Các cuộc họp là chủ đạo trong kinh doanh - họ nhắc nhở các quyết định và hành động. Các cuộc họp hiệu quả nhất quản lý các mục hành động mà không mất thời gian từ các chủ đề chương trình nghị sự quan trọng khác. Nếu các hành động được quản lý đúng cách, thời gian quý báu có thể bị lãng phí khi thảo luận về các nhiệm vụ mà donith hoàn thành, không đạt được các mục tiêu dự định hoặc không mang lại giá trị nào cho tổ chức. Quản lý hiệu quả các mục hành động thông qua để đóng bắt đầu với việc nắm bắt chính xác chúng trong các phút họp.
$config[code] not foundXác định
Xác định nhiệm vụ rõ ràng, không có chỗ cho việc giải thích sai. Khôi phục hành động vì nó đang được ghi lại để đảm bảo những người tham dự cuộc họp đồng ý và hiểu những gì được mong đợi. Chỉ định hành động cho một người có mặt trong cuộc họp và khiến người đó phải nhận trách nhiệm bằng lời nói. Một mục hành động được tuyên bố kém được chỉ định cho một người không có mặt khi vấn đề được nêu ra có thể vẫn mở vô thời hạn.
ghi âm
Sử dụng định dạng chuẩn để ghi lại các cuộc họp, với một phần được trình bày cụ thể cho danh sách các mục hành động. Giữ định dạng nhất quán giúp đảm bảo các vấn đề được ghi lại đúng cách để cho phép theo dõi hiệu quả. Ghi lại những gì phải được thực hiện, ai chịu trách nhiệm đảm bảo nó sẽ xảy ra, ngày vấn đề được nêu ra hoặc hành động được chỉ định và ngày hành động dự kiến sẽ được hoàn thành. Đối với mỗi tác vụ, có chủ sở hữu chính và người dự phòng được chỉ định - bản sao lưu có thể đóng vai trò cộng tác viên cho chủ sở hữu chính và hỗ trợ tác vụ nếu được yêu cầu.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingPhân phối
Don Phòng chờ quá lâu để phân phát biên bản cuộc họp. Nếu ai đó ghi chú điện tử trong cuộc họp, biên bản có thể sẵn sàng để phân phối ngay khi cuộc họp kết thúc hoặc ngay sau đó. Sự chậm trễ kéo dài có thể khiến người tham dự mất cảm giác tức thì. Các nhiệm vụ hành động gần đây sau đó có thể có mức độ ưu tiên cao hơn các nhiệm vụ được ban hành trong cuộc họp của bạn.
Theo dõi
Sử dụng danh sách các mục hành động để theo dõi các bài tập dựa trên ngày đáo hạn được xác định. Nếu cuộc họp là một phần của chuỗi dự kiến thường xuyên, hãy bắt đầu cuộc họp tiếp theo bằng đánh giá các hành động mở. Thông báo cho người tham dự trước để họ có thể chuẩn bị bất kỳ tài liệu thuyết trình cần thiết nào để báo cáo tiến độ. Nếu cuộc họp là phiên duy nhất hoặc độc lập, hãy theo dõi với các chủ sở hữu hành động riêng lẻ hoặc trong một cuộc họp mới tập trung hoàn toàn vào việc theo dõi các hành động để kết thúc.
Tầm nhìn
Nếu ngày đáo hạn bị bỏ lỡ hoặc hành động được báo cáo không đáp ứng mong đợi, hãy hiển thị những sự thật này cho các thành viên trong nhóm. Phân phối lại danh sách các mục hành động, bao gồm các nhận xét bằng văn bản giải thích rõ ràng nguyên nhân gây ra sự chậm trễ, tại sao hành động được coi là không đủ và phải làm gì để trở lại đúng hướng. Nếu cần hỗ trợ quản lý để loại bỏ các rào cản, hãy sắp xếp thời gian với các thành viên phù hợp của nhóm quản lý để cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về cả vấn đề và giải pháp đề xuất của nhóm.
Đóng cửa
Khi một hành động được hoàn thành, hãy cập nhật danh sách các mục hành động bằng cách xác định ngày sự cố được đóng lại. Phân phối lại danh sách cho các thành viên trong nhóm để họ có thể thấy những hành động đã được đóng và khi nào. Sau khi mọi người đã thấy các mục đã đóng, hãy xóa chúng khỏi danh sách. Các mục đóng có thể được lưu trữ hoặc xóa, tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm hoặc kỳ vọng của quản lý.
