Các trợ lý hành chính - hoặc trợ lý, như họ cũng được gọi - cung cấp hỗ trợ văn thư và hậu cần mà một văn phòng cần để hoạt động. Các trách nhiệm cơ bản phụ thuộc vào mô tả công việc, nhưng nói chung, các nhà tuyển dụng thích các ứng viên biết sử dụng máy tính có kỹ năng giao tiếp vượt trội, ý thức tổ chức nhạy bén và khả năng đa nhiệm nâng cao. Các nhà quản lý không phải lúc nào cũng sẵn sàng giám sát mọi phần của dự án, vì vậy khả năng làm việc độc lập cũng rất quan trọng.
$config[code] not foundNhững yêu cầu cơ bản
Yêu cầu ban đầu phụ thuộc vào công việc. Vị trí nhập cảnh thường được mở để sinh viên tốt nghiệp trường trung học với cơ bản văn phòng, máy tính và ngữ pháp tiếng anh kỹ năng. Các lớp học trong các môn học này có sẵn tại các trường cao đẳng cộng đồng địa phương và các trường kỹ thuật. Các tổ chức này cũng thu hút các ứng viên thư ký y tế và pháp lý cần học biệt ngữ chuyên ngành, lưu ý Cục Thống kê Lao động. Nhiều cơ quan vị trí tạm thời cung cấp đào tạo tương tự; tuy nhiên, các nhà tuyển dụng thường thích bằng cử nhân cho các vị trí thư ký điều hành.
Phối hợp và lên lịch
Từ việc trả lời điện thoại đến cập nhật lịch sự kiện, các trợ lý hành chính đều tham gia mật thiết vào mọi hoạt động tổ chức quan trọng của một văn phòng. Định tuyến thư đến và fax đến người thích hợp là một phần của công việc, cũng như đặt các cuộc hẹn và các cuộc họp nhân viên. Trợ lý tại các tổ chức lớn hơn như trường cao đẳng hoặc cơ quan công cộng cũng thường đóng vai trò là người liên lạc giữa ông chủ của họ và các bộ phận khác nhau của tổ chức.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingPhóng viên và Truyền thông
Chỉnh sửa và soạn các bản ghi nhớ, báo cáo và các tài liệu văn phòng khác là một nhiệm vụ quan trọng khác mà các nhà quản lý giao cho các trợ lý hành chính. Công việc cấp cao hơn đi kèm với trách nhiệm phức tạp hơn. Ví dụ, trợ lý điều hành có thể tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị bài thuyết trình và bảng tínhvà các trợ lý của khu học chánh có thể sẽ soạn thảo, chỉnh sửa và sản xuất tài liệu cho các ấn phẩm của khoa, phòng và trường - cộng với các bản tin, mã, bản tin và chương trình biểu diễn.
Quan hệ khách hàng
Thận trọng và Phán quyết tốt là những phẩm chất cần thiết cho các trợ lý hành chính, những người phục vụ như là bộ mặt công khai của chủ nhân của họ. Vai trò này thường liên quan đến việc trả lời các câu hỏi và hỗ trợ khách hàng không hài lòng. Ví dụ, một trợ lý tại văn phòng của một công ty quản lý tài sản sẽ được yêu cầu ghi lại chi tiết về khiếu nại của người thuê và giúp giải quyết vấn đề của anh ta. Các trợ lý cần kỹ năng giải quyết vấn đề và giải quyết xung đột vượt trội để đối phó với các tình huống như vậy.
Lưu giữ hồ sơ và quản lý dữ liệu
Một trợ lý hành chính duy trì bộ nhớ tổ chức của một tổ chức thông qua các kỹ năng quản lý cơ sở dữ liệu và lưu trữ hồ sơ của cô ấy. Ví dụ, tại một khu học chánh, một phụ tá có thể điều phối và duy trì các tập tin và chỉ mục. Ngược lại, hiệp hội chủ nhà có thể mong đợi các trợ lý tổ chức và quản lý thư tín chung, hóa đơn, fob khóa, biên lai tiền mặt và đơn đặt hàng công việc - cũng như các tài liệu nội bộ của tổ chức. Tại các tổ chức lớn hơn, các trợ lý có thể quản lý kho hoặc thư viện công ty.
