Ghi nhớ là một trong những cách phổ biến nhất để giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên của bạn. Đưa ra quan điểm của bạn một cách rõ ràng và súc tích và sử dụng giọng điệu phù hợp là những điều quan trọng nhất cần tính đến khi viết một bản ghi nhớ. Đôi khi âm điệu bạn sử dụng trong các bản ghi nhớ liên văn phòng sẽ thay đổi tùy thuộc vào người bạn viết, nhưng bản ghi nhớ cho người đứng đầu bộ phận phải luôn duy trì giọng điệu nghiêm túc và tôn trọng.
$config[code] not foundTạo tiêu đề của bạn. Tiêu đề của một bản ghi nhớ là một phần bốn dòng bao gồm một dòng "đến" (viết tên của trưởng bộ phận và chức danh công việc của cô ấy), một dòng "từ" (tên của bạn cộng với tiêu đề của bạn), một "dòng ngày" và một dòng "chủ đề". Tất cả các bản ghi nhớ sử dụng loại tiêu đề này.
Viết phần mở đầu cho bản ghi nhớ của bạn. Đây là một cái nhìn tổng quan về những gì bản ghi nhớ nói về. Cho biết lý do tại sao bạn viết bản ghi nhớ, bất kỳ hành động cụ thể nào mà bản ghi nhớ của bạn gợi ý và bối cảnh của bất cứ điều gì khiến bạn viết bản ghi nhớ ngay từ đầu.
Viết cơ thể của bản ghi nhớ của bạn. Đây là nơi bạn giải thích về thông tin bạn đã chạm vào trong phần mở đầu của bạn. Bạn sẽ muốn bao gồm bất kỳ thông tin nào hỗ trợ mục đích chính của bản ghi nhớ của bạn.
Viết kết thúc. Một bản ghi nhớ kết thúc ngắn gọn tóm tắt bản ghi nhớ cũng như nói về khả năng của một cuộc họp tiếp theo.
Thêm bất kỳ tệp đính kèm. Trên các bản ghi nhớ được gửi qua email, bạn có thể đính kèm bất kỳ tài liệu cần thiết nào bằng điện tử. Trên giấy ghi nhớ, bạn sẽ muốn đính kèm bất kỳ tài liệu bổ sung nào. Hãy chắc chắn đề cập đến các tệp đính kèm của bạn ở đâu đó trên bản ghi nhớ của bạn. Bạn có thể bao gồm một phần đính kèm ở cuối bản ghi nhớ nếu bạn muốn.
tiền boa
Một số bản ghi nhớ có thể rất ngắn. Hãy để tình huống cụ thể ra lệnh bạn viết bao nhiêu. Luôn nhớ khán giả của bạn khi viết ghi nhớ. Trong trường hợp này khán giả là trưởng phòng của bạn. Đừng viết bất cứ điều gì bạn sẽ không nói với một trong những cấp trên của bạn.
