Sự hiểu biết về nhiệm vụ và trách nhiệm của một thư ký có thể hữu ích cho những người tìm kiếm công việc như các chuyên gia văn phòng. Mặc dù các công nghệ mới đang nổi lên, trách nhiệm chính đối với các thư ký vẫn tập trung xung quanh việc phối hợp và thực hiện các hoạt động hành chính. Trong khi mức lương hàng năm trung bình cho các thư ký trong năm 2008 là 29.050 đô la, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, thư ký điều hành của Lương lương hàng năm cao hơn đáng kể ở mức 40.030 đô la. Dự báo cho thấy tăng trưởng việc làm sẽ tăng trong suốt năm 2018.
$config[code] not foundQuản lý truyền thông
Một phần lớn của vai trò thư ký phụ trách điều phối thông tin liên lạc cho một văn phòng. Điều này xảy ra thông qua nhiều nguồn khác nhau, bao gồm điện thoại, thư, Internet và email. Thư ký tạo bảng tính, soạn thảo và chỉnh sửa thư từ và báo cáo, và chuẩn bị bài thuyết trình bằng phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn. Những trách nhiệm này có thể bao gồm các nhiệm vụ cụ thể như tạo một bản tin cho nhân viên hoặc khách hàng, viết thư, định tuyến các cuộc gọi điện thoại cho các bên thích hợp, gửi fax và email, mở và phân phối thư trong văn phòng.
Lập kế hoạch
Thư ký thường duy trì lịch trình cho nhân viên cấp cao. Họ sử dụng các chương trình máy tính để sắp xếp các cuộc hẹn trên lịch điều hành và đảm bảo rằng các giám đốc điều hành nhận thức được bất kỳ thay đổi nào đối với lịch biểu của ngày trước. Ngoài ra, các thư ký sắp xếp việc đi lại kinh doanh và cá nhân cho nhân viên cấp cao của một tổ chức. Điều này có thể bao gồm đặt chuyến bay, đặt phòng khách sạn và bảo đảm xe cho thuê. Đối với việc đi công tác, một thư ký có thể cần chuẩn bị một hành trình chi tiết về chương trình nghị sự điều hành trong thời gian của một chuyến công tác hoặc hội nghị.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingCung cấp và bảo trì thiết bị
Nhiều thư ký theo dõi các vật tư được sử dụng trong văn phòng và sắp xếp lại chúng từ các nhà cung cấp một cách thường xuyên. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì cơ bản nhiều loại thiết bị văn phòng, bao gồm máy fax, máy photocopy và máy quét. Thư ký ngày càng có trách nhiệm khắc phục các sự cố có thể xảy ra với thiết bị. Họ gọi dịch vụ cho nhà cung cấp nếu cần sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính
Thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.
