Trong khi nhiều doanh nghiệp và trường học phụ thuộc nhiều hơn vào giao tiếp điện tử, một số vẫn cung cấp các phòng thư xử lý bất kỳ thư giấy nào đi vào. Một bưu điện tương tự như một bưu điện cá nhân cho doanh nghiệp hoặc trường học. Những người làm việc trong phòng thư làm nhiều việc giống như nhân viên bưu điện.
Thư ngoài
Một trong những chức năng chính của phòng thư là xử lý tất cả các thư bên ngoài cho công ty hoặc trường học. Bưu điện chuyển tất cả các thư cho vị trí đến phòng thư và nhận tất cả các thư đi. Các nhân viên phòng thư sau đó sắp xếp tất cả các thư để nó có thể đến được người nhận dự định của nó. Ở một số nơi, nhân viên phòng thư gửi thư trực tiếp đến từng bộ phận, trong khi những người khác yêu cầu ai đó từ bộ phận đến nhận thư.
$config[code] not foundThư nội bộ
Nhiều công ty dựa vào việc sử dụng thư nội bộ để gửi thư từ và giấy tờ qua lại. Nhân viên đặt tài liệu vào phong bì đặc biệt và gửi chúng cho người và bộ phận cụ thể. Nhân viên phòng thư hoặc nhận thư liên lạc từ các phòng ban hoặc nhân viên bộ phận mang thư liên lạc đến phòng thư để phân phối. Ở một số công ty, nhân viên phòng thư thực hiện việc giao hàng, trong khi những người khác yêu cầu các bộ phận kiểm tra thư liên lạc của chính họ trong phòng thư.
Bưu chính
Đặc biệt trong các trường học và doanh nghiệp lớn hơn, phòng thư có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các thư gửi đi đều có bưu chính phù hợp. Các trường đặc biệt thường được coi là phi lợi nhuận và đôi khi đủ điều kiện cho mức giá bưu chính đặc biệt. Các nhân viên phòng thư kiểm tra tất cả các thư gửi đi và cung cấp cho nó bưu chính phù hợp dựa trên mục đích của nó liên quan đến doanh nghiệp. Nhân viên cũng cân các gói và xác định chi phí bưu chính để vận chuyển. Trong một số trường hợp, công ty có thể sử dụng đồng hồ bưu chính của riêng mình, cho phép công ty tiết kiệm tiền bằng cách trả bưu chính chính xác cho tất cả mọi thứ từ thư đến các gói lớn.
Chủ hàng khác
Mặc dù bưu điện chịu trách nhiệm chính cho thư nội bộ và bất kỳ thứ gì đi vào hoặc đi qua bưu điện, nhưng nó cũng thường giao dịch với các chủ hàng khác. Bất cứ điều gì được gửi đến doanh nghiệp thường đi qua phòng thư đầu tiên. Điều này có nghĩa là nhân viên giao hàng thường bỏ các gói hàng của họ xuống phòng thư hơn là cố gắng xác định vị trí của gói hàng thực sự. Tương tự như vậy, nếu bất cứ ai nhận được một gói không thuộc về anh ta, anh ta có thể mang nó đến phòng thư để đưa nó đến đích thích hợp.
Dịch vụ khách hàng
Ngoài việc giao dịch với nhân viên bưu điện và nhân viên vận chuyển khác, nhân viên phòng thư thường tương tác với các nhân viên khác trong trường hoặc công ty, cũng như sinh viên tại trường. Trong trường hợp phòng thư chỉ đơn giản là sắp xếp thư vào các hộp thư riêng lẻ, sinh viên và nhân viên đến nhận thư của họ. Nếu có một vấn đề, chẳng hạn như một cái gì đó chưa đến hoặc một vấn đề với việc truy cập thư, thì nhân viên phòng thư phải xử lý bất kỳ câu hỏi và xử lý sự cố nào. Làm việc trong một phòng thư đòi hỏi kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt để giữ cho mọi người hài lòng.
