyến, nhưng Icecream PDF Split and Merge là thứ tôi thích nhất. Kết hợp nhiều tệp thành một, loại bỏ một số trang nhất định, tách các tệp hiện có và nhanh chóng chỉnh sửa trình tự trang bằng công cụ dễ sử dụng này.
Năng suất thất bại: Quá nhiều tên miền trang web, không có máy chủ tập trung
Giải pháp: Hợp nhất thành một máy chủ duy nhất.
Giống như tạo các tệp PDF tùy chỉnh, đây là loại vấn đề năng suất mà hầu hết chúng ta không nghĩ đến cho đến khi nó là một vấn đề lớn. Sử dụng nhiều trang web lưu trữ có thể trở nên khá tốn kém, chưa kể khó hiểu nếu một trang web bạn quản lý bị sập. Nhà cung cấp nào bạn phải gọi? Hợp nhất tất cả các tên miền của bạn thành một máy chủ tập trung duy nhất. Tôi đã từ lâu là một fan hâm mộ của HostGator, một phần nhờ vào dịch vụ khách hàng tuyệt vời và dịch vụ lưu trữ WordPress được quản lý giá cả phải chăng. Đối với bạn bè của chúng tôi trên khắp ao, UK Smart Hosting đang nổi lên như một sự yêu thích của đám đông, nhờ không có hợp đồng hoặc phí thiết lập, hỗ trợ chuyên dụng 24/7 và không giới hạn lưu trữ cPanel.
Năng suất thất bại: Theo dõi thời gian tiêu thụ
Giải pháp: Toggl
Khi tung hứng nhiều dự án trong một buổi chiều, ưu tiên thời gian là chìa khóa. Tuy nhiên, tất cả đều quá dễ dàng để kết thúc việc dành hàng giờ cho một khách hàng có mức độ ưu tiên thấp hơn và sau đó kết thúc với những thứ lớn lao. Đó là lý do tại sao tôi thích Toggl để theo dõi thời gian và quản lý tốt hơn thời hạn tự áp đặt. Ngay cả khi bạn không cần theo dõi số giờ có thể tính hóa đơn, việc theo dõi lượng thời gian bạn dành cho một khách hàng cụ thể có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian làm việc của bạn trong một ngày nhất định. Nhờ tính năng theo dõi thời gian một lần nhấp chuột của Toggl, bạn không bao giờ mất một phút thời gian có thể theo dõi. Ngay cả khi bạn quên bật chương trình, chỉ cần nhập giờ của bạn sau khi thực tế. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng sắp xếp theo dự án hoặc thẻ và thêm các giá trị khác nhau vào giờ có thể thanh toán. Đối với các khách hàng yêu cầu số giờ có thể thanh toán, các báo cáo minh bạch là một điểm cộng rất lớn.
Dòng dưới cùng
Năng suất trong công việc không chỉ dừng lại ở việc tắt Facebook hay nghỉ email. Loại bỏ các nhiệm vụ nhỏ làm cạn kiệt năng lượng của bạn có thể giải phóng hàng giờ chưa kể trong ngày của bạn, chưa kể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và năng suất của nhóm.
Hình: IceCreamApps.com
3 Bình luận
