Một bản ghi nhớ, hoặc bản ghi nhớ, là một tài liệu được sử dụng để liên lạc trong một tổ chức. Loại tài liệu này thường truyền đạt các vấn đề hoặc thông báo cho các thành viên tổ chức, thuyết phục người khác hành động hoặc yêu cầu phản hồi. Bản ghi nhớ nhất thiết phải ngắn gọn và súc tích và tuân theo một định dạng cụ thể. Hầu như mọi lĩnh vực chuyên nghiệp đều sử dụng các bản ghi nhớ để giao tiếp; học cách viết một cái thường rất quan trọng để thành công chuyên nghiệp.
$config[code] not foundGhi lại ý tưởng chung về bản ghi nhớ và đối tượng dự định của bạn trước khi viết tài liệu thực tế. Khán giả xem xét là rất quan trọng khi viết ghi nhớ. Ví dụ: nếu một vấn đề chỉ liên quan đến một nhóm nhỏ người, không giải quyết bản ghi nhớ cho toàn bộ tổ chức. Xem xét ngôn ngữ phù hợp cho khán giả nói chung. Bạn có thể muốn truyền đạt một thông điệp khác với cấp trên so với cấp dưới.
Điền vào phần tiêu đề của bạn. Tất cả các bản ghi nhớ nên có cùng một phần. Đầu tiên, phần của To To sẽ chứa tên của người nhận. Ví dụ: Chuyển đến: John Smith và hoặc Đến: Nhân viên Smith. Nhân viên sẽ làm việc trong một đường dây Đến:. Bên dưới dòng Trò chơi: Đến, hãy điền vào một dòng Từ: Đây với tên của bạn trong đó. Trực tiếp bên dưới dòng từ From: Dòng bao gồm một phần Ngày: Chế độ với ngày ghi chú được viết. Tháng thường được viết tắt; Tháng Hai trở thành Tháng Hai Tháng Mười Một Cuối cùng, bao gồm một dòng Chủ đề: Dòng với tiêu đề cụ thể sẽ cho biết những gì bản ghi nhớ nói về.
Viết tin nhắn của bạn tiếp theo; nhằm mục đích không quá một trang. Câu đầu tiên của bạn nên nêu rõ mục đích và bối cảnh của bản ghi nhớ. Tiếp theo, nếu thích hợp, hãy giải thích ngắn gọn về bối cảnh của sự kiện, tình huống hoặc hoàn cảnh của chủ đề của bản ghi nhớ. Sau đây, giải thích chính xác những gì bạn muốn hoặc mong đợi từ những người nhận được bản ghi nhớ. Nếu bản ghi nhớ của bạn nhất thiết phải dài hơn một trang, bạn có thể muốn bao gồm một đoạn tóm tắt ngắn gọn ở cuối tin nhắn cho mục đích rõ ràng.
Đóng với một kết thúc lịch sự. Hãy chắc chắn cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc bản ghi nhớ và mời thảo luận hoặc nhận xét về nội dung của bản ghi nhớ.
Bao gồm một dòng đính kèm: Dòng sau khi đóng nếu bạn cần gửi kèm các tài liệu bổ sung với bản ghi nhớ. Nêu ngắn gọn tiêu đề của các tệp đính kèm trong dòng này, chẳng hạn như Đính kèm: Tiếp tục.
Xem lại bản ghi nhớ của bạn để cắt bỏ bất kỳ thông tin nào là thừa và đơn giản hóa các câu dài dòng. Mục tiêu của bản ghi nhớ là ngắn gọn.
Kiểm tra ghi nhớ của bạn cho các vấn đề chính tả và ngữ pháp. Bản ghi nhớ thường được coi là tài liệu chuyên nghiệp. Những lỗi bất cẩn và thiếu chú ý đến ngữ pháp có thể phản ánh kém về người viết.
