Do hạn chế về thời gian, các ông chủ đôi khi sẽ yêu cầu nhân viên thay mặt họ ký thư kinh doanh. Trong trường hợp này, proxy hoặc nhân viên ký thay mặt sếp, nên ký tên riêng của cô ấy bằng các chữ cái "p.p." trước chữ ký. Tên của ông chủ nên được gõ theo chữ ký.
Cách sử dụng "Per Procurationem"
Các chữ cái "p.p." là viết tắt của "per Procurationem" có nghĩa là "thông qua cơ quan của." Người thực hiện việc ký tên thực sự đặt các chữ cái này trước chữ ký của cô để gây chú ý đến thực tế rằng người gửi thư không phải là người đã thực hiện việc ký tên thực sự. Trong trường hợp một nhân viên soạn thảo một lá thư, không cần phải tham chiếu điều này trong cơ thể của bức thư miễn là ông chủ, người chịu trách nhiệm về bức thư, tự ký tên và được đặt tên là người gửi.
