Cách sử dụng thiết bị văn phòng

Vì vậy, bạn đã đảm bảo một vị trí làm việc trong một văn phòng, có thể là một trợ lý hành chính hoặc thư ký. Bây giờ bạn cần học cách sử dụng thiết bị phù hợp trong văn phòng của mình, vì công việc của bạn sẽ đòi hỏi phải sử dụng máy tính, gửi fax, sao chụp và nhiều hơn nữa. Với việc xử lý thích hợp, các thiết bị trong văn phòng của bạn sẽ tồn tại vài năm và thực sự sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Bạn càng biết cách sử dụng thiết bị, bạn càng có thể làm tốt công việc của mình.

$config[code] not found

Sử dụng máy photocopy

Đọc hướng dẫn sử dụng được cung cấp cho máy photocopy. Xác định vị trí công tắc nguồn và bật máy. Để đủ thời gian cho máy nóng lên; máy cũ có thể mất nhiều thời gian hơn các mẫu mới hơn.

Nhấc nắp và đặt tài liệu bạn muốn sao chép xuống trên mặt kính. Hãy cẩn thận để đặt nó đúng cách; hầu hết các máy photocopy có dấu hiệu cho thấy nơi đặt tài liệu. Hạ nắp và sử dụng bảng điều khiển, chọn số lượng bản sao bạn muốn tạo. Đẩy ra bắt đầu và các bản sao sẽ bắt đầu.

Sử dụng nguồn cấp dữ liệu tự động trên máy photocopy của bạn để sao chép tài liệu dài vài trang. Theo hướng dẫn bên cạnh nguồn cấp dữ liệu, định vị chồng tài liệu của bạn; nhiều máy photocopy tự động nạp tài liệu lên. Xem máy photocopy của bạn có các tùy chọn để tự động đối chiếu và ghim tài liệu của bạn không - hầu hết các kiểu máy mới hơn đều có. Chọn các tùy chọn này trên màn hình kỹ thuật số, bấm "bắt đầu" và chồng tài liệu của bạn sẽ được sao chụp, đối chiếu và ghim lại cho bạn.

Sử dụng máy fax

Đọc hướng dẫn của nhà sản xuất.Kiểm tra xem máy fax đã được cắm vào nguồn điện và giắc cắm điện thoại trước khi bật chưa. Lấy số fax cho đích đến của fax bạn đang gửi. Sắp xếp các tài liệu bạn đang gửi theo thứ tự.

Điền vào một tấm bìa cho fax của bạn; thư này sẽ chứa tên và số fax của người nhận, tên của sếp hoặc văn phòng của bạn, số fax cho văn phòng của bạn, một tin nhắn ngắn cho người nhận và số trang, bao gồm cả trang bìa.

Đặt các tài liệu ngửa lên trong khay nạp. Quay số fax của người nhận. Nhấn "gửi" hoặc "fax" để gửi tài liệu, tùy thuộc vào máy bạn đang sử dụng.

Đảm bảo rằng có nhiều mực trong hộp mực máy của bạn và có nhiều giấy, do đó bạn có thể nhận được fax một cách trơn tru. Đợi điện thoại reo, nhưng không trả lời; điều này cho biết fax đang đến. Nghe âm báo "bắt tay" cho bạn biết máy fax của người gửi và máy fax của bạn đang liên lạc. Xem máy fax của bạn bắt đầu in và đợi cho đến khi toàn bộ tài liệu đi qua.

Kiểm tra số lượng trang bạn nhận được so với số lượng được đưa ra trên trang bìa để chắc chắn rằng toàn bộ bản fax đã đi qua. Liên hệ với người gửi để xác nhận nhận tài liệu này.