Với tất cả các phương thức liên lạc có sẵn, bạn có thể nghĩ rằng nhân viên của mình sẽ không yêu cầu đào tạo về nhắn tin liên lạc. Sự thật là sự đa dạng của các lựa chọn thường gây khó khăn cho việc lựa chọn con đường đúng. Thiết lập một vài quy tắc và thực tiễn tốt nhất đảm bảo rằng nhân viên đưa ra lựa chọn đúng khi nhiều văn phòng tham gia vào hộp thoại. Khi bạn có các giao thức rõ ràng, sẽ xảy ra ít xung đột và hiểu lầm hơn.
$config[code] not foundTạo chính sách và thủ tục
Soạn thảo, viết, sửa đổi và xuất bản các chính sách và thủ tục chính thức hóa các tương tác cơ bản xảy ra tại công ty của bạn. Nếu bạn không dành thời gian để xem xét các tình huống này, các vi phạm an ninh và các vấn đề riêng tư có thể làm hỏng hoạt động của bạn. Bạn cần đặt tiêu chuẩn cho cách bạn thu thập, xử lý, chuyển và sử dụng thông tin giữa các văn phòng, sử dụng email, phong bì đặc biệt cho thư bưu chính và các phương thức cấp tốc khác. Hãy cẩn thận để bảo vệ nhân viên và dữ liệu khách hàng và đảm bảo bạn tuân thủ pháp luật. Ví dụ: đào tạo nhân viên phát hiện các email đáng ngờ đại diện cho hoạt động lừa đảo hoặc hoạt động Internet lừa đảo khác.
Phát triển mẫu
Đào tạo nhân viên về giao tiếp liên lạc nên bao gồm cách sử dụng các mẫu cho email, bản tin, thuyết trình và thông tin văn phòng khác. Bằng cách tạo định dạng chuẩn, bạn thực thi việc sử dụng logo, phông chữ và màu sắc của công ty. Xuất bản những thứ này trên một trang mạng nội bộ của công ty làm cho chúng dễ dàng truy cập được cho tất cả nhân viên. Đào tạo bao gồm mô tả mục đích của mẫu, cách tùy chỉnh và sử dụng nó.
Thực hiện các bài tập đóng vai
Giao tiếp không hiệu quả xảy ra khi mọi người không thể hiện rõ ràng, lắng nghe cẩn thận và tôn trọng nhau hoàn toàn. Bằng cách thực hiện các bài tập xây dựng đội nhóm, bạn tạo cơ hội cho nhân viên của mình thực hành giao tiếp trong môi trường thực hành không đe dọa. Ví dụ: chia một nhóm nhân viên từ các vị trí khác nhau thành các cặp. Yêu cầu người tham gia suy nghĩ về một cuộc trò chuyện khó khăn, chẳng hạn như chấm dứt một nhân viên. Một người đóng vai trò của người quản lý, và người còn lại đóng vai trò của nhân viên. Sau năm phút gửi tin nhắn, yêu cầu người tham gia thảo luận về cuộc trò chuyện và những gì đã làm hoặc không giúp ích gì cho quá trình. Chúng tôi có thể tránh những bất đồng hoặc đàm phán tại nơi làm việc. Tuy nhiên, bằng cách học cách giải mã các mẫu mà don đóng góp cho việc giải quyết, chúng ta có thể trò chuyện mà không cần phòng thủ, lắng nghe ý nghĩa thực sự của những gì được nói, giữ bình tĩnh bất chấp những lời buộc tội và tức giận, và tập trung vào giải quyết vấn đề hiệu quả.
Khen thưởng và công nhận những người giao tiếp giỏi
Khi bạn thiết lập các mô hình giao tiếp hiệu quả, hãy duy trì xu hướng bằng cách khen thưởng và nhận ra những người khuếch tán xung đột và hợp tác. Ví dụ: bạn có thể thưởng cho những người chơi nhóm sử dụng phương tiện truyền thông xã hội có trách nhiệm để quảng bá sản phẩm của công ty bằng cách phân phối các thẻ nhỏ đánh giá cao của bạn, chẳng hạn như thẻ quà tặng, vé xem phim hoặc phiếu giảm giá. Bạn cũng có thể công khai cảm ơn nhân viên về khả năng thông báo cho mọi người tại các cuộc họp, sự kiện và nghi lễ của công ty. Ví dụ: cung cấp giấy chứng nhận thành tích cho bản tin tốt nhất được phân phối tại công ty của bạn.
