Ngày của trợ lý hành chính chứa đầy nhiều nhiệm vụ bao gồm lập lịch, gửi email và quản lý dự án. Ngoài ra, đôi khi cần phải nhắn tin cho sếp của bạn khi cô ấy không có mặt. Một tin nhắn không rõ ràng, được viết kém có thể làm sếp của bạn thất vọng. Nếu bạn muốn gây ấn tượng với cô ấy, hãy cung cấp một thông điệp chi tiết tóm tắt bản chất của cuộc gọi và phản hồi được yêu cầu. Ngay cả khi bạn không phải là trợ lý hành chính, đôi khi bạn có thể phải nhận tin nhắn cho một ông chủ không có mặt.
$config[code] not foundTrong khi trên điện thoại
Hỏi người gọi nếu anh ta muốn để lại tin nhắn. Nếu câu trả lời là "không", hãy dành một chút thời gian để khuyến khích một tin nhắn. Nói với anh ấy rằng sếp của bạn sẽ có mặt trong các cuộc họp cả ngày, vì vậy gọi lại có thể không phải là lựa chọn tốt nhất.
Yêu cầu người gọi đưa ra một thông điệp chi tiết. Một số người gọi sẽ trả lời: "Chỉ cần cô ấy gọi lại cho tôi." Thật không may, sếp của bạn có thể không hài lòng với một tin nhắn mơ hồ như vậy. Trong trường hợp này, hãy trả lời, "Chắc chắn rồi. Tôi có thể nói gì với cô ấy về việc này?"
Yêu cầu tên đầy đủ từ người gọi. Tên đầu tiên có thể gây nhầm lẫn cho ông chủ của bạn. Đơn giản chỉ cần hỏi, "Tôi có thể có tên đầy đủ của bạn?" khi gỡ xuống tin nhắn.
Hỏi số điện thoại của người gọi. Mặc dù điều này có vẻ rõ ràng, thật dễ dàng để quên số khi tập trung vào các khía cạnh khác của cuộc gọi. Nếu người gọi muốn được liên lạc qua email, hãy viết nó xuống.
Viết tất cả thông tin này lên giấy phế liệu khi bạn đặt câu hỏi. Viết ngày và thời gian của cuộc gọi là tốt.
Chuyển tin nhắn
Sắp xếp ghi chú của bạn cho cuộc gọi trên một tờ giấy nhỏ. Mỗi tin nhắn chỉ nên điền vào một mảnh giấy. Tránh viết nhiều hơn một tin nhắn trên mỗi phiếu.
Viết ngày và giờ của cuộc gọi, theo sau là tên và họ của người gọi ở đầu tờ giấy. Nếu cô ấy cũng đưa vị trí hoặc mối quan hệ của mình cho sếp của bạn, chẳng hạn như một kế toán viên hoặc nhà cung cấp, hãy viết điều này ở đây là tốt.
Tóm tắt mục đích của cuộc gọi trong một câu ngắn. Viết cái này bên dưới tên của người gọi. Hãy ngắn gọn và cụ thể để sếp của bạn không phải tự hỏi điều này là gì.
Viết số điện thoại của người gọi ở cuối tin nhắn.
Viết "KHẨN" bằng chữ in hoa ở góc trên bên phải của ghi chú nếu cuộc gọi rất quan trọng. Hầu hết các tin nhắn điện thoại sẽ không thuộc danh mục này. Tin nhắn khẩn cấp đề cập đến các trường hợp khẩn cấp gia đình hoặc các vấn đề kinh doanh có thể có ảnh hưởng lớn đến công ty.
Chuyển tin nhắn cho sếp của bạn ngay khi có sẵn. Khi bạn đưa cho anh ấy từng tin nhắn, đọc to nó. Bằng cách này, không có cơ hội anh ấy sẽ bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng.
tiền boa
Biết khi nào nên lên tiếng. Nếu một tin nhắn thực sự là một trường hợp khẩn cấp, đặc biệt là với gia đình của ông chủ, hãy ngắt lời cô ấy và nói với cô ấy về người gọi ngay lập tức. Một số điều trong cuộc sống quan trọng hơn một cuộc họp kinh doanh.
