Một trong những thách thức lớn nhất mà nhiều công ty gặp phải khi cố gắng tuân thủ các quy định nhất định của chính phủ là triển khai đúng phần mềm theo dõi thời gian. Với vô số lựa chọn, bao gồm cả công nghệ thấp và công nghệ cao, việc xác định đúng phần mềm, phương pháp phù hợp và thực tiễn tốt nhất để triển khai toàn công ty là một thách thức.
Dưới đây, hãy xem một số thực tiễn tốt nhất về bảng thời gian bao gồm một số thực tiễn cơ bản và quan trọng nhất để tìm phần mềm theo dõi thời gian phù hợp cho tổ chức của bạn.
$config[code] not foundThực hiện theo dõi thời gian từ đầu, xuống
Không có gì có thể làm mất tinh thần nhân viên hơn là cảm thấy rằng có một tiêu chuẩn kép, đặc biệt là khi theo dõi thời gian của họ. Khi sếp không chỉ thúc đẩy theo dõi thời gian mà còn sử dụng nó, điều này giúp nhấn mạnh cho nhân viên tầm quan trọng của việc theo dõi thời gian đối với mọi người liên quan.
Có nhiều cách sáng tạo để giữ cho toàn bộ tổ chức có trách nhiệm. Cơ quan quảng cáo Colle + McVoy không chỉ triển khai hệ thống bảng chấm công mà còn là giải pháp phần mềm cho phép tủ lạnh bia toàn công ty mở cửa vào thứ Sáu hàng tuần, miễn là tất cả bảng chấm công của nhân viên đều được gửi đúng hạn.
Theo Adweek:
Cúc Colle + McVoy đã chế tạo ra một cỗ máy kỳ diệu có tên TapServer - một hệ thống triển khai bia đa năng của Vương, sử dụng phần mềm RFID và phần mềm tùy chỉnh để xác minh xem bạn đã ngừng là một kẻ lười biếng, hoàn thành bảng chấm công của mình và kiếm được số tiền miễn phí.
Đặc biệt với thứ gì đó có khả năng không phổ biến như theo dõi thời gian, biết rằng ông chủ coi trọng nó đủ để tự làm và áp dụng các quy tắc tương tự toàn công ty có thể là động lực mạnh mẽ để mọi người khác thực hiện phần của họ.
Cung cấp các khóa đào tạo cần thiết
Truyền thông là tất cả. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những gì liên quan đến việc theo dõi thời gian chính xác có thể thay đổi cách nhân viên của bạn phản ứng với các chính sách bảng chấm công mới của bạn bằng những bước nhảy vọt. Mặc dù có ý định tốt với nhân viên, nhưng nếu họ không hiểu những gì liên quan, điều đó có thể dẫn đến sai sót và thiếu thông tin trên bảng chấm công.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty làm việc với các cơ quan chính phủ, có loại nhân viên làm việc theo giờ hoặc theo lương hoặc bất kỳ tổ chức nào khác có yêu cầu theo dõi thời gian nghiêm ngặt. Đào tạo phù hợp thường có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa tuân thủ còn lại và mất một hợp đồng có giá trị hoàn toàn.
Tự động hóa toàn bộ quá trình
DCAA News là một tổ chức cung cấp thông tin cho các nhà thầu muốn trở thành hợp đồng chính phủ an toàn và tuân thủ DCAA. Vì việc duy trì tuân thủ DCAA đòi hỏi phải theo dõi thời gian chính xác, nên nó đáng chú ý là một trong những khuyến nghị mà DCAA News đưa ra:
Tiết kiệm Bỏ qua bất kỳ hình thức kế toán thủ công; làm cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng với một hệ thống phần mềm tự động tuân thủ DCAA. Các gói phần mềm này có thể thông báo những dữ liệu nào cần được theo dõi, có thể tự động hóa phê duyệt, có thể cho phép nhân viên đồng hồ vào hoặc ra từ bất cứ đâu, tạo hóa đơn, cho phép tải xuống QuickBooks, theo dõi thời gian, có thể tạo báo cáo ad hoc cực kỳ chi tiết, cung cấp mật khẩu bảo vệ và như vậy. Các gói phần mềm này có thể cho phép người quản lý quản lý các nhiệm vụ hữu hình hơn đồng thời có thể xem dữ liệu bảng chấm công chính xác.
