Biên bản cuộc họp của một hiệp hội hoặc tổ chức là hồ sơ chính thức về hành động được thực hiện bởi hội đồng quản trị nhóm nhóm, nhưng chúng không có nghĩa là một bảng điểm bao gồm tất cả. Quá nhiều chi tiết có thể đưa ra một bức tranh khó hiểu về những gì một cuộc họp đã hoàn thành và mời diễn giải sai. Chìa khóa để viết biên bản cuộc họp thích hợp là ngắn gọn và chính xác, và tuân theo các thông lệ tiêu chuẩn.
$config[code] not foundBắt đầu vài phút với tên tổ chức và ghi lại ngày họp và vị trí của nó. Biên bản cần lưu ý tất cả các thành viên hội đồng tham dự, sự hiện diện của đại biểu và thời gian cuộc họp được gọi để đặt hàng. Thư ký cũng nên ghi lại thời gian khi các thành viên hội đồng đến muộn hoặc về sớm để có một hồ sơ rõ ràng về người có mặt khi có bất kỳ phiếu bầu nào.
Thực hiện theo chương trình nghị sự để kiểm tra các mục xuất hiện đầu tiên, chẳng hạn như sửa chữa và bổ sung cho các cuộc họp trước của Biên bản, chấp nhận báo cáo thủ quỹ hay trình bày các báo cáo của ủy ban mà không cần phải hành động thêm. Đối với các báo cáo bằng văn bản như cập nhật từ thủ quỹ, chỉ cần đính kèm báo cáo vào biên bản. Đối với báo cáo bằng miệng, tóm tắt ngắn gọn.
Ghi lại bản chất của hành động mà một hội đồng thực hiện, nhưng không phải là một cuộc đối thoại đang diễn ra thảo luận giữa các thành viên hội đồng. Khi một chuyển động được thực hiện, ghi lại ai đã thực hiện chuyển động và ai tán thành, và kết quả bầu chọn. Lưu ý các hành động khác được thực hiện tại cuộc họp không phải là đối tượng bỏ phiếu, chẳng hạn như chủ tịch hội đồng phân công nhiệm vụ cho một sự kiện hiệp hội sắp tới, các thành viên hội đồng tình nguyện làm thành viên ủy ban và thảo luận về các hoạt động trong tương lai. Biên bản nên bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn về bất kỳ cuộc thảo luận nào khác.
Tóm tắt các vấn đề được nêu trong mục chương trình nghị sự cho doanh nghiệp mới của New Zealand. Trong khi việc kinh doanh mới có thể là bất cứ điều gì, thì biên bản chủ yếu nên phản ánh chủ đề được nêu ra, ai nêu ra và bất kỳ chỉ thị nào từ chủ tịch hoặc hội đồng quản trị để giải quyết vấn đề vào đó
Kết thúc biên bản với ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp tiếp theo. Nộp biên bản theo chỉ dẫn của chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ tịch, chẳng hạn như trực tuyến hoặc trong tủ hồ sơ được chỉ định.
