Trong bất kỳ tổ chức nào, thỉnh thoảng lãnh đạo cần đưa ra thông báo trên toàn công ty vì một số lý do. Đây có thể là bất cứ điều gì từ tin tức tốt về thành tích của nhân viên và công ty đến các cập nhật ít được hoan nghênh liên quan đến thay đổi chính sách, cắt giảm và thậm chí sa thải. Bất cứ khi nào tin tức cần được chia sẻ, các thông báo của tổ chức nên có giọng điệu phù hợp và chia sẻ tất cả các thông tin cần thiết trong một vài đoạn ngắn gọn.
$config[code] not foundĐịnh dạng Thông báo
Hầu hết các thông báo tổ chức được thực hiện ở định dạng ghi nhớ. Phần đầu của trang phải bao gồm một tiêu đề bao gồm một dòng To To (nghĩa là tất cả nhân viên, một bộ phận cụ thể, v.v.); một dòng sản phẩm của người Haiti; cuộc hẹn; và một dòng chủ đề. Những dòng này nên thẳng hàng với lề trái.
Thông báo sau đó phải theo định dạng khai báo, thảo luận và tóm tắt. Bắt đầu với một tuyên bố về chủ đề của thông báo, hoặc tại sao bạn viết. Thực hiện theo giải thích và chi tiết hơn, và kết thúc bằng một bản tóm tắt nhắc lại thông báo và các bước tiếp theo. Giọng điệu phải chuyên nghiệp và trực tiếp để đảm bảo rằng nhân viên hiểu được tin tức được chia sẻ.
Hãy rõ ràng, súc tích và cụ thể
Khía cạnh quan trọng nhất của một thông báo tổ chức là nó phục vụ một mục đích trực tiếp. Nói cách khác, khán giả nên biết chính xác thông báo liên quan đến điều gì và tại sao nó lại quan trọng. Hãy cụ thể trong dòng chủ đề của thông báo; ví dụ, Chào mừng bạn đến với John Smith, Nghiêng chứ không phải là Chào mừng nhân viên mới, Lễ kỷ niệm hay Lễ tưởng niệm Ngày nghỉ lễ Lịch chứ không phải là Quan sát ngày lễ.
Trong phần thân của thông báo, hãy bắt đầu bằng một lời giải thích ngắn về lý do tại sao bạn đưa ra thông báo, sau đó chia sẻ chi tiết cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang gửi một thông báo về việc cắt giảm chi phí, bạn có thể bắt đầu bằng một đoạn ngắn lưu ý các lý do cho việc thắt lưng buộc bụng và cách bạn đã đạt được những kết luận này. Một vài đoạn tiếp theo sẽ nêu chi tiết các biện pháp cắt giảm chi phí sẽ ảnh hưởng đến nhân viên, ví dụ, cắt giảm việc đi lại không cần thiết hoặc ăn trưa miễn phí vào thứ Sáu. Ở cuối trang, hãy chắc chắn hướng nhân viên đến nơi họ có thể đặt câu hỏi hoặc tìm hiểu thêm thông tin về thông báo.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingChỉ sự thật
Thông báo tổ chức chỉ là: thông báo. Do đó, họ nên duy trì khách quan, không suy đoán hay ý kiến. Bám sát các sự kiện và thông tin phù hợp với những gì mà người nói đang nói. Một cách tốt để làm điều này là sử dụng một cách tiếp cận ngược hình tam giác hoặc kiểu báo chí để đưa ra thông báo. Mở với thông tin quan trọng nhất trong đoạn đầu tiên, đề cập đến ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao của thông báo. Chẳng hạn, nếu bạn đang chào đón một nhân viên mới, hãy thông báo tên nhân viên, bộ phận của anh ta, nơi anh ta sẽ làm việc và mời nhân viên chào đón anh ta. Nếu bạn đang có một bữa ăn trưa chào mừng hoặc sự kiện khác, hãy bao gồm thông tin về sự kiện đó trong đoạn đầu tiên. Trong các phần sau, cung cấp thêm thông tin về nhân viên mới, bao gồm giáo dục và kinh nghiệm. Kết thúc bằng một lời nhắc lại về sự chào đón và hướng nhân viên đến nơi họ có thể tìm hiểu thêm thông tin nếu họ có thêm câu hỏi hoặc phải gửi RSVP cho lời mời.
