Một nhân viên văn thư có trách nhiệm giữ cho một văn phòng hoạt động trơn tru. Nhân viên văn thư điển hình đội nhiều mũ và chia sẻ nhiều trách nhiệm khác nhau, từ nhiệm vụ văn phòng nói chung đến dịch vụ khách hàng. Sự nghiệp linh hoạt này đòi hỏi kỹ năng tổ chức mạnh mẽ và chú ý đến chi tiết. Nếu bạn thích tổ chức mọi thứ và mọi người xung quanh, bạn sẽ yêu thích công việc văn thư. Nếu điều đó nghe có vẻ giống bạn, thì ở đây, tất cả mọi thứ bạn cần biết về nhiệm vụ và trách nhiệm văn thư.
$config[code] not foundMô tả công việc văn thư
Nhân viên văn thư thực hiện các nhiệm vụ hành chính và văn phòng cơ bản cho một công ty. Hãy nghĩ về vai trò này là người giữ cho văn phòng được tổ chức và hoạt động trơn tru. Một nhân viên văn thư làm gì trên cơ sở hàng ngày? Nhân viên văn thư thường chịu trách nhiệm trả lời điện thoại, duy trì hệ thống lưu trữ, hỗ trợ lên lịch, xử lý việc giao hàng và nhập dữ liệu, trong số các nhiệm vụ khác. Do sự đa dạng của các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, bạn nên được tổ chức tốt và định hướng chi tiết nếu bạn chọn nghề này.
Một khía cạnh quan trọng khác của công việc văn thư là dịch vụ khách hàng. Một nhân viên văn thư thường là người trả lời điện thoại và nhận người ở cửa văn phòng. Bạn phục vụ như là điểm liên lạc đầu tiên cho khách hàng, khách hàng và nhà đầu tư. Ở trong vai trò khách hàng, bạn phải có kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ để phát triển như một nhân viên văn thư.
Nhiệm vụ công nhân văn thư
Nhiệm vụ văn thư cần thiết khác nhau tùy thuộc vào ngày và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, có một vài yếu tố chính để hiểu nếu bạn đang tìm kiếm công việc trong lĩnh vực này:
- Điện thoại trả lời: Hầu hết nhân viên văn thư dự kiến sẽ hỗ trợ hệ thống điện thoại văn phòng. Nhiệm vụ này bao gồm bảo vệ các câu hỏi, chuyển cuộc gọi, tạm dừng người gọi, nhận tin nhắn và đơn đặt hàng, gửi người gọi đến hộp thư thoại và xử lý nhiều cuộc gọi đến cùng một lúc. Cuối cùng, trả lời điện thoại đòi hỏi phải có tổ chức, kiên nhẫn và kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ.
- In và fax: Nhân viên văn thư thường phụ trách in ấn và gửi fax. Tốt nhất, bạn nên làm quen với việc tạo các bản sao, vận hành máy fax và thay đổi hộp mực máy in.
- Nộp hồ sơ: Nhân viên văn thư thường chịu trách nhiệm duy trì và tổ chức hệ thống nộp hồ sơ văn phòng. Thông thường, các tập tin được đặt theo thứ tự bảng chữ cái. Các tập tin có thể bao gồm các hình thức tiếp nhận, hóa đơn, đơn đặt hàng và khiếu nại.
- Máy tính và nhập dữ liệu: Một nhân viên văn thư phải có khả năng vận hành máy tính ở mức cơ bản. Có thể xử lý email, nhập dữ liệu, lịch và ứng dụng lập lịch, in và các ứng dụng xử lý văn bản như Microsoft Word là cần thiết. Bạn có thể sẽ phụ trách ít nhất một số mục nhập dữ liệu. Mỗi doanh nghiệp có hệ thống riêng để thu thập và duy trì dữ liệu và cung cấp đào tạo về cách vận hành hệ thống. Ví dụ: nếu bạn làm việc tại một cơ quan tuyển dụng, bạn có thể chịu trách nhiệm nhập dữ liệu của tài năng mới vào hệ thống quản lý dữ liệu văn phòng.
- Gửi thư và nhận gói: Thông thường, nhân viên văn thư là điểm đầu vào cho doanh nghiệp. Bạn nhận và gửi các gói và có thể xử lý việc phân loại và gửi thư đến bàn của đồng nghiệp.
- Lịch và lịch trình: Trong một số trường hợp, một nhân viên văn thư chịu trách nhiệm lên lịch và duy trì lịch làm việc. Tùy thuộc vào quy mô văn phòng của bạn, bạn thậm chí có thể đặt chuyến đi cho nhân viên cao cấp.
Yêu cầu về lương và giáo dục
Dữ liệu từ PayScale cho thấy một nhân viên văn thư kiếm được mức lương trung bình là 33.000 đô la, với mức lương trung bình mỗi giờ là 13,33 đô la. Bạn không cần bằng đại học để trở thành một nhân viên văn thư. Trong khi một số vị trí giáo sĩ như trợ lý điều hành có thể yêu cầu bằng đại học, nhiều người don don. Bằng cách chứng minh rằng bạn có các kỹ năng phù hợp, bạn có thể có được một công việc văn thư mà không cần bất kỳ giáo dục đại học nào cả. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, cần phải có bằng tốt nghiệp trung học.
