Hãy cho chúng tôi nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc. Bạn cần tất cả mọi người tham dự một cuộc họp lớn, hoặc tham gia một cuộc gọi hội nghị, điều đó có nghĩa là tất cả mọi người sẽ rời khỏi bàn làm việc trong vài giờ. Cuộc họp rất quan trọng, nhưng công việc mà cuộc họp sẽ gián đoạn.
Có nhiều cách bạn có thể giải quyết cả hai nhu cầu trong công việc. Dưới đây là những mẹo về cách tổ chức các cuộc họp trong khi vẫn giữ cho sản xuất đi đúng hướng, bằng cách cải thiện hiệu quả, tự động hóa và thông qua việc sử dụng công nghệ.
$config[code] not foundHiệu quả
- Xem lại quy trình nội bộ của bạn. Bạn có thể có một số nhiệm vụ là một phần của thói quen hàng ngày mà bạn có thể làm mà không cần. Một khi bạn biết chúng là gì, bạn có thể tách các nhiệm vụ quan trọng khỏi những nhiệm vụ không còn cần thiết.
- Đại biểu. Hãy chắc chắn để liên lạc với nhóm của bạn về những gì họ có thể làm để giúp hợp lý hóa các dự án. Biết những gì bạn có thể tự làm, và những gì sẽ yêu cầu tiếp viện.
- Nghỉ giải lao. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng đôi khi bạn cần ngừng hoạt động để tiếp tục làm việc. Như Forbes nói: Từ khi ít vận động, enzyme lipoprotein lipase (LPL), chịu trách nhiệm phá vỡ chất béo trong máu và chuyển hóa thành năng lượng, giảm đáng kể, khiến các tế bào mỡ hình thành. Nói tóm lại, sự thiếu chuyển động tương đương với sự suy giảm năng lượng.
- Lên kế hoạch cho ngày của bạn xung quanh bữa ăn trưa. Nhiều người trong chúng ta sắc sảo hơn vào buổi sáng, vì vậy hãy sử dụng thời gian đó cho công việc đòi hỏi sự phân tích và suy nghĩ sâu sắc. Viết báo cáo và số giòn ngay khi bạn ngồi xuống. Sau bữa trưa, khi bạn tiếp nhiên liệu, hãy tập trung vào những thứ đòi hỏi bạn phải tương tác và chia sẻ ý tưởng, chẳng hạn như các cuộc họp và cuộc gọi hội nghị.
- Lập danh sách. Đặt mọi thứ bạn cần làm theo thứ tự ưu tiên và thời gian cần thiết. Khi bạn kiểm tra từng nhiệm vụ, bạn có thể khám phá thời điểm nào trong ngày là hiệu quả nhất.
Tự động hóa
- Tự động hóa các nhiệm vụ truyền thông xã hội. Hootsuite có lẽ là nổi tiếng nhất, nhưng cũng có nhiều ứng dụng và công cụ truyền thông xã hội khác. Ví dụ: Bộ đệm cho phép bạn lên lịch đăng bài theo một mẫu cụ thể. Vì vậy, nếu bạn muốn, giả sử, đăng các ngày trong tuần vào lúc 10 giờ sáng, Bộ đệm có thể giúp bạn làm điều đó. Một nền tảng khác, Dlvr.it, cho phép bạn đồng bộ hóa trang web của mình với Facebook, Twitter và LinkedIn.
- Tạo mẫu cho các tài liệu thường được sử dụng. Hãy nói rằng bạn gửi cùng loại hóa đơn hoặc thư mỗi tuần. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo một mẫu cho việc này, và sau đó chỉ cần điền vào tên, ngày và số thích hợp.
- Sử dụng lịch trực tuyến trong Đám mây và chia sẻ chúng. Ngồi trong các cuộc họp có thể mất thời gian, nhưng vì vậy có thể lên lịch các cuộc họp. Bằng cách cho đồng nghiệp và khách hàng của bạn biết bạn sẽ làm gì và khi bạn sẽ làm điều đó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều email và cuộc gọi qua lại.
- Tự động theo dõi khách hàng và các nhiệm vụ tương tự. Sau khi xem xét các quy trình nội bộ, bạn có thể thấy có một số nhiệm vụ lãng phí thời gian định kỳ mà bạn có thể tự động hóa trong 30 phút hoặc ít hơn.
- Tạo các phản hồi email có thể đóng hộp trong các ứng dụng có thể có cùng thời gian trả lời. Bằng cách đó, bạn không thể gõ cùng một email mỗi lần bạn trả lời. Hoặc tốt hơn nữa, nếu bạn được hỏi cùng một câu hỏi hết lần này đến lần khác, hãy tạo một trang FAQ hoặc tài liệu và xuất bản trực tuyến hoặc cung cấp cho đồng nghiệp của bạn, vì vậy các câu trả lời có sẵn và yêu cầu giao tiếp sẽ giảm.
Công nghệ
- Đặt danh sách kiểm tra vào Đám mây để bạn có thể mang chúng theo và chia sẻ chúng. Forgett cho phép bạn chia sẻ chúng hoặc giữ chúng riêng tư, và thậm chí cho phép bạn thêm các gif hoạt hình. Và Checkli có nhiều tính năng tương tự và cho phép bạn tạo các phiên bản PDF của danh sách của mình.
- Làm quen với các macro (còn gọi là phím tắt). Các chương trình như Microsoft Word có macro như một tính năng tích hợp cho phép người dùng tự động thực hiện các tác vụ thông thường. Nó dễ dàng tạo và tùy chỉnh chúng. Một số là đủ dễ dàng (kiểm soát tôi cho chữ in nghiêng). Khi bạn đã xử lý chúng, bạn sẽ tiết kiệm thời gian khi viết. Để tìm hiểu thêm về cách tạo macro cho Microsoft Word, hãy truy cập trang hỗ trợ Microsoft Office. Và theo tinh thần của tác phẩm này, hãy lưu thông tin này dưới dạng tài liệu và chia sẻ nó với các đồng nghiệp và nhân viên của bạn để giúp họ hợp lý hóa nhu cầu của họ.
- Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo mẫu trong Word, Excel hoặc Powerpoint, cách tốt nhất của bạn là xem Office phải nói gì. Ngoài ra, bài viết này rất hữu ích vì nó tập trung vào sự hợp tác của nhóm.
- Sử dụng phần mềm kế toán để hợp lý hóa các nhiệm vụ lập hóa đơn và thanh toán. Nó không cần thiết phải tạo thủ công hóa đơn cho các khách hàng được lập hóa đơn cùng số tiền mỗi tháng cho cùng một dịch vụ.
- Sử dụng nhãn, thư mục và thẻ trong hộp thư đến email của bạn. Điều này giúp sắp xếp và sắp xếp các mục, và quan trọng hơn, nó giúp cho việc truy xuất thư nhanh chóng.
Những điều quan trọng xảy ra trong các cuộc họp của bạn, và nó không phải là một ý tưởng hay để họ lo lắng về những gì bạn sẽ thiếu. Bằng cách làm theo một vài trong số những lời khuyên này về cách tổ chức các cuộc họp, bạn sẽ có thể cắt giảm một số nhiệm vụ nhỏ hơn xung quanh văn phòng để tập trung vào những công việc lớn hơn trong phòng hội đồng.
Hình ảnh cuộc họp qua Shutterstock
Thêm trong: Tài trợ 2 Bình luận
