Một trợ lý tự động hóa văn phòng là chức danh của một vị trí hỗ trợ hành chính chung trong chính phủ Hoa Kỳ. Các cơ quan và phòng ban khác nhau như Bộ Nội vụ, Sở Lao động, Quản lý Y tế Cựu chiến binh, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Hải quan và Bộ Nông nghiệp thuê người làm trợ lý tự động hóa văn phòng. Những nhân viên liên bang này chịu trách nhiệm cho một loạt các nhiệm vụ hành chính hỗ trợ công việc của cơ quan mà họ đang làm việc.
$config[code] not foundTrợ lý tự động hóa văn phòng
Trợ lý tự động hóa văn phòng tạo điều kiện cho giao tiếp văn phòng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp. Họ có thể trả lời các cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, nhận tin nhắn, tiếp khách đến văn phòng và hộ tống khách khi họ đang ở trong văn phòng. Trợ lý tự động hóa văn phòng có thể trả lời email và thư có tính chất chung, thực hiện các yêu cầu chung về thông tin, chuyển tiếp thư từ kỹ thuật hoặc chuyên ngành cho người được chỉ định nhiều nhất và phân phối thư bên ngoài cho nhân viên văn phòng. Ngoài ra, các trợ lý tự động hóa văn phòng phân phối thông tin liên lạc giữa các văn phòng và duy trì bảng thông báo văn phòng.
Thông tin và sản xuất
Trợ lý tự động hóa văn phòng chịu trách nhiệm sản xuất và cải thiện các tài liệu bằng văn bản. Họ có thể viết, định dạng và chỉnh sửa báo cáo, thư, biểu mẫu, ghi nhớ và các loại tài liệu khác. Họ duy trì hồ sơ và tệp, ở định dạng vật lý hoặc điện tử, bao gồm bảng chấm công văn phòng và hồ sơ điểm danh, và truyền chúng theo chỉ dẫn. Trợ lý tự động hóa văn phòng cũng cập nhật hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn thủ tục văn phòng khi cần thiết.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingKế hoạch và cung cấp
Trợ lý tự động hóa văn phòng lập kế hoạch và cung cấp cho các nhân viên để đi công tác chính thức cũng như hoạt động thường xuyên của văn phòng. Họ có thể chuẩn bị hành trình, sắp xếp vận chuyển, đặt phòng khách sạn và đặt phòng du lịch, thu thập ủy quyền du lịch, chuẩn bị chứng từ du lịch và các nhiệm vụ liên quan đến du lịch khác. Họ có thể chuẩn bị các bản tóm tắt và tài liệu thuyết trình cho nhân viên để chuẩn bị cho chuyến đi của họ. Các trợ lý tự động hóa văn phòng cũng ước tính nhu cầu về vật tư văn phòng, yêu cầu các mặt hàng đặc biệt, làm theo các quy trình đã được thiết lập để mua vật tư và sau đó phân phối vật tư. Trợ lý tự động hóa văn phòng làm theo các quy trình đã được thiết lập để sắp xếp cho các kỹ thuật viên sửa chữa khi có vấn đề với bất kỳ thiết bị văn phòng nào.
Thư ký và hành chính
Trợ lý tự động hóa văn phòng đáp ứng nhu cầu văn thư của văn phòng. Họ có thể được yêu cầu gõ tài liệu, ghi lại chính tả, ghi biên bản cuộc họp, sao chụp, gửi fax, giấy tờ và bổ sung vật tư văn phòng. (Trên thực tế, tốc độ gõ 40 từ mỗi phút hoặc nhanh hơn là yêu cầu của công việc.) Ngoài ra, trợ lý tự động hóa văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên văn thư khác khi họ vắng mặt.
