Các cuộc họp kinh doanh qua hội nghị âm thanh và video đã trở thành một phần và phân chia của bất kỳ tổ chức nào. Đã qua rồi cái thời chỉ có những gã khổng lồ CNTT dùng để mua phần mềm cộng tác trực tuyến để tiến hành các cuộc họp kinh doanh qua Internet.
Ngày nay, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng nhận ra lợi ích của việc sử dụng các công cụ cộng tác cho hội nghị Web.
Kết quả là cái chết chậm chạp của các cuộc gặp mặt trực tiếp, mà chúng ta đã thấy bằng chứng của khoảng bốn năm trước.
$config[code] not found- Cisco Systems đã hủy khóa đào tạo bán hàng vào năm 2009.
- Apple đã rút khỏi Macworlds tương lai của mình.
- Nhiều công ty thậm chí đã giảm sức mạnh nhóm của họ trong bộ phận tổ chức sự kiện và theo sau là sự gia tăng mạnh mẽ trong các cuộc họp ảo.
Với việc áp dụng các công cụ và phần mềm họp trực tuyến, bạn có thể tiết kiệm 50-80 phần trăm chi phí, chi phí khác cho phòng khách sạn, cho thuê, vận chuyển, đóng gói và hiển thị tiếp thị. Lưu trữ các sự kiện ảo có thể khiến bạn mất tới 10 đô la mỗi ngày so với khoản đầu tư từ 200 đến 1.000 đô la cho một sự kiện thực tế.
Điều này có nghĩa là bạn nhận được tương tự cho ít hơn.
Tuy nhiên, chỉ cần có một công cụ hội nghị Web không đảm bảo thành công trong việc tiến hành các cuộc họp trực tuyến.
Có hai cách để xem xét nó.
- Đầu tiên, công cụ họp trực tuyến của bạn phải được ban phước với tất cả các tính năng hấp dẫn và cần thiết cho hội nghị âm thanh và video mượt mà.
- Thứ hai, nội dung thuyết trình phải đủ hấp dẫn để tiếp tục một phiên tương tác.
Bạn cần có nền tảng phù hợp để tổ chức các cuộc họp trực tuyến với tất cả các tính năng cộng tác có thể xảy ra cũng như áp dụng các chiến lược trình bày nội dung có cấu trúc tốt để giữ mọi người trong một khoảng thời gian dài hơn.
Trừ khi cả hai khía cạnh này được chăm sóc tốt, các cuộc họp ảo không thể thành công. Dưới đây, một danh sách các mẹo hội thảo trên web mà bạn cũng có thể thấy hữu ích.
Cách quản lý cả hai yêu cầu
Chiến thắng các doanh nghiệp trong các cuộc họp trực tuyến là tất cả về cách bạn thực hiện giao tiếp dễ dàng và suôn sẻ hơn giữa khách hàng và đồng nghiệp.
Chỉ cần giúp họ hợp tác liền mạch trên tất cả mọi thứ họ muốn đề xuất, thảo luận, xem xét hoặc đạt được một cách thoải mái trong văn phòng của chính họ hoặc thậm chí là nhà. Và, bạn đang ở nhà.
Do thực tế là bản chất của sự tham gia và tương tác trong các cuộc họp trực tuyến hoàn toàn phụ thuộc vào chiến lược thuyết trình, kỳ vọng kinh doanh và trọng tâm nội dung giữa các cá nhân tham gia, tùy thuộc vào cách họ có thể sử dụng tốt nhất các công cụ và tài nguyên có sẵn.
Nội dung càng cụ thể, được tóm tắt và dựa trên hành động mà bạn trình bày trong một cuộc họp, bạn càng có thể hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của mọi người và do đó, đóng các giao dịch nhanh chóng.
Bây giờ đến với yêu cầu chính, đó là chọn đúng công cụ. Bạn không thể thỏa hiệp với bất kỳ tính năng cao cấp nào mà các nhà cung cấp hàng đầu có thể cung cấp cho bạn. Trên thực tế, không thiếu các công cụ hội nghị Web tốt trên thị trường.