Không chỉ tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn giữ cho bạn tuân thủ chính phủ, mà còn giúp ồ ạt giúp bảo mật dữ liệu của công ty bạn. Theo một nghiên cứu từ IBM, thì 95% tất cả các sự cố bảo mật liên quan đến lỗi của con người. cực kỳ cao.
Tự động hóa các quy trình của bạn sẽ không chỉ giảm thiểu rủi ro dữ liệu đó mà còn giúp bạn tuân thủ và miễn là bạn đào tạo nhân viên của mình theo các hệ thống mới này, tổ chức của bạn sẽ có thể tận dụng tối đa hệ thống bảng chấm công của bạn.
Chuyển đến nhân viên hàng giờ
Mặc dù nhân viên được trả lương có thể nghe có vẻ tốt về mặt lý thuyết, nhưng trên thực tế, sự sắp xếp hiếm khi có hiệu quả đối với người sử dụng lao động hoặc nhân viên. Nó rất dễ dàng để một nhân viên tận dụng mức lương không theo kết quả, trong khi nhiều người sử dụng lao động cố gắng kiếm được nhiều hơn số tiền mà họ kiếm được từ nhân viên. Kết quả thường là một cuộc đấu tranh giằng co trong đó năng suất là thương vong cuối cùng.
Tháng Tư Dykman, viết cho Làm giàu Từ từ mô tả một số thách thức sau:
Ở một công việc khác, tôi được thông báo rằng được trả lương có nghĩa là 'nếu chúng tôi đóng cửa văn phòng sớm, bạn vẫn sẽ được trả tiền.' Nhưng chúng tôi đóng cửa văn phòng có thể hai hoặc ba buổi chiều trong năm, và có rất nhiều, nhiều sự kiện đòi hỏi 8+ giờ ngày. Có lần tôi tổ chức một ngày 22 giờ cho một sự kiện đặc biệt lớn.
Một giải pháp tốt hơn nhiều là chuyển tất cả nhân viên sang trả lương theo giờ, trong đó mỗi bên hiểu rõ những gì mà Vạn dự kiến và ở đó, ít có chỗ cho người này tận dụng lợi thế của người kia.
Ghi lại thời gian của bạn hàng ngày
Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều người mắc phải là ghi lại bảng chấm công vào cuối tuần. Nhiều người trong chúng ta khó có thể nhớ những gì chúng ta đã có cho bữa sáng ngày hôm qua, hãy để một mình nhớ và tái tạo lại toàn bộ ngày làm việc sau khi thực tế. Để duy trì hồ sơ tốt và thực hành tốt nhất, hãy đảm bảo mọi người trong công ty đều ghi lại bảng chấm công của họ ít nhất một lần mỗi ngày.
Ngược lại, để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho điều đó, hãy đảm bảo rằng quá trình ghi lại bảng thời gian không quá phức tạp đến nỗi nó Lôi một công việc lớn để làm như vậy. Ghi lại bảng chấm công sẽ mất không quá vài phút mỗi ngày.
Mặc dù chắc chắn không đầy đủ, những bảng thực hành tốt nhất này là một trong những điều quan trọng nhất, và đáng buồn, bị bỏ qua.
Nếu tổ chức của bạn có thể thực hiện những điều này trong khi hệ thống bảng chấm công đang được triển khai và có thể tiếp tục liên lạc rõ ràng và hiệu quả với nhân viên của bạn - công ty của bạn sẽ hoạt động tốt hơn cho nó.
Ảnh đồng hồ bấm giờ qua Shutterstock
7 Bình luận
