Khi người quản lý giao nhiệm vụ cho người khác, thường là để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và tăng cường các nhóm làm việc. Tuy nhiên, bất kỳ nhà quản lý giỏi nào cũng biết rằng chiến lược này có nhược điểm cũng như ưu điểm của nó. Điều quan trọng là phải biết những gì để giao phó, chọn ai và làm thế nào để theo dõi tiến trình. Khi các nhà quản lý nhận thức được cách ủy thác hiệu quả, họ có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào hiệu suất chung của công ty hoặc nhóm.
$config[code] not foundMất kiểm soát đối với các nhiệm vụ quan trọng
Một nhược điểm của việc ủy thác cho nhân viên là từ bỏ quyền kiểm soát các nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trực tiếp của bạn. Mặc dù có nhiều trách nhiệm phù hợp để chia sẻ, nhưng có những trách nhiệm khác mà công ty mong muốn bạn một mình đảm nhận. Ví dụ bao gồm thực hiện đánh giá hiệu suất và tiền lương cũng như đào tạo, khiển trách và chấm dứt nhân viên. Ngoài ra, khi bạn ủy thác các nhiệm vụ phải làm với các lĩnh vực rất nhạy cảm - như tái cấu trúc công ty - bạn có nguy cơ bị cấp trên nghi ngờ về phán đoán của mình và khiến nhân viên bị ảnh hưởng quá mức. Trước khi bạn ủy thác một mục, hãy quyết định xem nó có phải là thứ gì đó bạn nên hoàn thành để đảm bảo nó được thực hiện chính xác không.
Đường dây thẩm quyền không rõ ràng
Lý tưởng nhất, ủy thác liên quan đến việc phân tích công việc trong tay và sau đó xác định nơi nhân viên có thể và không thể tự đưa ra quyết định. Chẳng hạn, với tư cách là người quản lý quá mức, bạn có thể xác định một nhân viên là người "đi đến" để quản lý việc hoàn thành dự án viết tài trợ. Bạn xem xét một phác thảo với anh ta về thời hạn, vai trò và trách nhiệm nội bộ, sau đó tin tưởng anh ta để phối hợp các bộ phận chuyển động. Ông đảm bảo với bạn rằng lịch trình sẽ đi đúng hướng. Tuy nhiên, anh liên tục được các đồng nghiệp tiếp cận với những câu hỏi về ngân sách tài trợ được đề xuất. Bởi vì bạn đã không hướng dẫn anh ấy rằng các đồng nghiệp của anh ấy nên tiếp cận bạn bằng các câu hỏi, anh ấy đã vô tình vượt qua giới hạn của mình và cung cấp thông tin sai cho đồng nghiệp của anh ấy. Để ngăn chặn những hiểu lầm này, điều quan trọng là bạn phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng về người nên được ủy quyền để đưa ra quyết định nhất định.
Kết quả chất lượng không đầy đủ hoặc thấp hơn
Khi các nhà quản lý ủy thác công việc, họ thường cố gắng xác định cấp dưới mang thái độ và kỹ năng tốt nhất để đảm bảo công việc được hoàn thành. Các nhà quản lý cũng cố gắng cân bằng mọi thứ bằng cách đánh vần những gì cần phải làm và làm thế nào để làm điều đó. Nhưng ngay cả với những kế hoạch được đặt ra tốt nhất, bạn luôn phải đối mặt với viễn cảnh rằng công việc sẽ không được thực hiện đúng hoặc đúng hạn. Một nhân viên có thể đáp ứng thời hạn của bạn nhưng một số khía cạnh trong công việc của cô ấy không đáp ứng được kỳ vọng chất lượng. Hoặc, cô ấy có thể đáp ứng mong đợi chất lượng nhưng vẫn không hoàn thành đúng hạn. Điều này luôn có rủi ro khi bạn giao phó công việc cho những người chưa được đào tạo chính thức về cách quản lý các dự án công việc hoặc không có kinh nghiệm hàng ngày mà người quản lý mang lại cho công việc. Cách tốt nhất để tránh kết quả tiêu cực là thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Ít thời gian hơn cho công việc của chính bạn
Các nhà quản lý ủy thác thường làm chậm tiến độ của chính họ để chia sẻ trách nhiệm. Đầu tiên, họ phân tích các nhiệm vụ và quyết định ai sẽ đảm nhận chúng. Họ cũng phải dành thời gian để xác định cách tốt nhất để hoàn thành mục tiêu. Sau đó, họ gặp gỡ nhân viên để giải thích công việc và chỉ định các giao thức. Trong một số trường hợp họ cũng phải cung cấp đào tạo. Cuối cùng, họ theo dõi tiến trình trên đường đi và đánh giá kết quả. Do những yêu cầu này về thời gian của bạn, bạn nên ủy thác không quá một vài mục tại một thời điểm. Bạn cũng nên tự mình che một món đồ nếu nó đơn giản hoặc nhanh hơn để bạn xử lý nó đơn giản hơn là huấn luyện người khác làm nó.
