Một trợ lý điều hành được thuê bởi một tổ chức phi lợi nhuận phải có niềm đam mê mãnh liệt với công việc được hoàn thành trong tổ chức cũng như kiến thức làm việc về các hoạt động hàng ngày của quản lý và lãnh đạo. Đây là một vị trí thiết yếu hỗ trợ các sĩ quan cấp cao và các nhiệm vụ công việc thiết yếu của họ. Những người có niềm đam mê vận động và làm việc cộng đồng và một món quà cho tổ chức và khả năng thích ứng có thể rất phù hợp với vị trí này.
$config[code] not foundCam kết với Tổ chức
Tất cả các nhân viên của một tổ chức phi lợi nhuận dự kiến sẽ thể hiện cam kết đối với sứ mệnh, triết lý và tầm nhìn của tổ chức. Trợ lý điều hành phải phát triển niềm tin lẫn nhau và xây dựng một môi trường nhóm lịch sự, tôn trọng và từ bi với các nhân viên khác, lãnh đạo tổ chức và khách hàng. Trợ lý điều hành cũng phải là người ủng hộ mạnh mẽ cho sự nghiệp của tổ chức và phải thoải mái hợp tác với các cơ quan khác vì lợi ích của cộng đồng.
Bảo mật và phát triển
Trong quá trình làm việc, một trợ lý điều hành sẽ được giữ kín thông tin bí mật và nhạy cảm. Điều bắt buộc là cá nhân này phải tuân thủ quy tắc đạo đức của tổ chức và giữ bí mật mọi lúc. Sự tin cậy và nhạy cảm là những phẩm chất cần thiết cho người lao động này. Tùy thuộc vào tổ chức, trợ lý điều hành có thể được yêu cầu hoàn thành phát triển nhân viên liên tục để cải thiện các kỹ năng cá nhân và chuyên nghiệp cần thiết cho vị trí này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thường xuyên đọc tài liệu chuyên nghiệp, tham gia các cuộc họp nhân viên và các buổi đào tạo tại chức và chia sẻ tài liệu và thông tin với các đồng nghiệp.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNhiệm vụ hành chính
Trợ lý điều hành thường là điểm liên lạc đầu tiên cho các đối tác, cộng tác viên và / hoặc khách hàng và đóng vai trò là người ủng hộ liên tục của họ. Tương tác tích cực là cần thiết để giao tiếp với các liên hệ đa dạng này. Cá nhân này cũng chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ cấp cao cho các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và nhân viên lập trình khác. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và nhiệm vụ công việc của các nhân viên khác, trợ lý điều hành sẽ được giao nhiệm vụ hoàn thành các nhiệm vụ hành chính khác nhau, bao gồm chuẩn bị thư từ; chào khách; trả lời đường dây điện thoại và nhận tin nhắn; chuẩn bị báo cáo và các ấn phẩm nội bộ; giám sát email; lên lịch và tiến hành các cuộc hẹn và cuộc họp; theo dõi thông tin trong cơ sở dữ liệu; hỗ trợ nhân viên lập trình với giấy tờ và tài liệu; và tạo và duy trì các hệ thống để đảm bảo một môi trường văn phòng có tổ chức.
Tạo mối quan hệ tích cực
Một trong những trọng tâm chính cho giám đốc điều hành và ban giám đốc là thu hút các thành viên cộng đồng, tình nguyện viên, chủ doanh nghiệp và nhà từ thiện trong sứ mệnh của tổ chức. Trợ lý điều hành có trách nhiệm hỗ trợ trong nỗ lực này. Anh ta phải cam kết cung cấp trải nghiệm tích cực cho các đối tác tiềm năng bằng cách lịch sự và thích nghi trực tiếp, qua điện thoại và qua thư từ.
Một trợ lý điều hành cũng có thể bị buộc tội truyền đạt bản chất thiết yếu của tổ chức cho các cá nhân này thông qua việc chuẩn bị các bài thuyết trình, báo cáo, kháng cáo, bản tin và các thư đặc biệt khác. Tất cả các nhân viên phải có trách nhiệm hàng ngày thể hiện niềm đam mê và cam kết của họ đối với công việc của tổ chức, nhưng thậm chí còn hơn thế đối với trợ lý điều hành bởi vì cô ấy sẽ có nhiều giao tiếp với những cá nhân này, những người có thể tạo ra tác động tích cực đến tổ chức.
Trình độ chuyên môn
Một số tổ chức yêu cầu ứng viên sở hữu một số kinh nghiệm văn phòng đại học và kinh doanh, trong khi những tổ chức khác thích ứng viên trợ lý điều hành của họ có bằng Cử nhân Nghệ thuật có kinh nghiệm làm việc hoặc tình nguyện trong một cơ quan phi lợi nhuận. Bằng cấp và chuyên ngành yêu cầu khác nhau tùy theo tổ chức. Ví dụ, một tổ chức vận động trẻ em có thể chấp nhận các ứng cử viên trợ lý điều hành có bằng cấp về giáo dục tiểu học hoặc tâm lý học vị thành niên. Bất kể kinh nghiệm giáo dục, tất cả các ứng viên phải có thái độ nhiệt tình, thái độ linh hoạt và thích nghi, kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, mong muốn được đào tạo chéo trong các khía cạnh khác của tổ chức và tính cách thích làm việc với người khác. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản chuyên nghiệp là bắt buộc, cùng với sự thành thạo phần mềm máy tính cơ bản.
