Nếu bạn đã hợp nhất doanh nghiệp của mình dưới dạng S Corporation hoặc C Corporation, hầu hết các tiểu bang đều yêu cầu bạn giữ hồ sơ cẩn thận về các hoạt động của công ty. Mỗi khi hội đồng quản trị của bạn họp, công ty của bạn cần lưu giữ hồ sơ trong hồ sơ cho các mục đích tuân thủ quy định.
Có một danh sách dài các giao dịch và nghị quyết có thể có mà bạn có thể cần phải ghi lại. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ:
$config[code] not found- Việc bổ nhiệm một sĩ quan mới.
- Sự từ chức của một giám đốc.
- Mua bảo hiểm.
- Bán cổ phiếu
- Có được một dòng thẻ tín dụng / thẻ tín dụng trong tên công ty.
Giữ hồ sơ có thể rất nhiều để giữ thẳng, đặc biệt là cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp thích hợp là điều cần thiết để giữ cho công ty của bạn luôn ở trạng thái tốt và duy trì lá chắn trách nhiệm cá nhân của bạn. Dưới đây là một số điều quan trọng bạn cần biết khi nói về việc giữ biên bản các cuộc họp của bạn.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp giữ một tài khoản chính thức về những gì đã được thực hiện hoặc nói về các cuộc họp chính thức, bao gồm mọi quyết định được thực hiện hoặc hành động được thực hiện.
Chúng được thực hiện trong một cuộc họp chính thức của hội đồng quản trị hoặc cổ đông của một tập đoàn, chẳng hạn như các cuộc họp ban đầu và hàng năm. Thông thường, biên bản cuộc họp được ghi lại bởi thư ký của tập đoàn (hoặc một cá nhân khác được chỉ định tại cuộc họp).
Những gì nên được bao gồm trong Biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp của bạn không cần bao gồm mọi chi tiết nhỏ. Bạn chỉ cần ghi lại thông tin chính và bất kỳ quyết định nào được thực hiện hoặc hành động được thực hiện. Nói chung, số phút của bạn phải đủ chi tiết để phục vụ như bộ nhớ tổ chức của bạn.
Các phút thông thường sẽ bao gồm:
- Thông tin cơ bản về cuộc họp: ngày, giờ, địa điểm.
- Ai tham dự, cùng với một lưu ý đặc biệt trong trường hợp người tham dự đến muộn hoặc rời sớm.
- Các mục chương trình nghị sự với một mô tả ngắn gọn của từng mục.
- Các hành động bỏ phiếu với một tài khoản chi tiết về cách mỗi cá nhân bỏ phiếu, cùng với bất kỳ sự kiêng cử nào.
- Thời gian khi cuộc họp bị hoãn lại.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần phải tạo ra vài phút từ đầu. Bạn có thể tìm thấy các mẫu miễn phí trực tuyến để phục vụ như một điểm khởi đầu. Chọn loại phút / tài liệu của bạn, điền vào chỗ trống và in ra, và bạn sẽ đáp ứng các nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ của bạn.
Ai là người bắt buộc phải giữ Biên bản cuộc họp?
Phần lớn các tiểu bang yêu cầu cả Tập đoàn S và Tập đoàn C phải ghi lại các quyết định kinh doanh chính và các cuộc họp lớn mà bạn tổ chức.
Hiện nay, các trạng thái sau đây đừng yêu cầu vài phút để được lưu giữ:
- Del biết
- Kansas
- Nevada
- Bắc Dakota
- Oklahoma
Ngoài ra, LLCs không bắt buộc phải giữ phút.
Tôi nên làm gì với những phút sau khi chúng được ghi lại?
Biên bản không cần phải nộp cho nhà nước, nhưng thay vào đó có thể được lưu giữ với các hồ sơ công ty khác của bạn, chẳng hạn như các bài viết về kết hợp, quy định và nghị quyết.
Giống như các tài liệu khác, bạn nên giữ vài phút trong tay ít nhất bảy năm. Các thành viên của tập đoàn, chẳng hạn như các cổ đông, cán bộ và giám đốc, có quyền xem xét biên bản cuộc họp khi có yêu cầu hợp lý của hồi giáo đối với tập đoàn.
Mặc dù bạn không cần phải nộp các tài liệu này cho nhà nước, nhưng chúng vẫn được coi là tài liệu quan trọng và rất cần thiết để bảo vệ tập đoàn của bạn, tình trạng tốt và tình trạng trách nhiệm hữu hạn của bạn.
16 Bình luận
