Email công việc ngoại giao rất đơn giản và lịch sự, và cố gắng đảm bảo rằng người nhận không hiểu sai hoặc hiểu sai thông tin. Khi viết một email ngoại giao, hãy sử dụng ngôn ngữ chính thức, chính xác và tránh những từ ngữ cảm xúc. Mục tiêu là sử dụng ngôn ngữ khéo léo - những từ chuyển tiếp rõ ràng những thông điệp quan trọng - mà không gây ra cảm giác xấu.
Đặt âm
Đặt âm báo bằng cách tập trung vào cách các ý tưởng, tin nhắn hoặc hướng dẫn của bạn sẽ giúp nhân viên của bạn. Công nhận bất kỳ cuộc đấu tranh nào liên quan đến công việc mà họ đang gặp phải, chẳng hạn như các sự cố kỹ thuật hoặc thất bại và hỏi - thay vì nhu cầu - khi có điều gì đó bạn muốn hoặc cần. Ví dụ: nếu bạn thêm nhiều nhân viên vào một dự án hiện có, hãy viết: "Tôi biết dự án này đã gây thêm căng thẳng cho nhóm của bạn, vì vậy tôi đã nhờ Jane Doe hỗ trợ chỉnh sửa bản sao. Bạn có thể cung cấp cho cô ấy một bản thảo thô trước cuối tuần? " Ngôn ngữ ngoại giao có giọng điệu lịch sự cố gắng giúp người nhận thoải mái.
$config[code] not foundGiữ nó chuyên nghiệp
Tránh các chủ đề cá nhân, bí mật hoặc nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin về lương, vấn đề nhân sự hoặc xung đột nội bộ, trong một email ngoại giao. Chỉ thảo luận về các vấn đề công cộng, gợi ý tạp chí Inc. Luôn luôn giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc bí mật trực tiếp hoặc qua điện thoại nếu không thể gặp mặt trực tiếp. Bạn không bao giờ biết khi nào một email có thể được chuyển qua văn phòng. Sử dụng lời chào và đóng cửa chuyên nghiệp, để người nhận biết rằng sự tương ứng có liên quan đến công việc, không mang tính chất cá nhân.Ví dụ: bắt đầu email bằng "Xin chào", "Lời chào" hoặc "Chào buổi sáng" - không phải "Hey", "Yo" hoặc "To peeps của tôi."
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingChọn từ của bạn một cách khôn ngoan
Tập trung vào các tuyên bố "Tôi", thay vì các tuyên bố "bạn", đặc biệt là khi bạn giải quyết các sai sót, sai sót hoặc chỉnh sửa trong email. Giải thích các tuyên bố của bạn, để người nhận có được sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu và ý định của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi email toàn công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng thời hạn, hãy viết: "Luôn luôn là mục tiêu của tôi để đáp ứng thời hạn để duy trì cơ sở hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ. Tính kịp thời và hiệu quả là hai ưu tiên hàng đầu của tôi, vì vậy xin vui lòng liên hệ với tôi nếu tình huống phát sinh có thể dẫn đến khó khăn thời hạn. "
Hãy trực tiếp và cụ thể
Hãy trung thực và trực tiếp với thư từ của bạn, vì vậy đồng nghiệp của bạn không phải đọc giữa các dòng hoặc đoán thứ hai những gì bạn đang cố gắng nói. Ngôn ngữ ngoại giao là khéo léo, súc tích và cho điểm. Xóa những từ, suy nghĩ hoặc ý tưởng dư thừa có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên của bạn hoặc làm hỏng email của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn giải quyết các vi phạm quy định về trang phục của nhân viên trong email gửi cho giáo viên, hãy viết, "Vui lòng xem lại các yêu cầu về trang phục trong sổ tay nhân viên. Không mặc quần short, áo tank top hoặc dép xỏ ngón trong giờ học." Địa chỉ email đến "tất cả nhân viên", vì vậy không ai được chọn ra.
