Bạn có biết rằng những người sử dụng lao động không nên nộp các mẫu báo cáo theo Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (Obamacare) với IRS có thể bị phạt tối đa 3 triệu đô la không? Điều đó đủ để giúp bạn thức dậy vào ban đêm! Và đó chỉ là một yêu cầu pháp lý.
Các nhà tuyển dụng ngày nay phải đối mặt với một loạt các yêu cầu lưu trữ hồ sơ nhân viên, vì infographic này từ ComplyRight, một công ty chuyên giải phóng các chủ doanh nghiệp nhỏ về gánh nặng tuân thủ, cho thấy rõ. Và những yêu cầu đó dường như tăng lên hàng năm.
$config[code] not foundGánh nặng giấy tờ và lưu trữ hồ sơ có thể giảm mạnh hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ vì các thực thể nhỏ hơn có ít nhân viên hơn để quản lý các chức năng nhân sự hoặc có thể không có nguồn nhân lực chuyên dụng nào cả. Nhưng tin tốt là công nghệ có thể giúp bạn vượt lên trên các yêu cầu tuân thủ quy định với tư cách là chủ nhân.
Dưới đây là một số yêu cầu lưu trữ hồ sơ nhân viên có thể làm bạn ngạc nhiên (hoặc sốc):
Thông tin nghề nghiệp
Khi nhà tuyển dụng đăng quảng cáo cho cơ hội việc làm mới, họ phải lưu giữ hồ sơ trong một năm theo Luật phân biệt tuổi tác trong Đạo luật việc làm (ADEA).
Đơn xin việc
Chủ lao động được bảo vệ theo Đạo luật ADEA, Người Mỹ khuyết tật (ADA) và / hoặc Tiêu đề VII của Đạo luật Dân quyền (Tiêu đề VII) phải lưu giữ tất cả các đơn xin việc trong hồ sơ ít nhất một năm. Yêu cầu một năm áp dụng cho lao động thời vụ và tạm thời, quá.
Sơ yếu lý lịch
Hồ sơ xin việc phải được lưu giữ trong hồ sơ trong một năm, theo ADEA và ADA. Tuy nhiên, không có yêu cầu giữ lại hồ sơ không mong muốn.
Hồ sơ chấm dứt
ADA và Tiêu đề VII yêu cầu tất cả các hồ sơ chấm dứt phải được lưu giữ trong một năm sau ngày chấm dứt của nhân viên.
Kế hoạch lợi ích
ADEA yêu cầu các kế hoạch lợi ích phải được lưu giữ trong một năm sau khi chấm dứt chương trình theo ADEA. Ngoài ra, Đạo luật An ninh Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên (ERISA) yêu cầu hồ sơ kế hoạch lợi ích phải được lưu giữ trong hồ sơ trong sáu năm.
Đánh giá hiệu suất
Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) yêu cầu đánh giá hiệu suất phải được giữ trong hai năm.
Hồ sơ thuế thất nghiệp
Theo Đạo luật thuế thất nghiệp liên bang (FUTA), bạn nên giữ hồ sơ thuế thất nghiệp trong bốn năm kể từ ngày đáo hạn thuế hoặc thanh toán, tùy theo ngày nào muộn hơn.
Mẫu I-9
Mẫu đơn I-9 và thông tin xác minh bổ sung xác minh rằng nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ cần được lưu giữ trong ba năm kể từ ngày thuê hoặc một năm sau ngày chấm dứt, tùy theo ngày nào đến sau. Luật áp dụng là Đạo luật Kiểm soát và Cải cách Nhập cư (IRCA).
Hợp đồng lao động
Nếu bạn có hợp đồng lao động với nhân viên, bạn được yêu cầu giữ tất cả các hợp đồng trong ba năm cho mỗi FLSA.
Các hình thức OSHA cho thương tích và bệnh tật
Sử dụng lao động có 11 nhân viên trở lên phải giữ tất cả các hình thức báo cáo thương tích hoặc bệnh tật trong tối thiểu năm năm sau khi kết thúc năm dương lịch.
