Ghi nhớ cuộc họp đề cập đến mục đích của cuộc họp, các sự kiện có liên quan và cách người nhận nên phản hồi thông tin. Giữ bản ghi nhớ trực tiếp và ngắn gọn nhất có thể và gửi nó bằng điện tử hoặc đặt nó vào hộp thư nội bộ của nhân viên. Một bản ghi nhớ cuộc họp kinh doanh vững chắc giúp các nhà quản lý, trưởng nhóm và đồng nghiệp chia sẻ thông tin với nhân viên về các cuộc họp sắp tới một cách kịp thời, hiệu quả.
$config[code] not foundĐịnh dạng ghi nhớ
Thực hiện theo các quy trình chuẩn cho giao tiếp kinh doanh bằng văn bản khi định dạng bản ghi nhớ cuộc họp - không gian đơn và bên trái biện minh cho nội dung, bỏ qua một dòng giữa các đoạn, đặt một khoảng trắng sau mỗi khoảng thời gian và không thụt lề khi bạn bắt đầu một đoạn mới. Sử dụng các tiêu đề cụ thể, chẳng hạn như "Mang gì đến cuộc họp" để giúp người nhận xác định thông tin quan trọng và cung cấp danh sách được đánh số và điểm gạch đầu dòng để họ có thể nhanh chóng xác định thông tin họ cần, khuyến nghị Phòng thí nghiệm viết trực tuyến của Đại học Purdue. Để lại lề 1,5 inch ở trên cùng - trừ khi bạn sử dụng tiêu đề thư và phải tăng lề - và viết từ "MEMORANDUM" bằng chữ in hoa in đậm ở đầu trang, khuyến nghị Đại học Loyola ở New Orleans.
Chi tiết và vấn đề
Cung cấp thông tin cụ thể về cuộc họp. Không sử dụng bản ghi nhớ cuộc họp để thảo luận về các vấn đề khác không liên quan đến cuộc họp, đề nghị Đại học Maryland University College. Bao gồm ngày, thời gian và địa điểm của cuộc họp, chủ đề chính và người tiến hành cuộc họp trong tiêu đề. Địa chỉ ghi nhớ cho từng nhân viên, toàn bộ bộ phận, một nhóm cụ thể hoặc toàn bộ nhân viên, khi cần thiết. Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì sẽ được thảo luận tại cuộc họp và bao gồm các hướng dẫn hoặc tệp đính kèm nếu bạn muốn nhân viên đọc hoặc chuẩn bị tài liệu trước ngày họp. Giữ bản ghi nhớ của bạn đến một trang hoặc ít hơn.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGiai điệu chuyên nghiệp
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp hàng ngày phổ biến trong bản ghi nhớ của bạn và tránh tiếng lóng, châm biếm hoặc đùa. Nói rõ ràng khi nào, ở đâu và tại sao bạn tiến hành cuộc họp và đừng cố gây ấn tượng với người nhận bằng những từ vựng đơn giản. Hãy trực tiếp và cụ thể với các chi tiết cuộc họp và hướng dẫn của bạn, trong khi duy trì một giọng điệu lịch sự và lịch sự. Tránh cảm xúc và bám sát các sự kiện cơ bản về cuộc họp, theo Đại học Loyola. Ngay cả khi bạn sẽ thảo luận về các vấn đề liên quan đến cảm xúc, xung đột hoặc mối quan tâm của công ty trong cuộc họp, bản ghi nhớ cuộc họp của bạn cần có giọng điệu bình tĩnh, trung lập.
Cách để gửi một bản ghi nhớ cuộc họp
Gửi một bản ghi nhớ cuộc họp giống như cách bạn thường giao tiếp với đồng nghiệp và nhân viên. Ví dụ, một hiệu trưởng trường tiểu học có thể đặt một bản sao cứng của bản ghi nhớ vào hộp thư nội bộ của mỗi giáo viên. Hoặc, cô ấy có thể gửi bản ghi nhớ điện tử đến địa chỉ email công việc của giáo viên. Chỉ gửi một bản ghi nhớ tin nhắn văn bản cho nhân viên của bạn nếu bạn đã thông báo trước cho họ rằng bạn dự định tương ứng theo cách đó. Các bản ghi nhớ thường quá dài để gửi bằng tin nhắn văn bản trừ khi bạn chỉ cung cấp ngày, giờ và địa điểm. Tránh sử dụng tài khoản email cá nhân của nhân viên để kinh doanh, nhưng đừng ngần ngại gửi bản ghi nhớ cuộc họp đến địa chỉ email công việc.
