Trong thế giới kinh doanh, thư kinh doanh thông thường là một phần của các hoạt động giao tiếp thiết yếu giữa các công ty, khách hàng và nhà cung cấp. Một lá thư kinh doanh được sử dụng như một phương tiện cung cấp thông tin quan trọng cho người nhận về bất kỳ thay đổi, cập nhật hoặc tin tức nào mà một tổ chức phải chia sẻ. Thư kinh doanh là tài liệu chính thức và, như vậy, phải được viết bằng một giọng điệu chuyên nghiệp. Các tiêu chuẩn định dạng cũng được áp dụng để đảm bảo rằng các thư kinh doanh có tính nhất quán và vẻ ngoài chuyên nghiệp.
$config[code] not foundMở ứng dụng viết của bạn trên máy tính của bạn. Thư kinh doanh thường xuyên phải được gõ, không được viết tay. Tạo một tài liệu trống và lưu nó vào các tập tin máy tính của bạn.
Khoảng trống xuống khoảng sáu khoảng cách từ đầu trang. Bạn muốn rời khỏi phòng ở đầu thư của bạn cho tiêu đề thư của công ty bạn, đó sẽ là những gì lá thư được in trên đó. Nhập ngày ở phía bên trái của trang. Viết ngày ra, chẳng hạn như "ngày 16 tháng 9 năm 2011", thay vì "ngày 16/9/11".
Di chuyển xuống hai không gian từ ngày. Nhập tên của người nhận, theo sau là tiêu đề chuyên nghiệp của anh ta. Chẳng hạn, nếu bạn đang gửi thư cho CEO của một công ty, bạn sẽ viết "John Smith, CEO". Bỏ qua một dòng và viết tên của tổ chức của người nhận. Bỏ qua một dòng khác và bao gồm địa chỉ đầy đủ nơi thư đang được gửi đến.
Nhập lời chào của bạn hai khoảng trắng từ địa chỉ bên trong. Đối với một lá thư kinh doanh thông thường, một lời chào thích hợp là "Kính gửi ông Smith" theo sau là dấu hai chấm.Bạn phải luôn bao gồm một tiêu đề cá nhân, chẳng hạn như "Tiến sĩ", "Bà" và "Ông", trừ khi bạn không biết giới tính của người nhận. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy giữ cho nó trung lập bằng cách loại bỏ tiêu đề cá nhân và sử dụng tên đầy đủ trong lời chào, vì vậy nó sẽ là "Chris Smith thân mến."
Bỏ qua một dòng và bắt đầu cơ thể của bức thư của bạn. Định dạng phần thân với phần bên trái, cài đặt khối sao cho đoạn văn của bạn trông gọn gàng. Nhập nội dung thư của bạn một cách súc tích và chuyên nghiệp. Điểm chính của bạn nên được nêu ngay từ đầu. Bạn có thể viết, "Bức thư này là để đáp lại sự hợp nhất giữa …" Tránh thêm lông tơ và chất độn vào thân thư. Người nhận chỉ muốn đọc những gì họ cần biết.
Để lại một dòng trống giữa các đoạn nếu nội dung thư của bạn dài hơn một đoạn.
Đóng thư kinh doanh bằng cách nói "Cảm ơn", "Thân ái" hoặc "Trân trọng". Việc đóng sẽ đi một khoảng sau dòng cuối cùng trong đoạn cơ thể của bạn. Bỏ qua bốn dòng và gõ tên của bạn. Không gian trống sẽ được sử dụng cho chữ ký ướt của bạn sau khi chữ được in.
Liệt kê bất kỳ thùng hàng mà bạn đang đính kèm. Bỏ qua một dòng sau tên đã gõ của bạn và viết Enclosures, theo sau là dấu hai chấm và sau đó là tên của (các) tài liệu bạn đang gửi cùng với thư.
