Cách chấp nhận phút trong cuộc họp

Dành vài phút trong cuộc họp là một cách hiệu quả và hữu ích để ghi chú các điểm hành động, quyết định và truy vấn sẽ được giải quyết trong cuộc họp kinh doanh nơi mọi người có thể quá tham gia thảo luận để ghi chú. Thông thường có một người chỉ định phút, có nhiệm vụ ghi chép trong cuộc họp, sắp xếp chúng theo định dạng dễ đọc và phát hành cho người tham dự sau khi kết thúc cuộc họp. Trong các cuộc họp chính thức, biên bản cuộc họp trước phải được thống nhất và chấp nhận vào bảng điểm của biên bản cuộc họp hiện tại bởi những người tham dự cuộc họp.

$config[code] not found

Biên bản chấp nhận

Xác định xem một đại biểu có mặt tại cuộc họp hiện tại không. Một đại biểu được định nghĩa là số lượng thành viên tối thiểu cần thiết để phê duyệt một chuyển động và đưa ra quyết định cuối cùng theo luật pháp của hiệp hội hoặc nhóm. Không có đại biểu, không có cuộc họp chính thức nào có thể diễn ra.

Đọc, hoặc có thư ký cho hiệp hội, hội đồng quản trị hoặc nhóm, đọc to phút từ cuộc họp trước, lưu ý những người tham dự và tất cả các hành động đã xảy ra.

Thảo luận về các phút từ cuộc họp trước, thực hiện bất kỳ sửa chữa trước khi phê duyệt. Thảo luận nên thực tế và thân thiện, không mở ra những cuộc tranh luận hoặc xung đột cũ.

Gọi cho một chuyển động từ sàn nhà. Chủ tịch hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, nhóm hoặc cuộc họp yêu cầu một kiến nghị chấp nhận biên bản cuộc họp trước đó như đã đọc hoặc với những thay đổi được thảo luận như đã lưu ý. Chuyển động có thể được thực hiện bởi bất kỳ thành viên hội đồng bỏ phiếu nào và sẽ cần phải được tán thành bởi người khác. Các phút trước phải được chấp nhận trước khi cuộc họp hiện tại có thể tiến hành.

Yêu cầu tất cả những người tham dự bỏ phiếu để chấp nhận biên bản. Điều này được thực hiện thông qua việc giơ tay, bằng giọng nói hoặc bởi chủ tọa yêu cầu từng người tham dự. Ghi lại trong biên bản cuộc họp hiện tại rằng cuộc họp trước đó đã được chấp nhận.

Lây đi tưng phut

Có được một bản sao của chương trình họp, để xác định những gì sẽ được thảo luận. Điều này sẽ phác thảo dòng chảy phút được thực hiện. Theo Quy tắc đặt hàng của Robert, như một mục chương trình nghị sự, các phút họp trước phải được đọc và chấp nhận trước khi cuộc họp bắt đầu.

Ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp để làm rõ khi cuộc họp diễn ra. Sử dụng máy ghi âm để ghi lại các thủ tục tố tụng và xác minh ghi chú sau khi cuộc họp kết thúc.

Viết tiêu đề của biên bản, ghi lại ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp, cũng như tên của từng người tham dự tại cuộc họp.

Ghi chú khi cuộc họp tiếp tục, ghi chú từng mục chương trình nghị sự đang được thảo luận. Ghi lại tên của những người thực hiện chuyển động, cũng như liệu họ được thông qua hay từ chối. Viết ra cách quyết định này được đưa ra, cho dù thông qua giơ tay hoặc một số phương pháp khác.

Phiên âm ghi chú cuộc họp càng sớm càng tốt sau khi kết thúc cuộc họp, trong khi các cuộc thảo luận vẫn còn mới mẻ.

Sử dụng mẫu từ các cuộc họp trước để viết lên biên bản hiện tại. Nếu không có phút trước, hãy tạo một mẫu, ghi rõ tiêu đề của cuộc họp, ngày và người tham dự.

Hiển thị rõ ràng bất kỳ độ phân giải nào được thực hiện, với đầy đủ chi tiết về độ phân giải đó là gì.

Đính kèm bất kỳ tài liệu bổ sung nào được trình bày trong cuộc họp để kèm theo biên bản dưới dạng phụ lục.