Bản ghi nhớ - viết tắt của bản ghi nhớ - gần giống như các chữ cái. Một sự khác biệt chính giữa chúng là các chữ cái truyền tải thông tin đến những người bên ngoài một tổ chức, trong khi các bản ghi nhớ thường được viết cho những người ở bên trong. Một sự khác biệt khác giữa các chữ cái và bản ghi nhớ là định dạng. Một lá thư sử dụng một lời chào ("Kính gửi bà") và gần gũi ("Trân trọng"); một bản ghi nhớ không. Một bản ghi nhớ luôn chứa một dòng chủ đề. Ghi nhớ có thể là chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào người sẽ đọc chúng.
$config[code] not foundKế hoạch nội dung
Liệt kê những điểm bạn cần thực hiện trong bản ghi nhớ và ghi lại thông tin cần thiết để hỗ trợ những điểm đó. Bao gồm thông tin cơ bản cần thiết để cung cấp cho chủ đề bối cảnh.
Đặt hàng thông tin. Nếu chủ đề phức tạp, khó chịu hoặc gây tranh cãi, bối cảnh nền có lẽ nên đi trước. Nếu không, hãy bắt đầu với ý chính.
Kiểm tra để đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin hỗ trợ hoặc chính.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingThu thập các tài liệu hỗ trợ bạn sẽ cần để tham khảo khi bạn viết ghi nhớ.
Định dạng bản ghi nhớ
Kiểm tra xem công ty của bạn có định dạng ưa thích cho các bản ghi nhớ tương tác hay không. Một số công ty thậm chí có các mẫu ghi nhớ in sẵn. Sử dụng định dạng ưa thích hoặc in sẵn nếu có sẵn.
Đặt lề, chừa lại ít nhất khoảng trống 1/2 inch ở cả trên cùng và dưới cùng và không gian 1 inch ở mỗi bên. Nội dung của bản ghi nhớ nên được tập trung vào trang; nếu bản ghi nhớ rất ngắn, nên tăng lề trên và bên.
Đặt kiểu của tài liệu xử lý văn bản thành định dạng khối: căn lề trái, cách đều nhau, với khoảng cách giữa các đoạn.
Tạo một tiêu đề
Nhập các thành phần tiêu đề để bắt đầu ghi nhớ, một thành phần trên mỗi dòng khoảng cách đơn. Mỗi thành phần nên được theo sau bởi một dấu hai chấm. Ví dụ: Ngày: Đến: Từ: Chủ đề:
Điền thông tin chủ đề bằng cách sử dụng một kiểu tiêu đề. Đó là, tất cả các từ trong chủ đề nên được viết hoa trừ các bài viết, giới từ và liên từ có ít hơn bốn chữ cái, trừ khi chúng bắt đầu hoặc kết thúc tiêu đề. Làm cho đối tượng cụ thể.
Điền vào dòng "Ngày", "Đến" và "Từ", căn chỉnh từ đầu tiên của mỗi từ với từ đầu tiên của dòng chủ đề. Ngày nên được viết với một tháng đánh vần - ngày 4 tháng 7 năm 2020. Sử dụng tên đầy đủ cho các dòng "Tới" và "Từ".
Tạo một tiêu đề trên các trang thứ hai và tiếp theo nếu bản ghi nhớ chạy dài hơn một trang. Nếu bản ghi nhớ dành cho nhiều người nhận, hãy sử dụng một dạng rút gọn của dòng chủ đề, một khoảng trắng và bao gồm ngày, sau đó một khoảng trống một lần nữa và bao gồm số trang. Nếu với một người, bạn có thể sử dụng một hình thức thay thế, liệt kê tên người đọc, số trang và ngày trên một dòng, tên được căn phải, số ở giữa và ngày được căn trái.
Viết cơ thể
Viết một đoạn giới thiệu nếu người đọc cần nó cho bối cảnh. Đoạn này đưa ra lịch sử, nêu vấn đề cần giải quyết trong bản ghi nhớ và / hoặc làm mới bộ nhớ của người đọc về các giao tiếp trước đó về chủ đề này.
Nêu ý chính của bản ghi nhớ. Đây sẽ là dòng mở đầu nếu bạn không viết một đoạn giới thiệu. Ở đây bạn công bố một chính sách, giải pháp, quyết định, khuyến nghị, tìm kiếm hoặc sự kiện. Nếu không có phần giới thiệu, hãy cung cấp ngữ cảnh ngắn gọn, ví dụ: "Như chúng ta đã thảo luận …" hoặc "Vì quán cà phê đã trải qua những hàng dài …"
Cung cấp bất kỳ thông tin cần thiết để giải thích, hỗ trợ hoặc truyền tải đầy đủ thông tin người đọc cần để hiểu chủ đề.
Kết thúc
Cung cấp các ký hiệu ở phía dưới, chẳng hạn như "cc:" nếu bạn đang gửi một bản sao của bản ghi nhớ cho ai đó bên cạnh người được liệt kê trong tiêu đề.
Chỉnh sửa bản ghi nhớ. Hãy chắc chắn rằng chính tả và ngữ pháp là chính xác, ý tưởng được phát triển và người đọc sẽ hiểu những gì bạn cần nói.
In ra bản ghi nhớ và khởi tạo nó. Một số tổ chức muốn tên viết tắt được viết bên cạnh dòng "Từ" trong tiêu đề. Những người khác muốn tên viết tắt ở phía dưới. Kiểm tra chính sách công ty.
tiền boa
Cho dù viết một bản ghi nhớ cho cấp trên hoặc cấp dưới, cho nhiều người hoặc để thông báo cho những người khác về các chủ đề gây tranh cãi hoặc không được chào đón, hãy giữ giọng điệu kinh doanh và trang trọng. Giữ bản ghi nhớ súc tích, rõ ràng và dễ đọc.
Cảnh báo
Khi viết, hãy nhớ rằng các bản ghi nhớ không còn là thông tin liên lạc tạm thời như trước đây. Các nội dung có thể sẽ kéo dài vô tận, được lưu trong hồ sơ như một hồ sơ về hoạt động và lịch sử của công ty. Vì vậy, viết với sự trường tồn trong tâm trí.
