Một thư ký văn phòng thường là chất keo kết dính một văn phòng hoặc doanh nghiệp với nhau vì cô ấy cung cấp hỗ trợ cho nhiều nhân viên và phòng ban. Thư ký văn phòng không cần bất kỳ giáo dục chính thức nào, nhưng hầu hết các công ty sẽ xem việc hoàn thành các khóa học về kỹ năng máy tính và các kỹ năng liên quan đến văn phòng khác như một tài sản. Theo Payscale.com, tính đến năm 2010, các thư ký văn phòng kiếm được trung bình từ $ 20,893 đến $ 30,990 mỗi năm.
$config[code] not foundChào hỏi và nhận phòng
Thư ký văn phòng chào đón khách hàng, người xin việc và những vị khách khác khi họ đến văn phòng. Nếu khách truy cập có một cuộc hẹn với ai đó làm việc tại công ty, thư ký văn phòng sẽ kiểm tra khách truy cập và thông báo đến nhân viên thích hợp.
Bởi vì thư ký văn phòng thường là ấn tượng đầu tiên của mọi người về công ty, cô ấy phải duy trì vẻ ngoài chuyên nghiệp và phong thái mọi lúc. Việc sử dụng nghi thức đúng đắn và thái độ thân thiện là một phần quan trọng trong công việc của thư ký văn phòng. Một cái bắt tay và giao tiếp bằng mắt khi đến cho phép khách truy cập biết sự hiện diện của anh ta được ghi nhận và đánh giá cao. Khi một vị khách hoặc khách hàng rời khỏi tòa nhà, thư ký văn phòng sẽ cảm ơn cô ấy đã đến và kiểm tra cô ấy, nếu cần thiết.
Truyền thông & Phóng viên
Điện thoại và giao tiếp bằng văn bản là rất quan trọng để giúp công ty tiến lên và xây dựng doanh nghiệp. Thư ký văn phòng đóng một vai trò lớn trong quá trình giao tiếp trong văn phòng và công ty. Anh ta gọi điện thoại, chuyển hướng người gọi đến người thích hợp hoặc nhận tin nhắn, thực hiện cuộc gọi điện thoại cho khách hàng và cung cấp thông tin hoặc chỉ dẫn cho những người yêu cầu trợ giúp.
Ngoài liên lạc qua điện thoại, thư ký văn phòng cũng tham gia vào thư từ và thư điện tử. Giám đốc điều hành hoặc quản lý có thể yêu cầu thư ký văn phòng viết thư hoặc trả lời các câu hỏi của khách hàng. Cho dù việc liên lạc hay trao đổi diễn ra trên điện thoại, qua thư hoặc trong email, thư ký văn phòng phải luôn giao tiếp một cách chuyên nghiệp, duy trì danh tiếng mà công ty đã làm việc để xây dựng.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingLưu trữ hồ sơ
Một văn phòng bận rộn sẽ yêu cầu cập nhật liên tục các hồ sơ và dữ liệu. Nếu công ty có liên quan đến việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ, hồ sơ bán hàng, hàng tồn kho và yêu cầu của khách hàng sẽ cần được cập nhật mỗi ngày. Thư ký văn phòng nhập các khoản thanh toán được thực hiện bởi khách hàng và khách hàng và cũng có thể hỗ trợ bộ phận kế toán với các hồ sơ cập nhật về các khoản thanh toán được gửi cho các nhà cung cấp.
Ngoài các hồ sơ liên quan đến bán hàng, thư ký văn phòng cũng lưu giữ hồ sơ các cuộc họp thông qua biên bản cuộc họp. Lưu trữ hồ sơ cung cấp cho công ty một lịch sử về những gì đã xảy ra và có thể là quan trọng đối với sự tiến bộ của công ty. Thư ký văn phòng dành nhiều giờ, cập nhật và duy trì các hồ sơ và hồ sơ bằng văn bản trên máy tính.
