Đối với nhiều người, được gọi đến một cuộc họp không phải là một điều đáng hoan nghênh. Trong nhiều nơi làm việc, công nhân dành nhiều thời gian trong các cuộc họp mà tất cả thường không thực hiện được gì một cách hiệu quả. Thay vì cho phép cuộc họp bạn diễn ra để hòa nhập với phần còn lại của những cuộc họp vô giá trị - và thậm chí đau đớn - mà những người tham dự có thể đã trải qua trước đó, hãy phân biệt bằng cách lên kế hoạch và điều hành cuộc họp của bạn một cách hiệu quả.
$config[code] not foundMục tiêu đề ra. Tất cả các cuộc họp nên có một mục đích. Trước cuộc họp của bạn, hãy quyết định những gì bạn muốn đạt được tại đây. Khi soạn thảo mục tiêu của bạn, hãy viết một tuyên bố ngắn gọn và dễ hiểu, chẳng hạn như, Để chọn một chiến dịch quảng cáo cho quý IV.
Chuẩn bị một chương trình nghị sự. Liệt kê tất cả các chủ đề mà bạn muốn thảo luận trong cuộc họp theo thứ tự mà bạn muốn thảo luận về chúng. Thêm sự rõ ràng hơn vào chương trình nghị sự của bạn bằng cách đặt một lượng thời gian ước tính bên cạnh mỗi mục để thảo luận, giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã bao gồm quá nhiều mục.
Chia sẻ mục tiêu và chương trình nghị sự của bạn trước cuộc họp qua email. Bằng cách chia sẻ cả mục đích của cuộc họp và chương trình nghị sự với những người sẽ tham dự trước khi họ đến, bạn cho phép họ chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp cũng như cho họ cơ hội chuẩn bị giấy tờ hoặc các tài liệu khác theo kế hoạch đề tài.
Thiết lập vai trò. Chọn một cá nhân để làm thư ký và yêu cầu người này ghi chép khi cuộc họp diễn ra. Chỉ định một người tham dự cuộc họp khác làm người giữ thời gian. Cá nhân này sẽ để mắt đến đồng hồ và giúp đảm bảo rằng bạn tuân theo sự phân bổ thời gian đã lên kế hoạch cho từng mục chương trình nghị sự. Tuyên bố bản thân người điều hành cuộc họp và nhận nhiệm vụ di chuyển qua các mục trong chương trình nghị sự một cách kịp thời và hiệu quả.
Kiểm soát lại cuộc họp nếu nó trượt khỏi tầm tay của bạn. Đặc biệt, nếu một người tham dự tại cuộc họp của bạn có xu hướng dẫn dắt các cuộc họp lạc lối, điều quan trọng là bạn phải thực thi quyền lực của mình với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp và tiếp tục phiên họp. Để làm điều này một cách hiệu quả, hãy lịch sự nhắc nhở cá nhân cố gắng chiếm đoạt cuộc họp về lý do của cuộc họp và yêu cầu anh ta lưu lại những lo ngại bên lề của mình để thảo luận sau đó.
Phân công nhiệm vụ. Khi bạn chuyển qua cuộc thảo luận của mình và quyết định những việc cần làm, hãy giao những nhiệm vụ này ngay tại chỗ. Đồng thời đặt ngày đáo hạn để hoàn thành từng nhiệm vụ, cải thiện cơ hội thực hiện nhiệm vụ. Yêu cầu cá nhân tham gia biên bản cuộc họp để viết ra các bài tập này.
Kết thúc cuộc họp đúng giờ. Nếu bạn cho phép cuộc họp đi qua điểm kết thúc theo lịch trình của nó, bạn có thể sẽ thấy rằng nhiều người tham dự kiểm tra tâm lý ra khỏi chỗ ngồi. Nếu bạn đã kết thúc thời gian quy định và bạn vẫn còn những điều cần thảo luận, hãy đặt chúng vào một ngày sau đó để tôn trọng những người đã dành thời gian của họ để tham dự cuộc họp.
Chia sẻ biên bản cuộc họp. Gửi email biên bản cuộc họp cùng với lời cảm ơn đến những người tham dự vì sự hợp tác và cống hiến của họ với 24 giờ kết thúc cuộc họp. Nếu bạn đã phân công nhiều nhiệm vụ trong cuộc họp, hãy bao gồm một lời nhắc nhở lịch sự để người tham dự tuân theo các mục được giao.
