Thế giới kinh doanh dường như quay cuồng trên một trục của các cuộc họp - nhưng không phải tất cả các cuộc họp đều hiệu quả. Đầu tư thời gian vào việc lên kế hoạch cho một phiên làm việc hiệu quả để đảm bảo các cuộc họp của bạn hoàn thành công việc. Hãy suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn cần phải hoàn thành và ai nên tham gia.
Xác định mục tiêu và đối tượng
Đặt mục tiêu cho cuộc họp, và làm cho nó ngắn gọn và được nêu rõ ràng. Ví dụ: tạo một danh sách ngắn các gạch đầu dòng mô tả các mục tiêu cụ thể. Mục tiêu của cuộc họp của bạn có thể là truyền đạt thông tin quan trọng, đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc phân công hành động. Mục tiêu ngắn gọn và chính xác giúp người tổ chức cuộc họp xác định ai nên tham gia cuộc họp. Xây dựng một danh sách những người được mời bằng cách sắp xếp từng mục tiêu với các thành viên trong nhóm có sự hiện diện của nó để có thể thực sự đạt được mục tiêu.
$config[code] not foundĐặt chương trình nghị sự
Đặt chương trình nghị sự của cuộc họp dựa trên từng mục tiêu trong mục tiêu. Nếu mục tiêu là truyền đạt khi bắt đầu dự án, hãy đặt mục chương trình nghị sự xác định ai sẽ trình bày thông tin đó và cách thông tin sẽ được chia sẻ, chẳng hạn như bằng cách trình bày PowerPoint. Nếu mục tiêu là gán các hành động, hãy đặt một mục chương trình nghị sự mô tả cách thực hiện các nhiệm vụ. Mỗi mục tiêu nên có một hoặc nhiều mục chương trình nghị sự được liên kết trực tiếp với nó.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingChọn ngày và giờ
Chọn ngày và giờ cuộc họp dựa trên sự sẵn có của người lãnh đạo cuộc họp và những người được mời quan trọng nhất. Danh sách những người được mời càng lớn, càng khó tìm thấy một ngày và thời gian khi mọi người đều có mặt. Chấp nhận một thời gian phù hợp với càng nhiều lịch trình càng tốt. Trước khi thiết lập thời gian, hãy suy nghĩ về múi giờ. Nếu một số người được mời sẽ tham gia qua điện thoại hoặc Internet, hãy xem xét giờ làm việc của họ cũng như của chính bạn. 1 giờ chiều cuộc họp trong Giờ chuẩn miền Đông là cuộc họp vào giờ ăn trưa trong Giờ chuẩn miền Trung. Cuộc họp tương tự diễn ra lúc 2 giờ sáng tại Tokyo.
Chọn địa điểm
Tìm một phòng hội thảo sẽ làm cho nó có thể đạt được tất cả các mục chương trình nghị sự. Chọn một phòng đủ lớn hoặc nhỏ để thoải mái phù hợp với số lượng người dự kiến sẽ tham dự. Một căn phòng có sức chứa 40 là một lựa chọn tồi cho cuộc họp với 10 người. Tương tự như vậy, bạn không muốn có một đám đông chen lấn quá chặt, nó cần thiết để mang thêm ghế.
Sắp xếp vật liệu và sự cố
Nếu dự kiến thuyết trình, hãy chắc chắn rằng phòng được trang bị máy chiếu. Nếu không, hãy sắp xếp để mang theo máy chiếu bên mình - cũng đảm bảo bạn có thứ gì đó để chiếu lên, chẳng hạn như màn hình hoặc bức tường trắng. Don Tiết quên xem xét tính khả dụng của các sự cố khác, chẳng hạn như bảng trắng với các dấu xóa khô, biểu đồ lật và điện thoại loa cho người tham gia ngoài địa điểm. Đối với các cuộc họp kéo dài nhiều giờ, hãy sắp xếp thực phẩm và đồ uống để người tham gia tập trung vào chủ đề hơn là dạ dày của họ.
Mời thông báo
Thông báo cho người mời về các mục tiêu cuộc họp, ngày, giờ và địa điểm đủ tốt để họ có thể chuẩn bị đúng cách. Trong hầu hết các trường hợp, ít nhất một thông báo trong tuần là thích hợp hơn. Sử dụng phần mềm lịch Lịch nơi làm việc để gửi một cuộc hẹn cho tất cả những người được mời. Nhiều chương trình sẽ thông báo mời một vài phút hoặc vài ngày trước cuộc họp hoặc tùy chỉnh các cảnh báo theo nhu cầu của bạn.
