Một điều phối viên hoặc người lập kế hoạch sự kiện có thể làm việc cho một công ty lập kế hoạch sự kiện tư nhân, điều phối sự kiện cho một tổ chức hoặc như một nhà điều hành kinh doanh tự làm chủ. Bằng cử nhân trong một doanh nghiệp, quan hệ công chúng hoặc lĩnh vực liên quan đến khách sạn thường được yêu cầu. Thu nhập trung bình tính đến năm 2010 là 45.260 đô la mỗi năm, theo Cục Thống kê Lao động. Bất kể nơi làm việc, các nhà hoạch định sự kiện đều thực hiện các trách nhiệm chung.
$config[code] not foundGặp gỡ khách hàng
Điều phối viên sự kiện gặp gỡ với khách hàng hoặc chủ sở hữu sự kiện ban đầu để tìm hiểu về mục đích và kỳ vọng cho sự kiện. Họ thường ghi chép kỹ lưỡng về các hoạt động theo kế hoạch và yêu cầu phục vụ. Các cuộc họp tiếp theo đôi khi được tổ chức để xem xét các sắp xếp của người tổ chức sự kiện và để giải quyết bất kỳ mối quan tâm hoặc thay đổi nào phát sinh. Thông thường, vào ngày sự kiện, người lập kế hoạch sẽ gặp khách hàng để xem lại thiết lập và hoạt động.
Sắp xếp vật tư và dịch vụ
Phần "điều phối viên" của chức danh công việc của chuyên gia sự kiện liên quan đến chức năng điều phối tất cả các nguồn cung cấp và dịch vụ cho sự kiện. Trong một đám cưới, ví dụ, hoa, đồ trang trí, âm nhạc, nhiếp ảnh, lời mời, chương trình và chỗ ngồi chỉ là một số điều mà điều phối viên phải quan tâm. Điều này thường mất rất nhiều thời gian vì bạn phải thực hiện các cuộc gọi để nhận được giá thầu và kiểm tra tính sẵn sàng của nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện.
Phối hợp hoạt động sự kiện
Vào ngày diễn ra sự kiện, điều phối viên giám sát việc thiết lập, giao hàng, sắp xếp bàn và trang trí và cung cấp dịch vụ. Ví dụ, tại một sự kiện ăn tối, cô đảm bảo rằng các bàn được đặt theo kế hoạch, các bữa ăn được chuẩn bị chính xác và đúng giờ và các dịch vụ đi kèm được cung cấp theo thỏa thuận. Tại một sự kiện kinh doanh, cô ấy có thể đảm bảo rằng thiết bị và công nghệ được thiết lập tài sản để trình bày chính thức.
Quản lý tài chính
Một kế hoạch sự kiện cũng có trách nhiệm tài chính. Cho dù tự làm chủ hoặc đại diện cho một doanh nghiệp, điều phối viên phải đảm bảo rằng khách hàng thực hiện thanh toán theo yêu cầu. Điều này bao gồm giao tiếp trả trước của các chính sách thanh toán và giao hóa đơn. Điều phối viên sau đó thường thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ thay mặt cho khách hàng.
