Cho dù nhân viên của bạn thường xuyên trễ hẹn hay vắng mặt, không làm việc đủ chăm chỉ, có mâu thuẫn với các nhân viên khác hoặc có bất kỳ vấn đề kinh niên nào khác tại nơi làm việc, có thể đến lúc bạn phải "viết ra" nhân viên đó. Một tài liệu dựa trên thực tế tuân theo giao thức nơi làm việc của bạn là cách rõ ràng nhất để truyền đạt các vấn đề tới nhân viên của bạn. Cảnh báo bằng văn bản này đóng vai trò là bằng chứng cho thấy bạn đã thực hiện các bước để giúp nhân viên cải thiện. Đó là một hồ sơ quan trọng để duy trì nếu bạn phải sa thải nhân viên. Nếu nhân viên cũ đó quyết định theo đuổi đơn kiện việc làm, tài liệu bằng văn bản đóng vai trò như một dấu vết giấy trong quy trình của bạn.
$config[code] not foundNhận được trợ giúp
Nhiều nơi làm việc có các giao thức rõ ràng về cách xử lý các vấn đề về hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên. Nơi đầu tiên để tìm là sổ tay nhân viên của bạn, nhưng bạn cũng có thể hỏi ý kiến nhân viên nhân sự hoặc bộ phận pháp lý nơi làm việc của bạn để được hướng dẫn hoặc một mẫu hoặc mẫu bạn cần tuân theo. Thông thường, một cảnh báo bằng văn bản hoặc viết lên sau một cảnh báo bằng lời nói. Nếu bạn thấy đó là trường hợp tại nơi làm việc của bạn, hãy chắc chắn rằng bạn đã đưa ra cảnh báo bằng lời nói đó trước khi bạn chuyển sang khiếu nại bằng văn bản. Nếu bạn đã đưa ra cảnh báo bằng lời nói, hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi lại ngày, giờ và chi tiết của cuộc trò chuyện đó trong trường hợp bạn cần chứng minh sau đó rằng bạn đã theo dõi giao thức.
Đặt ra sự thật
Một lá thư nhân viên thường bao gồm ba yếu tố, gợi ý nhà tư vấn nhân sự Steve Kane trong một bài viết tháng 5 năm 2010 tại Inc. Trước tiên, cần nêu chi tiết hành vi không thể chấp nhận được là gì hoặc sự thật của hành vi sai trái. Sau đó nêu những hành vi thích hợp nên được. Ví dụ, nếu nhân viên bị trễ kinh niên, bạn sẽ đặt tên cho số lần nhân viên bị trễ trong những tuần hoặc tháng qua và thời gian đến, sau đó cho biết thời gian nhân viên sẽ đến. Sau đó, bạn cần nói hậu quả trong tương lai sẽ là gì nếu nhân viên tiếp tục phá vỡ các quy tắc. Đây là một phần quan trọng của quá trình thường bị bỏ qua, Kane nói.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingCách gửi thư
Khi bạn đã có tài liệu bằng văn bản, hãy gặp gỡ nhân viên vi phạm - trực tiếp. Xem lại các yếu tố của bài viết để nhân viên hiểu cô ấy đang làm gì sai và hành vi nào bạn mong đợi ở cô ấy. Vì tài liệu rất quan trọng trong suốt quá trình này, hãy yêu cầu nhân viên ký vào văn bản để xác nhận rằng cô ấy đã đọc và hiểu những gì bạn mong đợi ở cô ấy. Nếu cô ấy muốn thêm bất cứ điều gì vào báo cáo, hãy để lại khoảng trống ở cuối bài viết để cô ấy viết bất kỳ chi tiết bổ sung nào. Sau đó nộp hồ sơ vào hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Kế hoạch cải tiến
Để thực sự có được kết quả, hãy đi xa hơn và tạo một kế hoạch cải thiện hiệu suất với nhân viên. Nói chuyện với nhân viên để tìm hiểu xem cô ấy cần bất kỳ nguồn lực hoặc đào tạo bổ sung nào để cải thiện hiệu suất hoặc hành vi của anh ta tại nơi làm việc. Trong một số trường hợp, việc phân công lại nhân viên cho một công việc, lịch trình hoặc nhiệm vụ khác cũng có thể giải quyết vấn đề. Giúp nhân viên phát triển các mục tiêu SMART cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn và thiết lập một ngày thường xuyên để kiểm tra các mục tiêu với nhân viên. Đưa ra các hậu quả cho nhân viên không đạt được các mục tiêu, và sau đó nhân viên ký vào kế hoạch cải thiện hiệu suất để bạn có tài liệu về quy trình.
