Trợ lý hành chính đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các hoạt động trong kinh doanh, y tế pháp lý và nhiều loại văn phòng khác. Với các nhiệm vụ đa dạng mà họ thực hiện, trợ lý hành chính cần một loạt các kỹ năng, bao gồm giao tiếp giữa các cá nhân và kỹ năng tổ chức.
Vai trò và trách nhiệm
Trợ lý hành chính trả lời các cuộc gọi điện thoại và chuyển chúng đến đúng người trong văn phòng. Họ cũng chào hỏi những người bước vào văn phòng và giúp họ kết nối với đúng người. Trợ lý điều phối các cuộc họp của bộ phận và quản lý lịch trình của những người quản lý mà họ làm việc. Tạo các bản ghi nhớ và tài liệu cơ bản, chọn thư và nộp các tài liệu nội bộ là các vai trò chính bổ sung. Trong một số văn phòng nhỏ, một trợ lý cũng đảm nhiệm các nhiệm vụ kế toán.
$config[code] not foundKỹ năng chính
Ngoài kỹ năng giao tiếp và tổ chức giữa các cá nhân, kỹ năng viết và ngữ pháp tiếng Anh cũng thường cần thiết cho vai trò trợ lý hành chính. Các chuyên gia này tương tác với quản trị viên, khách hàng, khách hàng và nhân viên văn phòng khác hàng ngày và phải truyền đạt thông tin quan trọng theo cách tích cực. Tính toàn vẹn rất quan trọng trong bất kỳ văn phòng nào, nhưng đặc biệt là trong các doanh nghiệp, văn phòng luật sư và các hoạt động y tế, nơi các trợ lý hành chính thường giám sát các hồ sơ bí mật. Kỹ năng tổ chức rất hữu ích trong việc duy trì một hệ thống tệp để truy xuất tài liệu dễ dàng và hiệu quả, và các kỹ năng viết và ngữ pháp tiếng Anh có ích khi chuẩn bị các tài liệu và ghi nhớ bên trong và bên ngoài.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingKỹ năng phụ
Công nghệ, Internet và kỹ năng nghiên cứu là một trong những khả năng thứ yếu quan trọng đối với một trợ lý hành chính. Khả năng phần mềm tăng cường các nhiệm vụ mà một trợ lý có thể đảm nhận, đặc biệt là trong các lĩnh vực kế toán và lưu trữ hồ sơ tài chính. Đôi khi, các trợ lý cũng được yêu cầu tiến hành nghiên cứu cho các giám đốc điều hành bằng cách tìm kiếm trên Web, gọi điện thoại hoặc đào qua các tập tin, vì vậy khả năng thu thập thông tin hữu ích và sắp xếp nó để các giám đốc điều hành hoặc nhân viên văn phòng khác sử dụng là một kỹ năng hữu ích khác.
Yêu cầu về giáo dục và đào tạo
Bằng tốt nghiệp trung học kết hợp với máy tính cơ bản và kỹ năng văn thư có thể giúp bạn chuẩn bị cho nhiều công việc trợ lý hành chính cấp đầu vào. Một số trường cao đẳng cộng đồng cung cấp các chương trình trợ lý hành chính với đào tạo nâng cao hơn nếu bạn muốn có quyền truy cập vào một nghề nghiệp trợ lý hành chính rộng hơn, lương cao hơn. Đào tạo tại chỗ là tiêu chuẩn trong nhiều môi trường văn phòng. Nếu bạn mong muốn làm việc trong các ngành cụ thể, chẳng hạn như pháp lý hoặc y tế, bạn có thể phải tham gia các lớp học hoặc hội thảo để có được kiến thức cơ bản và hiểu biết về thuật ngữ.