Điều quan trọng tiếp theo trong danh sách kiểm tra của bạn là bạn đánh giá tốt hơn một công cụ họp trực tuyến như thế nào và chọn một công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Mặc dù nhiều người trong chúng ta nhận thức được sự nghiêm túc của việc tiến hành các cuộc họp qua VoIP và điện thoại, có nhiều cách tốt hơn để tối ưu hóa việc sử dụng chúng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét tất cả 5 khả năng đó.
Tạo sự hợp tác đơn giản hơn, có thể đạt được và thú vị mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm họp trực tuyến của bạn nên có tất cả:
- Khả năng tương thích hoàn toàn với tất cả các trình duyệt phổ biến như Chrome, Firefox và Safari mà người tham gia sử dụng để không ai cảm thấy bị cô lập
- Hỗ trợ lưu trữ các bài thuyết trình tương tác, trình diễn sản phẩm và đánh giá sản phẩm hoặc thậm chí xem xét các hợp đồng kinh doanh cùng nhau, tất cả đều thuận tiện cho khách hàng của bạn
- Khả năng ghi lại, lưu trữ, cũng như tái sử dụng kết quả cuộc họp nội bộ giữa các nhóm và tổ chức để phân tích khách hàng Yêu cầu và phản hồi tốt hơn
- Cách thông minh hơn để tải lên phương tiện của riêng bạn hoặc thêm hình ảnh vào bảng trắng của bạn từ Flickr, để bạn có thể nhanh chóng chia sẻ nội dung đa phương tiện với người tham gia dưới dạng tài liệu tham khảo, ngay cả khi cuộc họp đang diễn ra
- Hỗ trợ quản lý tất cả các loại tương tác (hiện tại, chia sẻ, thảo luận, chỉnh sửa và động não) theo thời gian thực và tự nhiên, cũng như sự linh hoạt để phân tích bảng trắng sau này để có triển vọng chi tiết.
Làm cho phòng họp trông hoành tráng và đắt đỏ
Vâng, nhìn và cảm nhận vấn đề rất nhiều.
Bạn càng làm cho phòng họp và phòng chờ của bạn trở nên thú vị và hấp dẫn cho khách hàng, ấn tượng tốt hơn cho thương hiệu của bạn.
Thêm logo công ty, sử dụng màu sắc thương hiệu và biểu ngữ hấp dẫn cho thông báo, có thể khiến khách hàng của bạn nghĩ rằng bạn đã áp dụng một thiết kế tùy chỉnh để coi cuộc họp là một cuộc họp đặc biệt và nghiêm túc.
Đó hoàn toàn là một trải nghiệm thương hiệu mà khách hàng của bạn sẽ thực hiện trong các cuộc họp tiếp theo của họ.
Điều đó, có lẽ với phản hồi tốt có thể giúp bạn chốt một thỏa thuận quan trọng.
Với bộ mẫu thương hiệu, bạn có thể tạo chủ đề cuộc họp độc đáo cho từng bộ phận hoặc nhóm trong và ngoài tổ chức, và do đó giữ được bản sắc công ty của thương hiệu của bạn.
Bật chia sẻ màn hình và điều khiển màn hình từ xa
Một trong những cách dễ nhất và hiệu quả nhất để tăng sự tham gia của khán giả là chia sẻ quyền kiểm soát giữa những người tham gia.
Điều khiển màn hình từ xa cung cấp sự tự do cho đồng nghiệp, khách hàng, khách và khách truy cập theo cách họ muốn đi trước với các bài thuyết trình và bài thuyết trình của riêng họ.
Với các tùy chọn chia sẻ trên máy tính để bàn, các nhóm có thể cộng tác trên các chương trình trực tiếp như video trình diễn sản phẩm, đánh giá tài liệu, thuyết trình Power Point của công ty, biểu đồ bảng tính hoặc bất kỳ dự án nào đang diễn ra. Họ có được quyền kiểm soát tốt hơn đối với các phiên cá nhân cũng như giữ cho các cuộc thảo luận mở kết thúc cho chế độ xem 360 độ.
