Mục tiêu vượt trội của người quản lý văn phòng là đảm bảo rằng chức năng quản trị của công ty sẽ phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, cho dù đó là một tổ chức phi lợi nhuận hay kinh doanh vì lợi nhuận. Trách nhiệm của bạn với tư cách là người quản lý văn phòng bao gồm giám sát các hoạt động của văn phòng, thiết kế và thực hiện các chính sách của công ty, chuẩn bị bảng lương, duy trì hồ sơ của công ty và khách hàng và nhân viên quản lý. Bạn cũng có thể được dự kiến sẽ tổ chức các hệ thống nộp đơn điện tử và giấy, giám sát hàng tồn kho và giúp duy trì ngân sách hàng năm. Quản lý văn phòng báo cáo cho quản lý cấp trên và thông báo cho họ về nhu cầu và mối quan tâm của văn phòng.
$config[code] not foundTruyền thông nhân viên
Một trong những mục tiêu chính của bạn là đảm bảo rằng nhân viên văn thư và hành chính theo kịp trách nhiệm công việc của họ. Đó là công việc của bạn để giám sát các nhiệm vụ hành chính hàng ngày, như lưu trữ hồ sơ, nộp đơn, giao dịch tài chính, hàng tồn kho và thư từ của khách hàng. Bạn phải liên lạc với nhân viên trong tất cả các bộ phận để đảm bảo mọi người đều ở cùng một trang liên quan đến mục tiêu, chính sách và ngân sách của công ty. Bạn cũng sẽ thông báo cho nhân viên về các thông báo của công ty, thay đổi chính sách, các cuộc họp của nhân viên, các biện pháp bảo mật sửa đổi và bảo trì hoặc sửa chữa văn phòng sắp tới.
Hoạt động văn phòng
Bạn cũng chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động văn phòng chạy trơn tru. Chào hỏi khách và hướng họ đến văn phòng hoặc phòng họp thích hợp để loại bỏ không gian làm việc tắc nghẽn. Giao tiếp với chủ nhà, các công ty tiện ích, dịch vụ điện thoại và nhà cung cấp Internet để đảm bảo tất cả các hệ thống thông tin hoạt động tốt. Bạn phải quản lý hàng tồn kho để đảm bảo đồ dùng văn phòng luôn có sẵn cho nhân viên. Bạn có thể kiểm tra thiết bị văn phòng và thực hiện bảo trì ánh sáng trên máy tính văn phòng, để chúng hoạt động hiệu quả. Mục tiêu chính là khắc phục sự cố hành chính, để nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ kịp thời.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingQuản lý tiền bạc
Là người quản lý văn phòng, mục tiêu chính của bạn là vượt trội trong quản lý tiền để đảm bảo công ty luôn ở trong giới hạn ngân sách. Bạn phải tham khảo ý kiến của lãnh đạo bộ phận để đảm bảo các đề xuất ngân sách được đáp ứng. Bạn có thể tạo các bảng tính tài chính phác thảo chi phí dự kiến cho vật tư, hợp đồng và thiết bị cho từng bộ phận. Chuẩn bị ngân sách tài chính hàng năm, cần thiết để trang trải chi phí văn phòng và các chi phí hoạt động khác, để quản lý cấp trên có thể đưa ra quyết định tài chính đáng tin cậy.
Bảo trì cơ sở
Bạn cũng sẽ được theo dõi chặt chẽ các cơ sở để đảm bảo chúng an toàn, an toàn, sạch sẽ và được bảo trì tốt. Bạn phải đảm bảo văn phòng có kế hoạch sơ tán chữa cháy được thành phố phê duyệt, đủ bình chữa cháy và bộ dụng cụ sơ cứu. Trách nhiệm của bạn là đảm bảo với nhân viên rằng không có rủi ro về sức khỏe, mối quan tâm về môi trường hoặc vấn đề an ninh trong không gian làm việc văn phòng. Bạn cũng phải lên lịch sửa chữa các thiết bị hỏng hóc, bao gồm cả hệ thống cơ và điện và máy tính, và thuê người dọn dẹp chuyên nghiệp để vệ sinh khu vực làm việc. Gửi kế hoạch sơ tán về hỏa hoạn, tài liệu nơi làm việc do nhà nước ban hành và chính sách của công ty tại các địa điểm có thể nhìn thấy trong văn phòng, để nhân viên được thông báo về các quy trình khẩn cấp và các quy định quan trọng.
