Thư ký cao cấp thường được tuyển dụng trong các văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ hành chính quan trọng để đảm bảo các quy trình kinh doanh hàng ngày hoạt động hiệu quả. Một thư ký cao cấp có thể làm việc dưới một hoặc nhiều người quản lý và dự kiến sẽ lưu giữ hồ sơ chính xác về tất cả các thư tín quan trọng trong một doanh nghiệp. Thư ký cao cấp được tuyển dụng trong nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực công cộng và tư nhân.
Vai trò hỗ trợ
Vai trò chính của một thư ký cao cấp là giải phóng thời gian cho các giám sát viên của mình bằng cách thực hiện các nhiệm vụ hành chính quan trọng. Thư ký cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin liên lạc được gửi đến các bên được yêu cầu một cách chính xác và kịp thời Một thư ký cao cấp thường sẽ ra lệnh ghi chú từ quản lý cấp cao, nhập ghi chú trong thư hoặc định dạng báo cáo và phân phối thông tin cho người nhận dự định, như được chỉ định trên trang web của Champaign County. Do đó, một thư ký cao cấp cần nắm vững các quy tắc ngữ pháp và dấu câu và có kỹ năng sử dụng các ứng dụng phần mềm văn phòng cơ bản để hiển thị dữ liệu thống kê hoặc sử dụng các mẫu thư. Một thư ký cao cấp cũng sẽ được dự kiến sẽ giữ một lịch hẹn chính xác cho người giám sát của cô và xác nhận sắp xếp cho các cuộc họp kinh doanh với tất cả những người tham dự dự kiến. Cô cũng có thể được giao nhiệm vụ sắp xếp du lịch và đặt sắp xếp chỗ ở cho các hội nghị bên ngoài.
Vai trò truyền thông
Một thư ký cao cấp đôi khi sẽ được yêu cầu phối hợp và giám sát các nhiệm vụ chính được giao cho nhân viên văn thư để đảm bảo chúng được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng tiến độ. Thư ký cao cấp cũng dự kiến sẽ đào tạo nhân viên mới và đào tạo lại nhân viên hiện có khi có bất kỳ thay đổi nào đối với hoạt động kinh doanh thông thường. Một thư ký cao cấp cũng có thể thực hiện các cuộc gọi điện thoại từ các nguồn bên trong và bên ngoài, tin nhắn chuyển tiếp giữa các bộ phận và các cuộc gọi màn hình được thực hiện bởi các nhà quản lý để đảm bảo tất cả các thông tin liên quan được ghi lại. Cô cũng có thể được giao nhiệm vụ giải quyết các thắc mắc của khách trên bàn tiếp tân, như được mô tả trên trang web của Total Jobs.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNhiệm vụ bổ sung
Một thư ký cao cấp cũng có thể mất vài phút tại các cuộc họp và thường được giao nhiệm vụ nộp thư chính xác từ các nguồn bên trong và bên ngoài. Một thư ký cao cấp cũng chịu trách nhiệm theo dõi các nguồn cung cấp văn phòng quan trọng và thực hiện các đơn đặt hàng mới để bổ sung chúng. Ông cũng có thể hỗ trợ chuẩn bị và xử lý các dự toán ngân sách và hóa đơn bán hàng và thường hỗ trợ quản lý tiền lương Thư ký cao cấp thường thực hiện nghiên cứu và tạo báo cáo về mức độ hiệu quả kinh doanh, số liệu bán hàng và chi phí mua hàng, như được mô tả trên trang web của Hạt Monterey.