Địa điểm, múi giờ, số lượng người tham dự Không có gì có thể là rào cản trong việc khiến người khác nghe tin nhắn của bạn và hành động.
Kích hoạt sức mạnh của phiên trò chuyện riêng tư và được kiểm duyệt
Các cuộc họp trực tuyến được cho là tự nhiên, tương tác và bí mật đôi khi.
Các cuộc thảo luận riêng tư trong một cuộc họp Web đang diễn ra giúp làm rõ rất nhiều câu hỏi sẽ không được giải quyết theo cách khác.
$config[code] not foundTrong một cuộc họp nhóm, rõ ràng là không phải mọi thành viên đều hiểu từng chủ đề thảo luận với cùng một tốc độ. Nhiều lần, những người tham dự bị bỏ lại với những câu hỏi không được giám sát dẫn đến sự nhầm lẫn và các vấn đề lớn.
Những hiểu lầm và truy vấn ngắn hơn có thể dẫn đến bất đồng về một mục tiêu kinh doanh chung. Những khoảng trống giao tiếp như vậy cần có phản ứng nhanh chóng trong chính cuộc họp, nếu không thì rất khó để đi đến thống nhất. Và đó là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ cuộc họp nhóm nào.
Tùy chọn trò chuyện riêng tư đảm bảo rằng người tham dự nhận được phản hồi và phản ứng trong thời gian thực về một chương trình cụ thể hoặc một mục hành động từ người tham dự khác mà không làm phiền những người khác trong phòng họp. Điều này giúp người tham dự hiểu ý kiến và hành động của nhau một cách riêng tư và theo cách tốt hơn. Điều này đưa sự hợp tác trực tuyến lên một tầm cao lớn hơn.
Trò chuyện một-một nhanh chóng giúp cuộc trò chuyện được bảo mật, để các vấn đề được giải quyết sớm hơn và lặng lẽ mà không làm gián đoạn phiên chung.
Áp dụng dịch ngôn ngữ cho các cuộc hội thoại toàn cầu
Triển vọng kinh doanh, đối tác và đồng nghiệp có thể đến từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Do đó, truyền thông kinh doanh toàn cầu có thể bằng bất kỳ ngôn ngữ nào.
Do đó, ưu tiên ngôn ngữ không phải là rào cản trong hội nghị trực tuyến, đặc biệt khi người tham dự là người bản ngữ.
Bạn cần một nền tảng cuộc họp trực tuyến như vậy cho phép các thành viên lựa chọn từ 50 ngôn ngữ khác nhau mà họ muốn dịch, tất cả trong thời gian thực. Điều này loại bỏ các rào cản giao tiếp và cho phép cuộc trò chuyện chảy trong ngôn ngữ bản địa của người nói.
Là người tổ chức một cuộc họp trực tuyến, bạn cần đảm bảo rằng mọi thành viên đều có thể áp dụng tùy chọn ngôn ngữ chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản vào nút ‘Dịch.
Trò chuyện đa ngôn ngữ cũng có thể hữu ích cho các nhóm hỗ trợ và đào tạo khách hàng. Với dịch vụ dịch thuật trò chuyện tức thời, khách hàng có thể đặt câu hỏi, kiểm duyệt các ứng dụng và làm nhiều hơn trong quá trình trình diễn sản phẩm bằng ngôn ngữ bản địa của họ. Điều này làm tăng cơ hội của bạn để đóng nhiều giao dịch kinh doanh hơn và giữ chân khách hàng hài lòng.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nền tảng cuộc họp trực tuyến của bạn sẽ hoạt động bất kể vị trí địa lý, hệ điều hành và múi giờ.
Nếu nền tảng cuộc họp trực tuyến hiện tại của bạn chưa kết hợp tất cả các tính năng cần thiết này, thì đây là thời điểm thích hợp để tìm kiếm một giải pháp thay thế. Các công cụ cộng tác trực tuyến tốt không chỉ cải thiện năng suất nhóm của bạn mà còn tạo ấn tượng về thương hiệu của bạn với người khác.
Cuộc họp Ảnh qua Shutterstock
3 Bình luận
