Thư ký phòng thư đảm bảo rằng các thư và gói được gửi và gửi đúng cách tại nơi làm việc. Một nhân viên bán hàng thường có bằng cấp ba hoặc GED. Một số nhân viên có thể cần bằng lái xe để đi lại giữa các địa điểm. Thư ký cần có kỹ năng tổ chức và giao tiếp tuyệt vời, và có thể được yêu cầu nâng các gói hàng nặng.
Gửi thư
Thư ký phòng thư nhận thư mỗi sáng tại cơ sở thư trung tâm cho tòa nhà hoặc văn phòng và mang đến phòng thư. Anh ta sắp xếp thư theo vị trí và bó thư cho cùng một người bằng dây cao su. Người thư ký đi đến từng địa điểm tại nơi làm việc và đặt thư vào đúng khe thư cho mỗi người nhận. Ông cũng chọn thư đi. Thư ký truy cập từng địa điểm vào thời gian được chỉ định trong ngày để nhận và gửi thư liên ngành và thư khác.
$config[code] not foundĐang gửi thư
Ngoài thư đến, một nhân viên phòng thư có trách nhiệm gửi thư đi. Thư ký cân và đính kèm bưu chính thích hợp bằng máy đo thư. Khi một mảnh thư sử dụng một tỷ lệ đặc biệt, nhân viên xác nhận rằng mảnh đó đáp ứng các yêu cầu về kích thước cho tỷ lệ đó. Trách nhiệm của một nhân viên thư tín là ghi lại các lần đọc đồng hồ bưu chính mỗi ngày và đảm bảo có đủ bưu chính cho thư gửi đi thông thường. Khi bưu chính sắp hết hoặc khi có thư lớn đặc biệt, một nhân viên thư yêu cầu phê duyệt để mua thêm bưu chính và cập nhật máy đo.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGói vận chuyển và nhận hàng
Nhận, giao hàng và vận chuyển các gói cũng là trách nhiệm điển hình của một nhân viên thư tín. Thư ký nhận và ký nhận các gói hàng từ các dịch vụ giao hàng như UPS và FedEx. Họ cũng nhận và ký nhận giao hàng từ các dịch vụ chuyển phát nhanh địa phương. Một nhân viên thư tín gọi người nhận gói để phối hợp phân phối các gói của họ và có thể giao các gói nhỏ trong quá trình chạy thư thường xuyên theo lịch trình. Khi nhân viên gửi các gói, nhân viên thư tín giúp họ hoàn thành các biểu mẫu thích hợp và có thể sắp xếp dịch vụ chuyển phát nhanh để giao một gói địa phương.
Bảo trì vật tư
Duy trì nguồn cung cấp đầy đủ trong phòng thư là trách nhiệm quan trọng của một nhân viên phòng thư. Thư ký duy trì một kho lưu trữ vật tư như phong bì và hộp vận chuyển, phong bì thư, băng keo, kéo, bút đánh dấu, nhãn dán và nhãn vận chuyển. Họ đặt hàng cung cấp bổ sung khi cần thiết từ các nhà cung cấp văn phòng được phê duyệt. Đối với các vật liệu được cung cấp bởi các công ty vận chuyển, họ yêu cầu nạp lại trước khi hết hàng. Thư ký cũng bổ sung việc cung cấp các biểu mẫu bưu điện của công ty, như thư được chứng nhận, thư hàng loạt và biên lai trả lại.