Một cảnh quan tuân thủ chóng mặt
Như danh sách trên minh họa, người sử dụng lao động phải chịu sự chắp vá ngày càng tăng của luật lưu trữ hồ sơ nhân viên.
Nó không chỉ là số lượng các yêu cầu pháp lý làm cho việc tuân thủ thách thức. Nó nói lên sự thật rằng luật pháp luôn thay đổi - và phức tạp.
Luật thường chứa đầy sắc thái, ngoại lệ và định nghĩa chi tiết. Yêu cầu lưu trữ hồ sơ có thể bao gồm một số nhà tuyển dụng dựa trên quy mô hoặc ngành công nghiệp của họ, nhưng không phải là những người khác.
Luật cũng thay đổi thường xuyên, và luật và quy định mới được thêm vào. Nếu bạn bị bắt không biết về một sự thay đổi hoặc một luật mới, công ty của bạn cuối cùng có thể phải trả tiền phạt nặng. Hãy nhớ rằng, thiếu kiến thức thường không phải là một quốc phòng.
Công nghệ: Nền tảng thiết yếu cho việc tuân thủ của chủ lao động
Lưu trữ hồ sơ nhân viên là một trong những lĩnh vực ngày nay nơi công nghệ san bằng sân chơi cho các doanh nghiệp nhỏ.
Một ứng dụng lưu trữ hồ sơ nhân viên tốt có thể giúp bạn đáp ứng tốt hơn các yêu cầu pháp lý áp dụng cho doanh nghiệp của bạn - đó là một điều được đưa ra.
Nhưng ngày nay, phần mềm lưu trữ tốt nhất của giống chó có thể tăng thêm nhiều giá trị hơn.
Các ứng dụng tốt nhất hỗ trợ năng suất bằng cách giúp các nhóm doanh nghiệp nhỏ làm việc thông minh hơn, không khó hơn. Mẹo: hãy tìm phần mềm mà nhanh để bắt đầu, trực quan và dễ sử dụng. Cũng tìm các tính năng như lời nhắc và lời nhắc tự động để tăng thêm hiệu quả.
Một ứng dụng lưu trữ hồ sơ nhân viên tốt có thể tiết kiệm tiền bằng cách quản lý rủi ro. Bạn có được sự an tâm và ngủ ngon hơn khi biết doanh nghiệp nhỏ của mình có các công cụ để tuân thủ các yêu cầu lưu trữ hồ sơ phức tạp, giống như các tập đoàn lớn.
Ở đây, một lợi ích to lớn khác của công nghệ: hồ sơ điện tử thay vì giấy. Duy trì các bản sao cứng của hồ sơ nhân viên không chỉ đòi hỏi một lượng lớn không gian vật lý mà còn đòi hỏi tổ chức cực đoan. Một nhân viên trung bình lãng phí 400 giờ mỗi năm để tìm kiếm các tài liệu giấy.
Tài liệu điện tử đang đạt được lực kéo trên giấy, theo ComplyRight. Nó không có gì ngạc nhiên tại sao. Khi hồ sơ được lưu trữ điện tử, thông tin được hợp nhất ở một nơi và dễ dàng tìm kiếm. Nhân viên có thể lấy dữ liệu nhân viên trong một vài cú nhấp chuột.
Và khi công ty của bạn phát triển và ghi lại nhiều lần, các hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử giúp dễ dàng tổ chức và truy xuất khối lượng dữ liệu ngày càng tăng. Nếu không có sự lôi kéo của giấy không hiệu quả, bạn cũng có thể mở rộng quy mô kinh doanh của mình nhanh hơn.
Nơi tìm trợ giúp lưu trữ hồ sơ nhân viên
Để xem danh sách kỹ lưỡng các yêu cầu lưu trữ hồ sơ nhân viên và xác định những yêu cầu áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, hãy tải xuống Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ nhân viên miễn phí cho Nhà tuyển dụng và Quản lý nhân sự từ ComplyRight.
Và kiểm tra Ứng dụng hồ sơ nhân viên từ HRDirect. Nó miễn phí và nhanh chóng để bắt đầu - và nó đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ nhân viên.
Quản lý hình ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Được tài trợ 3 Bình luận
